Payer vos factures à temps est essentiel pour maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs, éviter les frais et pénalités de retard et préserver la cote de crédit de votre entreprise. Cependant, la gestion des comptes fournisseurs peut être une tâche complexe et chronophage, en particulier pour les entreprises en croissance.
Si vous êtes responsable de ces tâches pour votre entreprise, vous savez à quel point elles peuvent être fastidieuses et pénibles. La saisie des données à partir de piles de documents est un processus décourageant. Et nous n’avons même pas encore parlé du stress qui accompagne la découverte d’erreurs de saisie après le traitement manuel de ces piles de documents!
Heureusement, il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à automatiser et à rationaliser vos processus de comptabilité fournisseurs.
Si vous n’utilisez pas encore de logiciel de comptabilité fournisseurs, vous passez à côté de beaucoup de choses. Goldman Sachs, par exemple, a indiqué dans l’une de ses récentes études que l’automatisation de votre processus de comptabilité fournisseurs à l’aide d’un logiciel peut vous faire économiser jusqu’à 16 dollars par facture et environ 80% du temps de traitement! Ne souhaiteriez-vous pas obtenir des résultats similaires?
Dans cet article, nous allons examiner de plus près quelques-uns des meilleurs logiciels de comptabilité fournisseurs du marché. Pour ce faire, nous vous présenterons un bref résumé de chaque plateforme logicielle de gestion des comptes fournisseurs, en soulignant leurs principales caractéristiques et en indiquant les organisations auxquelles elles conviennent le mieux.
Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou un professionnel de la finance travaillant pour une grande société, vous trouverez des informations précieuses qui vous aideront à choisir le système le mieux adapté à vos besoins.
Les meilleures plateformes de logiciels de comptabilité fournisseurs
- Logiciel Klippa SpendControl AP
- Rydoo Gestion des dépenses
- Freshbooks
- Airbase
- Tipalti
- DocuWare
- Lightyear
- Sage Intacct
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité fournisseurs?
Tout d’abord, les comptes fournisseurs sont un compte de passif qui retrace l’argent qu’une entreprise doit à ses créanciers pour des biens ou des services qu’elle a reçus mais qu’elle n’a pas encore payés.
Le logiciel de comptabilité fournisseurs est un type de logiciel qui automatise le processus de suivi et de gestion des comptes fournisseurs. Ce logiciel aide les entreprises à rationaliser leurs processus financiers en automatisant les tâches manuelles telles que la saisie des données, l’approbation des factures et le traitement des paiements. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d’erreurs manuelles et d’améliorer la précision des rapports financiers.
Maintenant que vous savez ce qu’est un logiciel de comptabilité fournisseurs, voyons comment mettre en place un système de comptabilité fournisseurs et ce que le logiciel peut faire pour vous.
Mise en place d’un système de comptabilité fournisseurs
L’utilisation d’un logiciel de gestion des comptes fournisseurs peut vous aider à mettre en place un système rationalisé et efficace pour gérer vos comptes fournisseurs. Grâce à ce logiciel, vous pouvez:
- Mettre en place des flux d’autorisation: Définissez le processus d’approbation des factures et des paiements, en précisant qui doit approuver les factures, quelles conditions doivent être remplies et ce qui se passe lorsqu’une facture est rejetée. Cela permet de s’assurer que les factures et autres paiements sont approuvés en temps voulu et de manière cohérente.
- Définir les responsabilités: Attribuez des tâches et des responsabilités à des membres spécifiques de l’équipe, en précisant par exemple qui est responsable de la saisie des données, de l’approbation et du traitement des paiements. Cela permet de s’assurer que chacun connaît ses responsabilités et de réduire le risque d’erreurs manuelles et de frais de retard de paiement.
- Établir des conditions de paiement: Définir les conditions de paiement pour chaque fournisseur, y compris les dates d’échéance, les remises et les pénalités de retard. Cela permet de s’assurer que les paiements sont effectués à temps et de profiter des remises pour paiement anticipé.
- Contrôler et suivre les paiements: Surveillez et suivez les paiements pour vous assurer qu’ils sont effectués à temps et que les fournisseurs sont payés conformément aux conditions convenues. Cela permet d’améliorer la trésorerie et de réduire le risque de retard de paiement.
En mettant en place un système pour gérer vos comptes fournisseurs, vous améliorerez non seulement l’efficacité et réduirez les efforts manuels, mais vous aurez également plus de contrôle sur votre processus de comptes fournisseurs et vous aurez une meilleure vision de la santé financière de votre entreprise.
Dans la section suivante, nous mettons en évidence les meilleures fonctionnalités d’automatisation qu’un bon logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs doit posséder.
Les meilleures fonctions d’automatisation des AP
Lorsque vous envisagez d’investir dans un logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, vous vous demandez probablement quelles sont les fonctionnalités que ce logiciel devrait posséder. Avec toutes les options disponibles sur le marché, chacune avec ses propres capacités, il est difficile de décider ce qui est important et ce qui ne l’est pas.
Il n’existe pas de norme en matière de fonctionnalités pour les logiciels de comptabilité fournisseurs. En revanche, il existe quelques fonctionnalités communes qu’il est important de rechercher lorsque l’on envisage d’investir dans un logiciel de comptabilité fournisseurs. Nous avons résumé ci-dessous 10 des meilleures fonctionnalités.
- OCR pour les factures et les dépenses: La technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) peut être utilisée pour capturer automatiquement les données des factures et des dépenses, réduisant ainsi la nécessité d’une saisie manuelle des données.
- Prévention de la fraude: Des fonctions avancées de détection et de prévention des fraudes permettent de se protéger contre les factures et les paiements frauduleux, réduisant ainsi le risque de perte financière.
- Flux/règles d’autorisation: La définition du processus d’approbation et l’établissement de règles d’autorisation peuvent contribuer à garantir que les factures sont approuvées en temps voulu et de manière cohérente et que les paiements sont effectués conformément aux conditions convenues.
- Approbations automatisées: L’automatisation du processus d’approbation peut contribuer à rationaliser l’approbation des factures et des paiements, réduisant ainsi le temps nécessaire à l’approbation des factures.
- Reconnaissance des taux d’imposition: La reconnaissance automatisée des taux d’imposition permet de s’assurer que le taux d’imposition correct est appliqué à chaque facture, ce qui réduit le risque d’erreurs et améliore la précision.
- Options d’attribution des responsabilités: Attribuez des tâches et des responsabilités à des membres spécifiques de l’équipe, par exemple à ceux qui sont responsables de la saisie des données, de l’approbation et du traitement des paiements. Cela permet de s’assurer que chacun sait ce dont il est responsable, ce qui crée un flux de travail plus structuré au sein des équipes.
- Stockage sécurisé des données: Un stockage de données dédié, par exemple dans un environnement Cloud, vous permet de récupérer les fichiers en cas de besoin. Vous pouvez ainsi respecter les règles de conformité légale et accéder à vos données pour d’éventuels audits.
- Accès mobile: Possibilité d’accéder au système AP à partir d’un appareil mobile, ce qui vous permet d’approuver des factures et d’effectuer des paiements de n’importe où et à n’importe quel moment.
- Prise en charge de plusieurs devises: Possibilité de traiter les factures et les paiements dans plusieurs devises, en particulier pour les entreprises présentes dans le monde entier.
- Intégration avec d’autres systèmes: L’intégration avec d’autres systèmes financiers, tels que les systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l’entreprise (ERP), permet d’obtenir une vue complète de la situation financière d’une entreprise et de synchroniser votre logiciel pour les processus de paiement.
Certaines de ces fonctionnalités peuvent s’avérer inutiles pour votre entreprise, comme la prise en charge de plusieurs devises si vous n’opérez que dans un seul pays. Toutefois, cette liste peut vous donner une idée précise des éléments à prendre en considération lorsque vous êtes à la recherche d’un logiciel de comptabilité fournisseurs approprié.
Dans la section suivante, nous vous fournirons une liste des meilleurs logiciels de comptabilité fournisseurs disponibles à l’heure actuelle. Nous expliquerons brièvement chaque option, résumerons leurs principales caractéristiques et indiquerons pour quel type d’organisation cette option est la mieux adaptée.
Les 8 meilleures plateformes de logiciels de AP expliquées
Nous savons qu’en tant qu’entreprise, vous souhaitez que les solutions AP produisent des résultats aujourd’hui plutôt que demain. Pour vous aider à trouver le meilleur moyen d’automatiser votre processus de comptabilité fournisseurs, nous avons résumé ci-dessous 8 des meilleures solutions logicielles de comptabilité fournisseurs proposées par différentes organisations.
1. Logiciel Klippa SpendControl AP
Klippa SpendControl est un logiciel de comptabilité fournisseurs tout-en-un qui vous aide à gérer vos dépenses et le traitement de vos factures à partir d’un environnement dédié. Il comprend deux modules pour les dépenses et les factures qui peuvent être utilisés ensemble ou individuellement.
La solution vous permet également de traiter vos comptes fournisseurs de manière transparente en quelques clics, d’extraire automatiquement les données de vos comptes fournisseurs grâce à l’intelligence artificielle et d’automatiser les processus d’approbation pour un flux de travail sophistiqué.
Les principales caractéristiques de Klippa SpendControl sont les suivantes:
- Gestion sophistiquée des dépenses et traitement des factures en une seule plateforme
- Application mobile et environnement web conviviaux
- Capacités d’extraction de données intégrées grâce à la technologie OCR propriétaire de Klippa
- Flux de travail d’approbation entièrement personnalisables avec des règles de gestion intelligentes
- Options permettant d’attribuer des responsabilités et certaines tâches à des membres spécifiques pour approbation et traitement des paiements
- Prise en charge de plusieurs devises
- Correspondance bidirectionnelle (correspondance tridirectionnelle bientôt disponible)
- Plus de 20 options d’intégration avec des logiciels de comptabilité et d’ERP, tels que Xero, NetSuite, SAP et de nombreuses autres intégrations
- Analyse intégrée de détection de la fraude documentaire
- Stockage en Cloud dédié permettant d’accéder aux fichiers jusqu’à 10 ans en cas d’audits éventuels
- Option White Label pour une solution haut de gamme à l’image de votre entreprise
Klippa SpendControl est idéal pour: Les entreprises et organisations de toute taille qui cherchent à se développer en améliorant l’efficacité de divers processus de comptabilité fournisseurs.
2. Rydoo Gestion des dépenses
Rydoo offre une solution de gestion des dépenses conçue pour traiter les dépenses depuis la soumission des demandes jusqu’à leur remboursement. Rydoo est une solution qui intègre divers contrôles de conformité et donne un aperçu de votre situation financière actuelle. Pour une comparaison directe entre Klippa et Rydoo, consultez cette page de comparaison.
Rydoo offre les caractéristiques suivantes:
- Tableau de bord consolidé
- Module complet de gestion des dépenses
- Paramètres de politique intégrés pour respecter les politiques financières
- Visualisation des dépenses en temps réel
- Vue d’ensemble des informations
- Diverses intégrations avec une gamme variée de cas d’utilisation, tels que la mobilité et la productivité
Rydoo Expense management est idéal pour: Les petites et moyennes entreprises à la recherche d’une solution spécifique pour la gestion des dépenses afin d’améliorer leurs flux de travail.
3. Freshbooks
Freshbooks est une solution comptable qui permet aux propriétaires de petites entreprises ou aux indépendants d’organiser leurs comptes fournisseurs et de rester en conformité avec les politiques et réglementations financières de leur pays. Il s’agit d’une solution facile à utiliser, avec un tableau de bord consolidé et de nombreux modèles prêts à être personnalisés.
Freshbooks offre les fonctionnalités suivantes:
- Tableau de bord consolidé
- Plan comptable et catégories de dépenses personnalisables
- Stockage des données dans le Cloud
- Rapports d’analyse
- Rapprochement bancaire automatisé
- Options de suivi pour différents types de crédit
Freshbooks est idéal pour: Les petites entreprises, les freelances, les professionnels indépendants ou les comptables individuels.
4. Airbase
Airbase est un logiciel de gestion des comptes fournisseurs conçu pour faciliter la tâche des équipes financières en automatisant le processus de gestion des comptes fournisseurs. Le logiciel offre une visibilité et un contrôle clairs des processus de paiement de ses clients et est facile à utiliser grâce à son tableau de bord unifié. Il comprend également un programme de cartes d’entreprise et des fonctionnalités de remboursement des employés.
Airbase offre les fonctionnalités suivantes:
- Flux d’approbation
- Automatisation de la comptabilité
- Rapports en temps réel
- Support multi-filiales
- Programme de cartes d’entreprise
- Fonctionnalités de remboursement des employés
- Options d’intégration multiples
Airbase est idéal pour: Les petites entreprises, les indépendants et les professions libérales.
5. Tipalti
Tipalti fournit une solution de paiement de bout à bout, basée sur les factures, qui aide les entreprises à automatiser et à rationaliser leur processus de gestion des comptes fournisseurs. La solution inclut la technologie OCR pour l’extraction automatique de données afin d’extraire diverses données des factures.
Tipalti offre les fonctionnalités suivantes:
- Détection et prévention de la fraude
- Contrôles financiers
- Prise en charge de plusieurs devises
- Options d’intégration pour différents types de systèmes comptables et ERP
- Rapprochement des paiements
- Correspondance bidirectionnelle et à trois niveaux
- Stockage des données dans le Cloud
Tipalti est idéal pour: Les petites et moyennes entreprises qui souhaitent optimiser leur comptabilité fournisseurs.
6. DocuWare
DocuWare est une solution de gestion comptable basée sur la facturation qui permet de capturer et de stocker les factures à la fois numériquement et physiquement. Vous pouvez facilement soumettre des factures par numérisation, par courrier électronique et par capture mobile dans une structure de fichiers consultable. Une version non-Cloud est également disponible. Le logiciel s’intègre à plus de 500 logiciels de comptabilité différents, ce qui vous permet de synchroniser vos données avec diverses plateformes.
DocuWare offre les fonctionnalités suivantes:
- Processus d’approbation personnalisables
- Importation et indexation automatisées pour la saisie des données
- Stockage sécurisé dans le Cloud pour les documents et les fichiers de facturation
- Accessibilité et collaboration facilitées grâce aux options d’édition et de commentaire dans les flux de travail
- Intégration avec plus de 500 logiciels de comptabilité différents
DocuWare est idéal pour: Les moyennes et grandes entreprises qui veulent améliorer l’efficacité de leurs factures et l’automatisation de leurs flux de travail.
7. Lightyear
Lightyear est une solution idéale pour les grandes entreprises qui souhaitent consolider les achats, la comptabilité et l’approbation des factures en une seule plateforme. En outre, il s’agit à la fois d’un logiciel d’achat et de comptabilité fournisseurs qui offre des possibilités de synchronisation automatisée de la comptabilité et de l’inventaire.
Il facilite le suivi des ressources au sein des équipes et sur différents sites. Le partage et la synchronisation des données relatives aux comptes fournisseurs sont facilités par Lightyear.
Lightyear offre les fonctionnalités suivantes:
- Options de bon de commande pour la création, l’approbation et l’envoi
- Extraction intelligente des données
- Comptabilité automatisée avec règles d’automatisation
- Système d’approbation à plusieurs niveaux
- Correspondance à trois niveaux
- Rapprochement automatique des déclarations des fournisseurs
- Intégration avec les logiciels de comptabilité, d’ERP et d’inventaire
Lightyear est idéal pour: Les grandes compagnies et les entreprises qui gèrent plusieurs équipes ou lignes de produits sur différents sites.
8. Sage Intacct
Sage Intacct est une plateforme de gestion financière avec un logiciel de comptabilité fournisseurs intégré pour un flux de travail rationalisé. Son tableau de bord et ses fonctionnalités de rapport permettent à ses clients de gagner en visibilité pour une meilleure prise de décision.
Sage Intacct est facile à combiner avec d’autres logiciels propriétaires ou des applications d’automatisation tierces pour augmenter ses fonctionnalités.
Sage Intacct offre les fonctionnalités suivantes:
- Accès centralisé et électronique à la comptabilité fournisseurs
- Automatisation du flux de travail des comptes créditeurs
- Suivi en temps réel des paiements, des approbations et des rapports
- Contrôles flexibles des flux de travail et des seuils d’approbation
- Intégration à d’autres logiciels propriétaires ou à des solutions de comptabilité fournisseurs existantes
Sage Intacct est idéal pour: Les petites entreprises, les fondations et les organisations à but non lucratif.
Nous espérons que vous avez maintenant une meilleure vue d’ensemble des options disponibles sur le marché afin de prendre une décision adaptée à vos besoins. Après avoir discuté des différentes options, il y a une solution qui se démarque le plus.
Dans la section suivante, nous vous en dirons plus sur le logiciel de comptabilité fournisseurs numéro un et sur les raisons pour lesquelles il conviendrait à votre entreprise.
Essayez dès maintenant le logiciel Klippa SpendControl AP
Comme vous le savez maintenant, l’automatisation des comptes fournisseurs peut considérablement rationaliser vos processus financiers et vous faire économiser beaucoup de temps et d’efforts sur des tâches manuelles fastidieuses. Klippa SpendControl est un logiciel de gestion financière tout-en-un qui peut faire de vos processus de comptabilité fournisseurs un jeu d’enfant.
Sa technologie OCR intégrée rend superflue la saisie manuelle des données et vous permet d’extraire les données de votre comptabilité fournisseurs en quelques secondes. En dehors de la technologie OCR intégrée, le logiciel comprend un large éventail d’autres fonctionnalités telles que la gestion des dépenses, le traitement des factures, la mise en correspondance des relevés de cartes de crédit avec les paiements, la détection des fraudes, les notes de frais, la synchronisation des systèmes comptables, la correspondance bidirectionnelle, et bien plus encore.
Les avantages de l’utilisation de Klippa SpendControl sont les suivants:
- Gain de temps: En automatisant les tâches de gestion financière, les employés n’ont plus besoin de saisir manuellement les données relatives aux dépenses dans des feuilles de calcul ou d’autres systèmes. Le temps ainsi gagné peut être investi dans des tâches réellement importantes pour la croissance de l’entreprise.
- Réduction des erreurs: La saisie manuelle des données peut être sujette à des erreurs, en particulier lorsqu’il s’agit de gros volumes de données. Klippa SpendControl automatise la saisie des données en extrayant les données des reçus et des factures avec une grande précision, réduisant ainsi le risque d’erreurs causées par des fautes humaines.
- Des données organisées et accessibles: Klippa SpendControl peut aider à conserver des dossiers financiers organisés et facilement accessibles, ce qui peut s’avérer utile à des fins fiscales ou pour mieux comprendre les habitudes de dépenses.
- Réduction du risque de fraude: Les fraudes potentielles qui peuvent mettre en péril votre entreprise peuvent être rapidement identifiées grâce à l’analyse intégrée de détection des fraudes qui identifie les enregistrements inhabituels ou les documents frauduleux. Cela permet de détecter et de prévenir les activités frauduleuses avant qu’elles ne deviennent un problème majeur.
- Rationalisation des approbations: Grâce aux flux d’approbation numériques de Klippa, les responsables peuvent rapidement examiner et approuver les dépenses et les factures. Il est également possible de créer des flux d’approbation personnalisés, ce qui garantit que les transactions financières sont approuvées rapidement et efficacement.
- Amélioration de la conformité: Klippa garantit la conformité avec les réglementations fiscales et les autres exigences en matière de rapports financiers en fournissant des enregistrements précis et détaillés. Ceci est essentiel lorsque les autorités fiscales effectuent des audits.
Nous pensons que les fonctionnalités étendues et la valeur ajoutée de Klippa SpendControl en font le meilleur logiciel pour automatiser vos processus de comptabilité fournisseurs. Êtes-vous prêt à l’essayer? N’hésitez pas à nous contacter ou à réserver une démonstration gratuite ci-dessous. Nous serions ravis de vous montrer comment notre solution peut bénéficier à votre entreprise.