La saisie de données reste un défi majeur pour de nombreuses organisations. Selon Zapier, 76% des travailleurs passent jusqu’à 3 heures par jour à déplacer des données d’un endroit à l’autre, 83% des travailleurs passent le même temps à réparer les erreurs de saisie de données, et 73% des travailleurs passent jusqu’à 3 heures à trouver des informations dans un document particulier. Beaucoup de temps perdu, vous ne croyez pas?
Heureusement, vous n’avez pas besoin de contribuer à ces statistiques. Grâce aux technologies sophistiquées d’aujourd’hui, vous pouvez remplacer la saisie manuelle des données et d’autres tâches d’enregistrement des données pour une meilleure efficacité opérationnelle.
Dans ce blog, nous vous parlerons des avantages de la saisie automatisée des données et établirons une liste des 8 meilleures solutions logicielles de saisie de données qui peuvent vous aider à automatiser les tâches fastidieuses. Mais tout d’abord, commençons par la définition d’un logiciel de saisie de données!
Qu’est-ce qu’un logiciel de saisie de données?
Un logiciel de saisie de données est une solution qui vous permet d’automatiser le transfert de données d’un système à un autre, ce qui élimine la saisie manuelle des données.
À présent, les logiciels de saisie de données sont suffisamment sophistiqués pour extraire automatiquement les données d’un document, puis les nettoyer, les valider et les enregistrer dans des systèmes centralisés tels que des bases de données. La plupart des logiciels de saisie de données offrent des intégrations avec des outils et des applications tierces, permettant de gérer les données de manière plus approfondie.
Tout cela semble plutôt encourageant, non? Mais que pouvez-vous espérer gagner d’autre en utilisant un logiciel de saisie de données? C’est ce que nous allons voir maintenant!
Cinq raisons pour utiliser un logiciel d’entrée automatisée des données
Les entreprises peuvent obtenir une multitude d’avantages grâce aux systèmes de saisie de données. Pour vous donner une idée des avantages que vous pouvez en tirer, nous avons indiqué cinq raisons ci-dessous:
- Numérisation facile des documents papier – Le logiciel de saisie de données vous aide à numériser tous les documents physiques en envoyant les données extraites vers une base de données ou un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP).
- Délai d’exécution plus rapide – Vous pouvez éliminer de longues heures d’enregistrement manuelle de données et de saisie grâce à une automatisation intelligente.
- Réduction des erreurs humaines – Les solutions automatisées ne demandent pratiquement aucune interaction humaine, ce qui réduit le nombre d’erreurs humaines coûteuses.
- Extensibilité – Avec un logiciel de saisie de données automatisé, vous pouvez efficacement faire évoluer vos tâches de saisie de données sans augmenter les frais généraux.
- Réduction des coûts opérationnels – Des délais d’exécution plus courts, des erreurs humaines réduites au minimum et la possibilité d’évoluer sans augmenter les coûts. Tous ces facteurs vous permettent de faire des économies de coûts conséquentes sur le long terme.
Ces cinq raisons ont-elles suscité votre intérêt pour le remplacement de la saisie manuelle des données? Vous envisagez d’utiliser un logiciel d’automatisation pour la saisie des données? Génial, nous avons tout ce qu’il vous faut!
Dans la section suivante, nous avons listé notre sélection des 8 meilleurs logiciels de saisie automatisée de données.
8 meilleures options de logiciels d’automatisation pour la saisie de données en 2024
Trouver le bon logiciel de saisie de données n’est pas facile, et cela demande beaucoup de temps pour rechercher et comparer les différentes solutions. Il existe de nombreuses solutions logicielles disponibles sur le marché. Cependant, tous les logiciels d’automatisation de la saisie de données ne fournissent pas exactement le même type de fonctionnalités et de caractéristiques.
C’est pourquoi nous vous présentons une liste des 8 meilleurs logiciels de saisie de données pour l’automatisation dans un comparatif facile à suivre:
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon est une solution flexible de capture de données et de traitement intelligent des documents (IDP) qui peut automatiser efficacement les tâches de saisie manuelle des données. Cette solution peut extraire des données à partir d’images, de plaques d’immatriculation, de compteurs utilitaires, de documents, de PDFs et de nombreux autres objets avec une précision allant jusqu’à 99%.
Les utilisateurs peuvent recevoir les données extraites dans différents formats, notamment CSV, JSON, PDF, etc. Les données structurées extraites peuvent être automatiquement transmises à divers systèmes tels que des systèmes ERP, des logiciels de comptabilité ou des bases de données.
Klippa DocHorizon vous permet d’automatiser la saisie de données avec la détection d’objets, la classification de documents, la vérification, l’anonymisation des données et la capture de données à distance avec des appareils mobiles.
Avec Klippa DocHorizon, vous pouvez économiser jusqu’à 70% du temps et du budget de traitement des données grâce à une automatisation intelligente de la saisie des données.
Caractéristiques principales:
- Permet de reconnaître et de convertir en un instant des documents divers tels que des reçus, des factures, des contrats, des formulaires et des passeports en données structurées
- Le logiciel optimisé par l’IA vous permet de capturer des données non structurées à partir de n’importe quel document
- Automatisation de la saisie de données avec l’extraction et le moteur d’analyse précise des données
- Idéal pour l’archivage numérique, la gestion des données et la validation
- La détection sophistiquée des objets permet la lecture des codes-barres, des étiquettes de prix et des compteurs utilitaires électriques
- Support multilingue
- Extraction des articles de ligne
Pour:
- N’est pas limité aux modèles et va au-delà de l’OCR traditionnel
- Classe le type de document pour vous grâce à la classification des documents
- Vous pouvez transformer n’importe quel appareil mobile en scanner mobile
- Peut comprendre des documents dans plus de 50 langues
- Permet l’anonymisation des données pour le respect de la réglementation sur la confidentialité des données
- Convivialité pour les développeurs, permettant des configurations rapides
- Plusieurs intégrations via des API et SDK bien documentés
Contre:
- Un système de rapport de données n’est pas encore développé
- L’interface utilisateur est en cours de développement
Docsumo
Docsumo aide les entreprises en capturant des données et en analysant des documents non structurés grâce à l’apprentissage automatique. Grâce à une technologie sophistiquée, Docsumo n’est pas limité à des modèles et ne nécessite pas de configuration manuelle.
Les utilisateurs peuvent simplement télécharger des documents et transmettre les données capturées à d’autres logiciels, ce qui élimine la saisie manuelle des données. Il dispose d’une interface utilisateur (IU) simple, ce qui le rend facile à utiliser même pour ceux qui n’ont pas beaucoup de connaissances techniques.
Caractéristiques principales:
- Transport et capture automatisés des données
- Gestion des données
- Agrégation des données
Pour:
- Interface utilisateur (IU) simple
- Disponibilité du support clientèle
- API personnalisable pour de nombreux cas d’utilisation
- Plusieurs sorties de données
Contre:
- Un système de rapport plus complexe serait apprécié
- Ne peut pas encore traiter efficacement les documents manuscrits
- Pas d’anonymisation des données
Rossum
Rossum est une solution de traitement de documents dans le cloud basée sur l’IA qui automatise les processus des entreprises. Elle peut être utilisée pour recevoir des documents sur plusieurs moyens, catégoriser les documents, automatiser la saisie des données, valider les données et s’intégrer aux logiciels de comptabilité.
Rossum est une plateforme solide pour la saisie automatisée de données lorsqu’il s’agit de documents financiers tels que des factures. Elle est certifiée ISO 27001 et conforme à la loi HIPAA, ce qui explique la confiance que lui accordent les grandes entreprises.
Caractéristiques principales:
- Extraction de données
- Extraction d’adresses de courriel
- Capture et transfert de données
- Extraction d’images
- Classification de documents
- Vérification des données
Pour:
- Intégrations avec API
- Alerte de paiement dupliqué
- Certifié ISO
Contre:
- Manque d’analyse des données
- Pas de vérifications croisées avec des bases de données tierces
- Ne peut pas traiter les documents comportant un grand nombre de pages
- Pas d’anonymisation des données
UI Path
Un outil puissant d’automatisation des flux de travail comme UiPath est flexible et facile à escalader, peu importe que votre organisation soit petite, moyenne ou grande. UiPath peut traiter de gros volumes de documents et extraire des données dans un format structuré sans aucun codage.
Souvent, UiPath est préféré par les grandes organisations telles que les gouvernements pour automatiser les tâches et rationaliser les processus de front-office.
Caractéristiques principales:
- Capture et transfert de données
- Extraction de documents
- Tableau de bord personnalisable
- Automatisation des processus opérationnels
- Extraction de données sur le Web
- Réplication de données
- Extraction d’adresses de courriel
Pour:
- Intégrations via API
- Solution low code
- Intégrations tierces disponibles
- Gestion facile des données
- Sources de données nombreuses
Contre:
- Nombre de produits trop important, ce qui rend l’utilisation trop lourde
- Les mises à jour ne sont pas stables, ce qui peut altérer vos flux
- Peut être coûteux
- Pas d’anonymisation des données
AutoEntry
AutoEntry est une excellente plateforme logicielle d’automatisation de la saisie de données pour les petites et moyennes entreprises. Elle vous permet de soumettre des données à extraire de plusieurs façons, par exemple via un site Web, une application mobile ou des adresses de courriel uniques.
AutoEntry excelle lorsqu’il s’agit d’extraire avec précision des données de reçus, de factures et de relevés bancaires. L’approche basée sur des règles avec cet outil de saisie de données vous permet de catégoriser automatiquement un document au fil du temps sans intervention humaine.
Caractéristiques principales:
- Extraction de données
- Capture d’images
- Catégorisation des documents
- Suggestion automatique de codes TVA
- Suggestion automatique de fournisseurs
- Plusieurs options d’exportation
Pour:
- Convivialité du site
- Peut être connecté à votre logiciel de comptabilité
- Application mobile disponible
Contre:
- Limité au secteur de la comptabilité et de la tenue de livres
- Les fonctionnalités de la plateforme sont minimales
- Service clientèle lent
- Pas la meilleure précision
- Pas d’anonymisation des données
Nintex RPA
Nintex RPA, comme son nom l’indique, est une solution RPA conçue pour automatiser les processus manuels tels que la saisie de données. Nintex RPA fournit aux entreprises des robots bien formés pour automatiser les tâches de routine simples. Ces robots peuvent travailler de la même manière que les humains, mais ils peuvent travailler en permanence avec un minimum d’erreurs.
Nintex RPA est une interface sans code, facile à glisser et déposer, ce qui en fait un outil parfait pour les utilisateurs sans aucune compétence technique. Comme beaucoup d’autres logiciels de saisie de données, il peut extraire des données de documents structurés et non structurés, ce qui en fait un candidat de choix, en particulier pour les utilisateurs qui n’ont pas de connaissances techniques.
Caractéristiques principales:
- Plusieurs formats de données
- Fonctionne sur les systèmes Windows
- Cryptage des données
- IA, apprentissage automatique & OCR
- Flux de travail configurable
- Capture et transfert de données
- Extraction de données
- La gestion du flux de travail
Pour:
- Convivialité du site
- Permet l’automatisation au niveau de l’entreprise
- Quelques options de personnalisation
- Aucun codage ou programmation nécessaire
Contre:
- Manque d’intégrations avec d’autres produits
- Pas de documentation complète
- Pas d’anonymisation des données
Nanonets
Nanonets est un logiciel d’OCR qui utilise le Deep Learning pour extraire des données de fichiers non structurés tels que des images et des documents manuscrits. Avec Nanonets, les utilisateurs peuvent automatiser les processus de saisie de données assez facilement grâce à son interface conviviale.
Il offre également des possibilités d’intégration via des API, ce qui en fait une solution solide pour la maîtrise des flux de travail. En plus de l’extraction de données, l’OCR de Nanonets peut vérifier les documents et permet l’ingestion de documents.
Caractéristiques principales:
- Saisie et transfert de données
- Extraction de données
- Support multilingue
- Edition de texte
- Automatisation du processus de certification
- Validation des données
- Amélioration des données
- Automatisation du flux de travail
Pour:
- Possibilités d’intégration avec des API
- Interface conviviale
- Personnalisable sur demande
Contre:
- L’annotation des tableaux n’est pas conforme aux standards
- Le processus de formation du modèle peut être fastidieux
- Rendement limité en cas d’implémentation sur site
- Pas d’anonymisation des données
Docparser
Docparser est une solide solution de gestion de documents qui intègre le stockage d’entreprise sur le cloud pour offrir un système centralisé à ses utilisateurs. La technologie OCR et la reconnaissance de texte intégrée permettent d’extraire des données de plusieurs documents, même des codes-barres. Les données produites peuvent être téléchargées au format Excel, CSV, JSON ou XML.
Les capacités de prétraitement d’images sur Docparser permettent un recadrage automatique, un redimensionnement et une rotation automatique, ce qui permet aux utilisateurs d’extraire facilement les données des images. Le logiciel peut être intégré à des applications tierces grâce à des API et constitue une solution solide pour remplacer la saisie manuelle des données.
Caractéristiques principales:
- Saisie et transfert de données
- Base de données clientèle
- Extraction de données
- Partage sur le Cloud grâce à Google Drive
- Permet la numérisation des codes-barres
- Supporte plusieurs formats d’image
Pour:
- Intégration avec les API
- Intégration avec le stockage d’entreprise
- Extraction de texte et traitement des images
Contre:
- Impossibilité d’effectuer des recherches dans les documents analysés
- Manque de capacités de filtrage avancées
- Limité par une approche basée sur des modèles
- Pas d’anonymisation des données
Nous espérons que la liste des 8 meilleurs logiciels de saisie de données vous donnera un aperçu des solutions disponibles sur le marché. Certaines solutions contiennent des fonctionnalités différentes de celles des autres. Ainsi, il dépend largement de votre cas d’utilisation et de votre secteur d’activité quel est le meilleur logiciel pour vous.
Cependant, si vous recherchez une solution sophistiquée capable d’automatiser vos tâches de saisie de données, Klippa DocHorizon est légèrement supérieur aux autres. Pourquoi?
Tout simplement parce qu’il contient des fonctionnalités essentielles que les logiciels d’automatisation de la saisie de données devraient avoir en 2024. Examinons ces fonctionnalités impératives qu’offre Klippa DocHorizon.
Caractéristiques impératives d’un logiciel d’automatisation de la saisie des données
Peu importe le secteur dans lequel vous vous trouvez. La liste suivante indique les caractéristiques indispensables qu’un logiciel d’automatisation de la saisie de données doit posséder pour toute tâche de saisie de données:
- Classification des documents
- Extraction de données
- Vérification des données
- Anonymisation des données
- Conversion de données
- Numérisation mobile
- Détection des fraudes
Entrons dans les détails!
Classification des documents
Il faut du temps pour trier et organiser les données, ce qui est généralement le cas lorsque les données arrivent dans votre réseau. C’est pourquoi les logiciels de saisie de données ont besoin de capacités de classification des données pour automatiser le processus de catégorisation des documents à votre place.
Klippa DocHorizon peut automatiser des documents et la classification des données pour vous. Pour obtenir plus de détails sur la façon dont nous procédons, consultez cet article.
Extraction de données
Votre entreprise doit-elle extraire manuellement les données utiles de documents mal structurés ou de sources de données non structurées telles que des images? Non seulement cela consomme vos ressources, mais c’est aussi une source d’erreurs humaines coûteuses.
Les techniques d’extraction de données automatisées vous permettent d’extraire facilement des données précieuses de documents, généralement en quelques secondes, à l’aide de l’OCR. Klippa DocHorizon, composé d’IA et d’OCR, peut vous aider à extraire des données avec une précision allant jusqu’à 99%.
Vérification des données
Le processus de vérification des données est simplement la procédure permettant d’évaluer si les données extraites ou saisies dans un système ont été faites avec précision. Un logiciel de saisie automatisée des données équipé d’une telle fonction peut vous aider à éviter toutes les erreurs de saisie et à garantir que les données sont à la fois valables et correctes.
Klippa DocHorizon y parvient en contre-vérifiant les documents et les points de données avec d’autres sources, telles que des bases de données tierces. Il peut également vérifier l’authenticité et la validité des documents ou des données extraites des fichiers. Vous économisez ainsi du temps et des ressources.
Anonymisation des données
L’importance des réglementations relatives à la confidentialité des données ne peut être négligée. Les organisations traitent de plus en plus de données, mais toutes les personnes au service d’une organisation ne devraient pas avoir accès aux données sensibles en matière de confidentialité. Les logiciels de saisie de données plus sophistiqués peuvent offrir une fonction de protection des données grâce à l’anonymisation des données.
Avec l’anonymisation, l’une des techniques de filtrage des données, vous pouvez masquer automatiquement les données sensibles. Klippa est l’un des rares fournisseurs de logiciels de saisie automatisée de données qui peut vous aider à assurer la conformité au GDPR avec l’anonymisation des données.
Conversion de données
Pour transformer des fichiers de données non structurés tels que des documents papier ou des images en données significatives qui peuvent être stockées, les fichiers doivent être convertis. Il est essentiel qu’un logiciel de saisie de données soit capable de transformer des fichiers JPG, PNG et PDF en texte consultable ou lisible par une machine grâce à l’OCR.
Klippa DocHorizon propose des exports vers des formats tels que PDF, CSV, XLSX, XML et JSON. Les fichiers peuvent être transmis facilement via l’application, le Web et même le courriel.
Numérisation mobile
Que faire si vous ou vos employés n’ont pas accès à un scanner? Et si vous deviez prendre des images de documents avec votre téléphone et passer ensuite par le processus de saisie des données, image par image?
Ce n’est plus le cas, car certains fournisseurs de logiciels de saisie de données vous permettent de transformer votre smartphone en un scanner de documents qui tient dans votre poche.
Klippa, par exemple, permet de numériser et de scanner facilement des documents grâce à un SDK sophistiqué de numérisation de documents mobiles. Grâce à la documentation appropriée disponible, vous pouvez facilement l’intégrer à vos solutions existantes.
Détection des fraudes
Le traitement de documents falsifiés pourrait vous coûter des millions. La fraude documentaire est difficile à détecter à l’œil nu, surtout lorsque vous recevez des documents en grande quantité. En plus de la saisie manuelle des données, il est extrêmement difficile de repérer les irrégularités ou la validité des documents.
C’est là que les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’intelligence artificielle (IA) se distinguent, car elles ne sont pas limitées à la physiologie humaine. Découvrez comment Klippa peut vous aider à lutter contre la fraude documentaire grâce à notre logiciel sophistiqué d’automatisation de la saisie des données.
Conclusion
Travailler avec des données ne doit pas nécessairement être long ou compliqué. Il ne doit certainement pas prendre beaucoup de temps à vos employés ou de ressources financières à votre entreprise.
Si vous vous demandez s’il existe une solution pour automatiser la saisie des données, la réponse est oui. Il existe des logiciels de saisie de données sophistiqués que vous pouvez utiliser pour éliminer une fois pour toutes les tâches de saisie manuelle.
Pourquoi attendre alors que vous pouvez commencer votre voyage vers l’automatisation en réservant une démonstration avec Klippa? Trouvez le formulaire pour réserver votre place ci-dessous, ou contactez-nous directement pour plus d’informations!