Guide de l’acheteur du traitement intelligent des documents – Choisir la bonne solution IDP pour votre entreprise

Choisir la bonne solution de traitement intelligent des documents (IDP) pour votre entreprise peut être une décision difficile. Surtout si l’on considère que vous ne prenez cette décision qu’une fois tous les dix ans environ, et que vous voulez vraiment faire le bon choix.

Avec toutes les options et tous les fournisseurs qui existent, il peut être très difficile de prendre une décision. Comment savoir ce que vous recherchez et quelles sont les différences entre les vendeurs ?

Ne vous inquiétez pas plus longtemps ! Nous avons créé un guide de l’acheteur, dans lequel nous vous fournissons les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision éclairée.

Voici quelques questions que nous aborderons : Comment tester correctement la solution IDP avant de prendre une décision ? Comment comparer les différentes solutions sans se perdre et s’embrouiller ? Et comment choisir le bon fournisseur IDP à la fin ? Avec ce guide de l’acheteur, nous souhaitons vous donner les réponses dont vous avez besoin.

Les solutions IDP ont aidé des milliers d’entreprises à optimiser leur flux de travail, réduire leurs coûts et renforcer la sécurité de leurs activités. Il est maintenant temps pour vous d’accroître l’efficacité et l’efficience de votre entreprise et d’en faire un succès !

Récapitulation rapide : Les différences entre IDP et OCR

Avant de commencer à lire le guide de l’acheteur, nous souhaitons vous donner un bref aperçu de l’IDP et de l’OCR. Commençons par l’OCR. La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie qui transforme une image en texte, puis en formats lisibles par machine tels que CSV, JSON ou XML.

Grâce à cette technologie, la saisie manuelle des données appartient au passé ! Mais c’est encore mieux lorsque l’OCR fait partie d’une solution IDP.

La principale différence entre l’OCR et l’IDP réside dans la capacité à traiter plus avant les informations extraites d’un document. L’OCR convertit un document en une représentation textuelle, mais l’absence de formatage limite l’automatisation et ne permet pas de traitement ultérieur.

Le traitement intelligent des documents va plus loin que l’OCR et permet d’identifier, de catégoriser, d’extraire, de structurer et de valider les données des documents.

En général, l’IDP fait appel à l’apprentissage automatique, au traitement du langage naturel (NLP) et à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cela aide les entreprises à extraire et à analyser les données des documents.

En outre, le logiciel IDP est conçu pour aider les entreprises à intégrer les données dans les processus de flux de travail de manière simple et rapide. Les processus manuels sont éliminés, ce qui permet aux employés de consacrer leur temps à des tâches plus utiles. Cela s’avère utile pour toutes les entreprises.

Le tableau ci-dessous illustre les principales différences entre l’OCR et l’IDP.

Commençons par répondre à la question de savoir ce qu’il faut prendre en compte lors de l’achat d’une solution IDP, puis à celle de savoir qui doit participer au processus de décision et comment se déroule le processus d’achat d’une solution.

Que faut-il prendre en compte lors de l’achat d’une solution IDP ?

Avant que vous ne commenciez à tester, comparer et finalement choisir une solution IDP, nous aimerions vous montrer ce qu’il est judicieux de prendre en compte lors de l’achat d’une solution. Dans la section suivante, nous allons aborder les éléments les plus importants à prendre en compte :

• Vitesse
• Options d’hébergement
• Précision
• Conformité juridique
• Évolutivité
• Support linguistique

Vitesse

La vitesse de la solution IDP détermine le nombre de documents que vous pouvez traiter par minute, heure ou jour. La rapidité avec laquelle les informations peuvent être extraites d’un document varie selon les fournisseurs. En général, c’est une question de secondes, mais mieux vaut éclaircir ce point dès le début.

Si vous choisissez une solution entièrement automatisée, le document devrait être traité et les données enregistrées dans votre base de données en un rien de temps. Si vous décidez de vous engager dans une automatisation assistée par l’homme, le processus est limité par la vitesse de l’employé.

Il est important de garder cela à l’esprit, car cela influencera considérablement votre flux de travail.

Options d’hébergement

Une solution IDP peut être hébergée sur site ou dans le cloud. Les deux options présentent plusieurs avantages et inconvénients.

L’hébergement du logiciel sur site, c’est-à-dire dans le réseau de votre entreprise, vous offre les avantages d’un contrôle total de vos données et des mesures de sécurité, et ne dépend pas d’un fournisseur. En revanche, les inconvénients sont une flexibilité moindre, une évolutivité réduite et un investissement important.

Les solutions basées sur le cloud sont évolutives, sans maintenance et rapides à mettre en œuvre. Ainsi, l’entreprise n’est pas limitée aux capacités de son matériel existant. Cependant, ce type de solution offre moins de contrôle sur la sécurité des données, elle est moins personnalisable et l’entreprise est dépendante d’un fournisseur.

Dans ce cas, il n’y a pas de bon ou de mauvais choix, cela dépend simplement de ce que vous pouvez vous permettre et de ce dont votre entreprise a besoin.

Précision

La technologie n’est pas parfaite, mais la précision des données extraites doit être aussi élevée que possible, car les opérations de votre entreprise en dépendent grandement. Dans la plupart des cas, ce taux de précision peut atteindre 99 %.

Dans certains secteurs, la précision n’a pas besoin d’être aussi élevée et un taux de 80 à 90 % est suffisant. Mais selon l’industrie dans laquelle vous vous trouvez, vous voulez avoir la plus grande précision possible. Avant de décider de la solution à acheter, demandez au vendeur son taux de précision, de vous en montrer la preuve ou de vous permettre de tester sa solution.

Conformité juridique

Avant de vous engager dans une solution de traitement intelligent de documents, nous vous conseillons de réfléchir aux normes de sécurité exigées par votre entreprise et de faire des recherches sur les différents fournisseurs et leurs normes de conformité juridique.

L’hébergement de logiciels dans un certain pays implique des normes juridiques différentes. Klippa, par exemple, propose des options d’hébergement aux États-Unis et en Europe, ce qui signifie que nous pouvons nous conformer à différents types de normes de sécurité.

Vous souhaitez trouver un fournisseur qui soit en phase avec vos exigences légales et qui respecte la RGPD ? De cette façon, vous pouvez être sûr que vos données sont traitées d’une manière qui est requise pour votre secteur.

Évolutivité

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous voulez que le vendeur soit en mesure de vous suivre. Cela signifie qu’il doit être en mesure de traiter des volumes plus importants de documents lorsque vous en avez besoin. Vous ne voulez vraiment pas être freiné dans votre croissance, juste parce que vous avez choisi un fournisseur qui n’a pas la capacité de vous soutenir.

Support linguistique

La prise en charge de différentes langues n’est bien sûr nécessaire que si votre entreprise est active au niveau international. Le fournisseur prend-il en charge un alphabet non latin ou avez-vous uniquement besoin de langues faisant partie de l’alphabet latin ?

C’est l’un des principaux points à prendre en compte, car il détermine quels documents peuvent être traités et donc être la bonne solution pour votre entreprise.

Maintenant que vous connaissez les facteurs à prendre en compte lors de l’achat d’une solution IDP, nous allons parler des personnes qui doivent être impliquées dans le processus de décision.

Qui doit être impliqué dans le processus de décision ?

D’une manière générale, cinq parties différentes d’une entreprise doivent être impliquées dans le processus de décision final. Il est fort probable que vous ne fassiez intervenir ces personnes qu’après avoir sélectionné deux fournisseurs susceptibles de résoudre votre problème. Cela diffère un peu en fonction de la structure de votre entreprise. Mais la plupart du temps, les personnes suivantes sont impliquées :

• Une personne qui se préoccupe de la sécurité de l’entreprise, car vous allez partager des données de l’entreprise avec le fournisseur. Il s’agit souvent du responsable de la sécurité. 
• Une personne qui a une vue d’ensemble des finances de l’entreprise, afin que l’engagement d’une solution soit compatible avec le budget. Le directeur financier est généralement la personne à contacter dans ce cas.
• Souvent, le PDG est impliqué dans le processus de décision, car il a en tête la stratégie globale de l’entreprise et prend les décisions en conséquence.
• La mise en œuvre d’une solution IDP exigeant des connaissances techniques, le directeur technique ou le responsable informatique est souvent impliqué dans le processus. Ainsi, vous serez assuré que la solution répond à vos exigences techniques.

Selon la structure de l’entreprise, l’un ou l’autre des rôles mentionnés ci-dessus peut prendre la décision finale de s’engager avec un fournisseur. Vous êtes le mieux placé pour savoir qui donne le feu vert dans votre entreprise. Veillez donc à impliquer cette personne dans le processus de décision.

Processus d’achat d’une solution

Lorsque vous achetez une solution de traitement intelligent des documents, vous pouvez suivre un certain processus pour y parvenir. En général, une entreprise commence par une demande d’information, puis une demande de proposition. Dans le domaine du développement de logiciels, il est également courant de recourir à une validation de concept.

Si vous entrez sur un marché, comme celui des solutions IDP, et que vous n’en avez pas encore une connaissance approfondie, une “demande d’informations” (Request For Information) est la première étape. Comme il s’agit du premier contact avec un fournisseur, vous devez lui poser des questions ouvertes afin qu’il puisse vous parler de toute sa gamme d’offres. Nous conseillons d’envoyer cette demande à plusieurs entreprises afin de recevoir plus d’informations que celles que vous pouvez trouver sur le site Web de l’entreprise.

Généralement, la RFI est suivie d’une “demande de proposition” (Request For Proposal). Ce document doit contenir plus de détails sur les besoins de l’entreprise, les objectifs commerciaux du projet et les exigences spécifiques. Ainsi, le vendeur dispose d’un contexte suffisant pour proposer une solution valable. Cette démarche fait partie du processus de vente et doit être effectuée dès que vous envisagez réellement qu’un fournisseur vous apporte une solution à votre problème.

Pour vous permettre de mieux comprendre, nous avons inclus un modèle de demande de propositions ci-dessous. Vous pouvez le télécharger et l’utiliser pour demander des propositions. En outre, nous souhaitons vous présenter quelques questions potentielles que vous pourriez poser au fournisseur :

• Qui est votre principal concurrent ? → Cela montre si l’entreprise est honnête, transparente et connaît ses faiblesses.
• Comment votre équipe de réussite client contribuera-t-elle à atteindre nos objectifs ? → En fin de compte, votre succès à long terme dépend du vendeur que vous choisissez.
• Pouvons-nous voir des études de cas similaires à notre cas d’utilisation ou entrer en contact avec des clients actuels ? → Ainsi, vous pouvez demander aux clients actuels comment s’est déroulé le processus et obtenir des commentaires non filtrés sur le produit ou le service.
• Comment allez-vous protéger notre organisation contre les risques ? → Il est important de savoir si le fournisseur peut couvrir certaines normes de sécurité et comment vos informations sont traitées. Cela inclut où et si vos données sont sauvegardées, et si cela se fait sur un serveur américain ou un serveur européen.

Une autre partie du processus peut être l’utilisation d’une preuve de concept. Dans le développement de logiciels, l’objectif d’une “preuve de concept” (Proof Of Concept) est de trouver des solutions à des problèmes techniques. Cela inclut souvent la manière dont les systèmes peuvent être intégrés et tente d’établir si un système peut satisfaire certaines exigences.

En général, il s’agit d’un processus de plusieurs mois, afin que vous ayez une chance de tester réellement si le concept proposé résout votre problème.

Comment tester une solution IDP avant de prendre une décision ?

Nous allons maintenant aborder la question de savoir comment tester une solution IDP. Il s’agit d’une étape importante dans le processus d’achat d’une solution, car elle vous permet de voir réellement comment fonctionne une solution et si elle répond à vos besoins.

Avant de décider d’acheter, vous devez tester la solution. Mais comment tester une solution IDP ? Quels sont les éléments à prendre en compte et à réaliser lors du test ? Lisez la suite pour découvrir nos suggestions pour un test solide de la solution de traitement intelligent des documents.

Tout d’abord, vous avez besoin d’un outil de test et d’une base de données d’échantillons d’images. Il est conseillé de tester la solution avec un volume similaire de documents que vous traitez dans votre flux de travail quotidien. Sinon, vous ne saurez pas si la solution vous apporte ce dont votre entreprise a besoin.

Testez la solution en conditions réelles. Plusieurs paramètres doivent être testés, si nécessaire, dans plusieurs langues :

• La précision des mots/symboles
• Fonctions spécifiques telles que le masquage des données
• Reconnaissance du type de document
• Vitesse d’extraction des données
• Reconnaissance de la langue présentée

Si vous souhaitez tester une solution IDP, vous pouvez demander une clé API pour Klippa DocHorizon et commencer à tester !

Comment comparer une solution IDP ?

Lorsque vous testez des fournisseurs de solutions IDP, vous voulez savoir comment comparer les différentes solutions entre elles. Sinon, comment savoir si vous prenez la bonne décision ? Comme il existe un très grand nombre de fournisseurs, il peut être difficile d’avoir une vue d’ensemble claire.

C’est pourquoi nous allons vous donner des points de référence que vous devriez inclure dans votre comparaison des fournisseurs, et vous fournir une liste de contrôle de comparaison que vous pouvez télécharger et utiliser dans vos discussions avec les fournisseurs.

Les points de référence incluent :

• Vitesse
• Précision
• Infrastructure
• Formation au traitement intelligent des documents
• Options d’hébergement
• Conformité juridique
• Flexibilité
• Évolutivité
• Support linguistique
• Options d’intégration

Dans les paragraphes précédents du blog, nous avons expliqué certains des points de référence présentés. En envoyant une RFI à de nombreux fournisseurs, vous recevrez des réponses et des informations sur les points de référence ci-dessus. Il est très probable qu’il ne soit pas possible de trouver toutes les informations pertinentes dont vous avez besoin pour prendre une décision éclairée sur le site Web.

Lorsque vous discutez de ces points avec plusieurs fournisseurs, vous pouvez télécharger la liste de contrôle ci-dessus pour rester au courant et comparer facilement les différents fournisseurs d’IDP entre eux. Voici une brève explication de la liste de contrôle.

À gauche, vous voyez les 10 points de référence sur lesquels nous conseillons de comparer. Si le fournisseur d’IDP propose une fonctionnalité, vous ajoutez une coche derrière celle-ci.

Avant la discussion avec les fournisseurs, vous déterminez l’importance d’une certaine fonctionnalité et lui attribuez une valeur de 1 à 3, 3 étant la plus importante. Au cours de la discussion, vous découvrirez d’autres informations qui vous permettront d’attribuer une note à une caractéristique donnée (1 = la plus faible, 5 = la plus élevée).

Disons que le taux de précision d’une solution est de 99 %, vous pourriez alors donner une note de 5, si une autre solution a une précision de 96 %, vous pourriez donner un 4 (pour chaque fournisseur utilisant une liste de contrôle de comparaison distincte).

Enfin, vous multipliez la valeur de l’importance par la note. Revenons à notre exemple de précision. Disons que vous avez attribué à la précision une valeur d’importance de 3 et une note de 5. Cela signifie que le score est de 15.

À la fin, vous calculez le score final en ajoutant les scores individuels les uns aux autres, ce qui permet de comparer très facilement les scores finaux des différentes solutions. Et voilà. Vous savez quelle solution vous convient le mieux.

Une fois que vous avez testé et comparé différentes solutions IDP, vous êtes prêt à choisir un fournisseur qui répond à vos besoins !

Comment choisir un fournisseur IDP ?

Après avoir passé des mois à rechercher différents fournisseurs, à les tester et à les comparer, vous voulez enfin prendre une décision. Il est fort probable que vous ayez discuté des différentes options avec votre équipe et que vous soyez parvenu à une conclusion ensemble.

En général, nous pensons qu’il est sage de trouver une solution qui :

• peut sortir des sentiers battus
• est facile à mettre en œuvre et à utiliser
• s’inscrit dans votre infrastructure
• investit dans sa propre réussite à long terme
• améliore l’expérience client
• apporte la valeur qu’il promet

Nous avons créé un document de questions que vous pouvez utiliser avec la liste de contrôle de comparaison lorsque vous comparez, évaluez et finalement choisissez un fournisseur IDP.

Si vous souhaitez connaître les avantages de l’IDP pour votre entreprise et les secteurs d’activité qui l’utilisent, nous vous invitons à poursuivre votre lecture.

Avantages de l’utilisation d’une solution IDP

Le choix d’une solution IDP pour votre entreprise est l’une des meilleures décisions que vous puissiez prendre. Elle s’accompagne d’un certain nombre d’avantages. Cette liste n’est pas exhaustive et selon votre secteur d’activité, les avantages diffèrent un peu. Découvrez les avantages qu’une solution de traitement intelligent des documents peut apporter à votre entreprise !

• Les employés ont plus de temps à consacrer à des tâches précieuses, au lieu de gaspiller leur journée avec des tâches répétitives. → À l’heure actuelle, les employés ne consacrent que 27 % de leur temps à des métiers qualifiés pour lesquels ils ont été formés.
• Les opérations commerciales et les flux de travail sont plus fluides car les erreurs humaines sont supprimées.
• L’efficience ainsi que l’efficacité augmentent car une solution IDP peut extraire des données en quelques secondes.
• Les coûts sont réduits à moins de 0,50 € par document, car davantage de documents peuvent être traités en moins de temps.
• Les données sont extraites automatiquement avec peu ou pas d’erreurs. → Cela vous permet de fonder votre décision commerciale sur des informations fiables.
• Certaines solutions IDP offrent même une protection contre la fraude, des options de masquage des données et des alternatives d’hébergement dans différents pays.

En gardant ces avantages à l’esprit, nous souhaitons jeter un coup d’œil aux cas d’utilisation les plus courants, afin de montrer plus clairement à quoi ressemble l’IDP en action.

Cas d’utilisation de l’IDP

Les trois cas d’utilisation suivants illustrent l’utilisation des solutions IDP et la manière dont elles peuvent améliorer vos opérations commerciales. Ces cas d’utilisation devraient vous inciter à réfléchir à la manière dont le PDN pourrait améliorer votre entreprise. Le système IDP peut être adapté à de nombreux cas d’utilisation et transformer des entreprises de toutes sortes.

• Saisie automatisée de données pour le secteur de la santé
• Masquage automatisé des données pour le secteur juridique
• Détection automatisée des fraudes pour les comptables

Saisie automatisée de données pour le secteur de la santé

Les erreurs basées sur les dossiers des patients, les erreurs de prescription ou les erreurs du système de suivi ont trop souvent causé de graves préjudices, voire des décès. Un rapport de l’Organisation mondiale de la santé (OMS) indique que 5 à 50 % de toutes les erreurs médicales proviennent d’erreurs administratives.

En passant d’un processus manuel à une solution IDP, le personnel des organismes de santé peut simplement capturer les dossiers des patients à partir de courriels, de télécopies, d’appareils mobiles et de portails et exporter automatiquement les données vers le système de DSE. De cette façon, les erreurs humaines dangereuses peuvent être évitées et les patients reçoivent les soins dont ils ont besoin.

En outre, les coûts opérationnels, tels que les coûts de main-d’œuvre, les coûts de stockage du papier et les coûts des erreurs administratives, peuvent être réduits. Avec une solution IDP, il n’est pas nécessaire de consacrer du temps au personnel pour effectuer des tâches de saisie manuelle des données. La solution est capable de reconnaître les informations pertinentes, puis de les enregistrer automatiquement dans la base de données.

En outre, le flux de travail des organismes de santé est amélioré, car les processus liés aux documents peuvent être rationalisés, ce qui libère du temps à consacrer aux patients.

Avec un logiciel IDP, les praticiens de la santé n’ont pas à passer 50 % de leur temps à rédiger des ordonnances ou à réécrire et signer les notes des visites des patients et à les saisir dans le système de DSE. Le logiciel est capable de le faire automatiquement.

Masquage automatisé des données pour le secteur juridique

Outre la capacité de collecter des données, de classer des documents et d’extraire automatiquement des données, l’avantage le plus crucial d’une solution IDP dans le secteur juridique est la possibilité d’anonymiser les informations sensibles.

C’est également très nécessaire, car selon l’Information Commissioner’s Office (ICO), 68 % des violations de données au Royaume-Uni sont dues à des parties internes.

Une solution de traitement intelligent des documents peut reconnaître automatiquement les champs de données sensibles qui doivent être supprimés ou expurgés, ce qui décharge les avocats de cette tâche. Cela signifie que des centaines d’heures peuvent être économisées et consacrées à des tâches plus importantes.

Les clients peuvent télécharger des documents relatifs à leur affaire de manière fiable, rapide et sécurisée. Les données peuvent être masquées immédiatement lorsqu’un client soumet des documents sensibles, ce qui empêche que des informations non autorisées sur le client soient disponibles dans la base de données. Ainsi, la communication avec les clients est rapide et sûre, ce qui accroît la confiance en vous en tant qu’avocat.

Détection automatisée des fraudes pour les comptables

La fraude documentaire est l’une des activités criminelles les plus importantes au monde. En tant qu’entreprise, il est donc extrêmement important de mettre en place des systèmes qui garantissent la sécurité des informations et la protection de votre société.

Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les employés doivent présenter des reçus pour leurs frais de déplacement, leurs achats pour l’entreprise ou leurs remboursements. Malheureusement, certains employés profitent de leur entreprise et soumettent, par exemple, des reçus pour des achats privés.

En outre, des doubles de reçus peuvent être soumis, accidentellement ou intentionnellement, dans l’espoir (si c’est intentionnel) d’obtenir un double remboursement. En outre, les gens soumettent également des reçus manipulés ou photoshopés dans lesquels, par exemple, le montant total à rembourser a été augmenté. Ces manipulations sont extrêmement difficiles à détecter à l’œil nu et peuvent être coûteuses.

Dans les deux cas, il est difficile de remarquer la fraude lorsque le processus est effectué manuellement. Avec une solution de traitement intelligent des documents, ces doublons et ces factures manipulées sont détectés et une alerte est émise. Aucun faux paiement n’est exécuté et de l’argent est économisé !

À propos de la solution IDP de Klippa

Trouver la bonne solution IDP n’est pas facile et nécessite beaucoup de recherches, de comparaisons et de discussions. Quel meilleur endroit pour commencer qu’ici ?

La solution IDP de Klippa, DocHorizon, est capable d’aller au-delà de l’extraction, de l’identification et de la vérification des informations contenues dans les documents. Nous vous proposons une solution capable de détecter les fraudes, de masquer les données et de répondre aux normes de sécurité de vos besoins.

En outre, nous sommes axés sur le client et avons pour objectif de soutenir votre réussite à long terme. Pour ce faire, nous mettons à votre disposition des ressources vous permettant de traiter de plus gros volumes de documents lorsque cela est nécessaire. Nous vous proposons des solutions personnalisées et nous mettons à votre disposition nos Customer Success Managers.

Nous serions heureux de collaborer avec vous pour optimiser vos opérations commerciales et vos flux de travail. Vous souhaitez recevoir plus d’informations sur nous ? Vous pouvez réserver une démonstration gratuite ci-dessous ou contacter l’un de nos experts.