Ce n’est un secret pour personne que la gestion des documents joue un rôle important dans chaque organisation. Dans l’espoir d’améliorer encore ce processus, des entreprises de toutes tailles ont mis en place une technologie de numérisation de documents, afin de faciliter leurs tâches de traitement des données et des fichiers, réalisant ainsi le rêve du bureau sans papier.
L’utilisation du meilleur logiciel de numérisation de documents pour transformer les fichiers en données numériques pouvant être stockées dans votre base de données ou dans le cloud est désormais une pratique courante dans de nombreuses entreprises. Pourquoi ? Parce qu’elle rationalise les flux de traitement des documents, éliminant ainsi un cycle sans fin de tâches de saisie de données, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
Cependant, avec la grande variété de logiciels de numérisation désormais disponibles, le défi de trouver la meilleure solution pour votre entreprise est plus grand que jamais. Pour vous aider, nous allons évaluer dans ce blog les 7 meilleurs logiciels de gestion de documents du marché, avec leurs avantages et leurs inconvénients, et vous fournir une liste de fonctionnalités à prendre en compte.
Les 7 meilleurs logiciels de numérisation de documents :
Qu’est-ce qu’un logiciel de numérisation de documents ?
Un logiciel de numérisation de documents est un logiciel utilisé pour lire et convertir des documents papier en documents numériques, tout en étant capable d’en extraire les informations en un instant.
Un scanner de documents utilise la reconnaissance optique de caractères OCR, pour lire et extraire les données de tous les types de documents. En outre, il permet aux organisations de convertir, d’éditer, de stocker et de partager leurs documents papier au format numérique. Plusieurs domaines peuvent être automatiser. La numérisation des documents comptables est l’une des pratiques les plus répandues. Ainsi, avec l’aide d’un logiciel de numérisation de documents, les entreprises peuvent gérer leurs flux de documents de manière pratique et efficace.
À ce stade, vous envisagez peut-être de mettre en œuvre un logiciel de numérisation de documents, mais vous vous demandez encore par où commencer. Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de l’automatisation du processus de gestion des documents, nous allons passer en revue certains des aspects que vous devez prendre en considération avant de choisir le logiciel qui vous convient le mieux.
Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de numérisation de documents ?
Si la capacité de numériser des documents est l’objectif principal de ces logiciels, il ne faut pas négliger d’autres facteurs, comme l’expérience de l’utilisateur ou la qualité des résultats. Examinons quelques-unes des fonctions les plus importantes des logiciels de numérisation :
- Large choix de prise en charge de documents : La possibilité de capturer des données à partir de plusieurs types de documents vous permet d’améliorer de nombreux domaines au sein de votre organisation. Par exemple, le traitement des factures pour les comptes fournisseurs, les reçus pour la gestions des dépenses, ou les cartes d’identités, passports, et permis de conduire pour les processus KYC garantit un environnement sûr et sécurisé.
- Intégrations : Il est important d’opter pour un logiciel de numérisation qui peut être intégré à toutes vos applications existantes, telles qu’un logiciel de comptabilité un système ERP. Le processus de numérisation est ainsi plus fluide, car la possibilité de convertir les données extraites en diverses formes pouvant être traitées par le système ERP, par exemple, permet d’éviter tout incident.
- Précision de l’OCR : Un niveau de précision faible ou moyen de l’OCR peut créer encore plus d’obstacles pour les entreprises, car vous devrez passer plus de temps à corriger les données incorrectes. En revanche, une précision élevée de l’OCR peut améliorer considérablement la vitesse et la qualité de votre processus d’extraction d’informations.
- Traitement par lots : La possibilité de numériser plusieurs documents simultanément permet à votre organisation de gagner un temps considérable, qui serait autrement consacré à des tâches mineures et plutôt banales. La mise en œuvre d’un logiciel de numérisation de documents qui vous permet de télécharger et de traiter des documents par lots améliore vos délais d’exécution et élimine les retards inutiles.
- Traitement des images : La capacité d’un logiciel de numérisation de documents à traiter les images est un atout majeur lorsqu’il s’agit de numériser des documents d’identité, par exemple. Le logiciel idéal est doté d’une intelligence artificielle qui vous permet d’améliorer la qualité de l’image capturée grâce à des fonctions de prétraitement, telles que le traitement des situations de faible luminosité, des images non recadrées ou des images de travers.
- Facilité de mise en œuvre : Une intégration aisée du logiciel n’est que la première étape pour atteindre l’efficacité souhaitée de votre flux de documents. Un SDK de numérisation de documents, associé à la documentation appropriée, donne à votre entreprise la possibilité d’ajouter cette fonctionnalité à n’importe quelle application mobile que vous utilisez déjà dans votre organisation.
Maintenant que vous connaissez les aspects qui différencient un bon logiciel de numérisation d’un logiciel vraiment excellent, nous allons nous découvrir le liste présentant quelques-unes des meilleures options sur le marché.
Les 7 meilleurs logiciels de numérisation de documents
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon est une solution intelligente de traitement des documents alimentée par l’IA, conçue pour faciliter les processus de votre organisation. Elle aide votre entreprise à améliorer la qualité de tous les flux de travail liés aux documents, en vous permettant de numériser et de traiter les documents de manière intelligente et efficace.
Avantages
- Précision élevée de l’OCR (jusqu’à 99 % de précision)
- Retour d’information en temps réel de l’utilisateur lors de la numérisation des documents
- Possibilité de numériser tous les types de documents
- Extraction des données en quelques secondes
- Conformité au RGPD garantie pour préserver la confidentialité des données des clients
- SDK de numérisation de documents facile à mettre en œuvre et accompagné d’une documentation, Option de configuration et de conception du SDK de numérisation de documents en fonction de vos besoins
- Amélioration de l’image et recadrage automatique pour un traitement plus fluide de l’image
- Extraction de signatures et d’images
Inconvénients
- Ne prend en charge que l’alphabet latin
- Pas d’options de génération de documents
Nanonets
Nanonets est un logiciel de numérisation de documents simple et facile à utiliser. Il utilise l’OCR de haute précision pour extraire les données des documents papier et peut être intégré dans vos applications existantes via l’API.
Avantages
- Extraction de données à partir de PDF, d’e-mails, d’images, de tableaux et de sites web
- Reconnaissance de l’écriture manuscrite
- Diverses options de personnalisation
- Système de gestion des documents de bout en bout
- Bon support client
Inconvénients
- Pas d’options de génération de documents
- Ne peut être utilisé pour la signature électronique de documents
Kofax
Kofax automatise le traitement des documents, ce qui permet à votre entreprise d’améliorer la rapidité et la qualité de tous les flux de documents. Bien que Kofax soit une option appropriée pour les entreprises qui souhaitent personnaliser leur système de gestion des documents, il présente certaines limites.
Avantages
- Installation facile
- Excellent système de vérification de la documentation
- Plus de 100 connecteurs d’intégration
- Possibilité de personnaliser la solution en fonction des besoins particuliers de l’entreprise
- Améliore la qualité de l’image, la recadre et la redresse avant les processus d’extraction de données
Inconvénients
- Faible précision de l’OCR
- Ne détecte pas l’écriture manuscrite
- Aucune mesure de confidentialité et de sécurité des données
- Expérience utilisateur insatisfaisante
ABBY FineReader
ABBY FineReader propose un SDK d’OCR basé sur l’IA et conçu pour automatiser les systèmes de gestion de documents. Il utilise un OCR de haute précision pour une extraction précise des données, tout en permettant le prétraitement des images.
Avantages
- OCR de haute précision
- Documentation détaillée pour une intégration simplifiée
- Prétraitement avancé des images
- Classification des documents pour une meilleure gestion des documents
Inconvénients
- Impossibilité de traiter les documents par lots
- Absence de mesures de confidentialité et de sécurité des données
- Pas de retour d’information en temps réel pour les utilisateurs
Adobe Scan
L’application Adobe Scan est un outil utile qui aide les professionnels à numériser des documents courants, tels que des reçus ou des cartes de visite. Sa technologie OCR crée un processus d’extraction de données fluide, permettant à l’utilisateur de stocker les documents numérisés en toute sécurité.
Avantages
- Numérisation et conversion de documents, cartes de visite, formulaires et tableaux blancs
- Bon prétraitement des images
- Reconnaissance de l’écriture manuscrite
- Stockage sécurisé des documents numérisés pour une utilisation sûre des données
- Stockage et classement personnalisés des documents pour un accès plus facile
Inconvénients
- Les documents numérisés ne sont convertis qu’en extension PDF
- Faible variété de documents disponibles pour le traitement
- Manque de retour d’information pour les utilisateurs et d’assistance à la clientèle
Laserfiche
Laserfiche offre une option de numérisation de documents qui permet une capture intelligente des données et une gestion automatisée des documents. Ce logiciel offre la possibilité de créer une base de données centralisée et consultable pour les documents numérisés, améliorant ainsi les niveaux d’organisation.
Avantages
- Fonctionnalités de gestion documentaire faciles à mettre en œuvre
- Création d’une base de données centralisée et consultable par l’utilisateur
- Capture des données à partir de formulaires électroniques, de documents papier, de e-mails
Inconvénients
- Impossibilité de télécharger et de traiter les documents par lots
- Documentation peu claire
- Fonctionnement avec l’aide d’un tiers
- Capacités limitées en matière de flux de travail
PaperScan
Le logiciel PaperScan de numérisation de documents est une solution de gestion documentaire de base, qui automatise les opérations de traitement des documents. Il est disponible en version gratuite ou premium, et présente une série de fonctionnalités différentes.
Avantages
- Traitement des documents par lots
- Prétraitement des images
- Annotation de documents et d’images
- Cryptage des documents
- Version hors ligne du logiciel également disponible
Inconvénients
- Expérience utilisateur insatisfaisante
- Précision moyenne de l’OCR
- Ne prend en charge qu’un petit nombre de langues
- Limitation du traitement par lots lors de l’utilisation de la version gratuite
- Pas de documentation disponible
- Absence de mesures de confidentialité et de sécurité des données
ll existe aujourd’hui de nombreuses options viables pour les solutions de numérisation de documents. Cependant, seule la meilleure vous aidera à faire la différence dans votre organisation. Avec Klippa DocHorizon, vous n’avez pas à vous inquiéter d’avoir fait le mauvais choix.
Améliorez la numérisation de documents avec Klippa DocHorizon
Grâce à notre solution intelligente de traitement des documents, vous pouvez faire plus que simplement numériser des documents. Améliorez vos flux de travail documentaires en numériseant vos documents, mais pas que! Vous avez aussi la possibilité de :
- Capturez les données à partir d’une multitude de types de documents à l’aide de votre appareil mobile
- Convertissez facilement vos documents au format souhaité, tel que CSV, JSON et XML
- Anonymisez automatiquement les données et les images pour garantir la confidentialité des données et la conformité aux réglementations.
- Classez and categorisez vos documents sans effort pour améliorer les niveaux de productivité dans votre organisation.
- Bénéficiez d’une intégration transparente avec les solutions logicielles existantes via SDK or API
- Prévenez la fraude au sein de votre organisation grâce à la vérification automatisée des documents
Gérez vos documents et optimisez votre activité jour après jour. Si Klippa Dochorizon a suscité votre intérêt, contactez nos experts pour obtenir des conseils personnalisés, ou réservez une démonstration ci-dessous !