Même si la technologie fait désormais partie intégrante de notre quotidien, certaines entreprises n’ont pas encore découvert les avantages de l’automatisation de leurs processus métiers. Prenons, par exemple, une tâche comme le traitement des factures. Selon des recent statistics, 86 % des PME s’appuient encore largement sur les reçus de factures papier et la saisie manuelle des données. Non seulement cette tâche est fastidieuse et répétitive, mais elle prend aussi beaucoup de temps précieux.
Les entreprises qui extraient manuellement les informations des factures passent environ 25 jours sur une seule facture. Et cela, bien sûr, si la facture ne comporte pas d’erreurs au préalable. Pourquoi perdre autant de temps à extraire et saisir manuellement des données importantes des factures quand vous pouvez faciliter ce processus avec un logiciel de numérisation de factures ?
Dans cet article, nous allons expliquer ce qu’est un logiciel de capture de données de factures, les critères pour choisir celui qui convient le mieux à votre organisation, et nous vous présenterons un aperçu des 8 meilleurs logiciels de capture de factures en 2024. Commençons !
- Klippa SpendControl
- Klippa DocHorizon
- Docsumo
- Rossum
- Nanonets
- Tungsten Automation (auparavant Kofax)
- Docparser
- Hyperscience
Qu’est-ce qu’un logiciel de numérisation ou dématérialisation des factures ?
Les logiciels de numérisation de factures lisent, scannent et extraient les données des factures grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et à l’intelligence artificielle (IA). Au lieu d’effectuer cette tâche manuellement, ces logiciels de numérisation de documents extraient automatiquement toutes les informations souhaitées, y compris :
- Adresse du fournisseur
- Nom du fournisseur
- Détails des articles, y compris description, prix, quantité
- Numéros de commande
- Modes de paiement
- Numéro de facture
- Détails de livraison
L’utilisation d’un logiciel de numérisation de factures peut considérablement accélérer l’extraction et le traitement des informations. De plus, il aide à éliminer les erreurs humaines pouvant survenir lors d’un traitement manuel et à prévenir la fraude aux factures au sein de votre organisation.
Pourquoi utiliser un logiciel de numérisation de factures ?
L’adoption des systèmes d’automatisation des factures, tels que les logiciels de numérisation de factures, augmente rapidement dans divers secteurs, poussée par le besoin d’efficacité et de précision dans les opérations financières. Les entreprises reconnaissent la valeur immense de l’automatisation de leurs flux de traitement des factures, ce qui entraîne une croissance significative de ce segment de marché.
Le marché mondial des logiciels de traitement des factures était évalué à 286,3 millions USD en 2021 et devrait passer de 2 436,3 millions USD en 2022 à un impressionnant 7 188,8 millions USD d’ici 2030.
Les données ne mentent pas : le logiciel de reconnaissance de factures n’est plus un luxe, mais une nécessité pour les entreprises cherchant à optimiser leurs opérations financières et à maintenir un avantage concurrentiel.
Cependant, avec la pléthore d’options disponibles sur le marché, comment choisir le logiciel de capture de factures le plus adapté à votre entreprise ? Pour vous aider, nous avons élaboré une liste complète des 8 meilleurs logiciels de numérisation de factures en 2024.
Les meilleurs logiciels de dématérialisation de factures
Klippa SpendControl
Klippa SpendControl est un logiciel de pré-comptabilité numérique tout-en-un qui intègre le traitement des factures, la gestion des dépenses et les modules de cartes de crédit professionnelles.
Notre logiciel utilise la technologie de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) pour garantir une capture précise des données et permettre la numérisation, l’approbation, l’archivage et la comptabilisation des factures directement dans votre gestion financière.
Avantages
- Gérez vos factures fournisseurs, les dépenses des employés et les cartes de crédit professionnelles sur une seule plateforme
- Scannez, soumettez, traitez et approuvez les factures via le web ou l’application mobile
- Obtenez une précision d’extraction des données de 99 % avec l’OCR de Klippa
- Reprenez le contrôle de vos comptes fournisseurs grâce à des tableaux de bord intuitifs
- Personnalisez votre gestion des approbations avec des flux d’autorisation à plusieurs niveaux
- Assurez-vous de respecter les réglementations fiscales et de protection des données avec notre solution certifiée ISO27001 et conforme au RGPD
- Profitez d’un support multi-devises automatique pour les paiements internationaux
- Prévenez la fraude aux factures grâce à la détection intégrée des doublons et des fraudes
- Intégrez SpendControl avec vos logiciels de comptabilité et ERP, comme Quickbooks, NetSuite ou SAP
Inconvénients
- Aucune option d’intégration pour les systèmes de voyage ou de gestion des stocks
- Pas de correspondance tripartite pour le moment (à venir prochainement)
Tarifs
- Démonstration en ligne gratuite disponible
- Plan de base : Plateforme de gestion des dépenses avec soumissions, approbations et fonctionnalités de reporting automatisées, ainsi qu’un module de carte de crédit, 5 $ par utilisateur/mois
- Plan Premium : Module de gestion des dépenses avec des fonctionnalités de personnalisation avancée et de conformité aux régulations financières, 6 $ par utilisateur/mois
- Plan Sur-Mesure : Solution personnalisable adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Contactez-nous pour obtenir plus d’informations sur les tarifs
Type et taille d’entreprise idéaux : Klippa SpendControl est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises à la recherche d’une solution évolutive pour l’automatisation des comptes fournisseurs, capable de traiter les factures fournisseurs, les dépenses des employés et les transactions par carte de crédit sur une seule plateforme.
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon est une plateforme intelligente de traitement de documents qui utilise un logiciel OCR alimenté par l’IA pour scanner, extraire et traiter les informations avec précision. La solution aide les entreprises à automatiser l’ensemble de leurs flux de travail documentaires avec des fonctionnalités de classification, d’extraction, de vérification, de détection de fraude sur les factures, ainsi que pour tout autre type de document.
Avantages
- Extraction rapide et précise des données avec un OCR de factures développé en interne
- D’autres types de documents peuvent être dématérisalisés avec notre OCR de reçus, OCR de documents d’identités, et bien d’autres.
- Détection intégrée des factures frauduleuses
- Correspondance bilatérale entre les bons de commande et les factures
- Vérification croisée entre les documents et les points de données
- Vérification de l’authenticité des documents
- Classification, étiquetage et tri des fichiers et des lignes d’articles
- Masquage des données, anonymisation et suppression des données
- Entièrement personnalisable selon vos besoins spécifiques
Inconvénients
- Pas de support pour les langues non latines
- Ce n’est pas une solution de gestion financière tout-en-un
Tarifs
- Les tarifs personnalisés dépendent des besoins et du cas spécifique de chaque entreprise
- Les clients peuvent remplir une demande de tarif et obtenir des conseils sur mesure
Type et taille d’entreprise idéaux : Klippa DocHorizon est une plateforme polyvalente qui peut bénéficier aux petites, moyennes et grandes entreprises, y compris, mais sans s’y limiter, aux secteurs financier, de la vente au détail et de l’identité.
Docsumo
Docsumo est une plateforme d’IA documentaire qui extrait et convertit des documents tels que les fiches de paie, les factures et les relevés bancaires en données exploitables.
Avantages
- Scannage de données alimenté par l’IA à partir de documents structurés et non structurés
- Extraction et validation des données depuis tout format : PDF, image ou Excel
- 2 niveaux de vérification de précision – validations automatisées et révisions manuelles
- Intégration des données de factures depuis les boîtes mail, les scanners ou d’autres systèmes de gestion documentaire
- Classification automatique et séparation des documents
Inconvénients
- Coût relativement élevé pour un module de base pour 3 utilisateurs, avec tarification personnalisée pour les utilisateurs et fonctionnalités supplémentaires
- Ne fournit pas de détection de fraude ou de doublons
- Ne comprend pas la correspondance bilatérale ou tripartite
- N’inclut pas la catégorisation, la classification, la validation des données et le traitement des e-mails dans le module de base
Tarifs
- Growth Plan : Pour les entreprises qui ont besoin d’automatiser un ou deux types de documents, à partir de 500 $/mois
- Business Plan : Plateforme pour les entreprises qui doivent capturer des points de données spécifiques à partir de documents et former le système avec leurs propres données, tarification personnalisée
- Enterprise Plan : Pour les grandes entreprises qui ont besoin de traiter plusieurs types de documents, de former le système avec leurs propres données et de mettre en place des flux de travail personnalisés, tarification personnalisée
Type et taille d’entreprise idéaux : Docsumo est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises qui traitent et numérisent principalement des documents relativement simples et structurés.
Rossum
Rossum est une plateforme de traitement de fichiers qui gère numériquement divers documents et les stocke dans le cloud. Cette fonctionnalité permet un accès cloud, éliminant ainsi les coûts supplémentaires liés au stockage des documents.
Avantages
- Traitement de documents alimenté par l’IA
- Détection intégrée de la fraude et des anomalies sur les factures
- Saisie, vérification et validation des données automatisées
- Visibilité des transactions en temps réel
- Flux de travail d’approbation des factures automatisés avec des règles d’entreprise
Inconvénients
- Selon les avis des utilisateurs, la plateforme présente des limites pour le traitement et l’extraction des données à partir de documents rédigés dans des langues autres que l’anglais.
- Selon les avis des utilisateurs, Rossum ne parvient pas à scanner correctement les lignes des notes manuscrites ou des documents ayant des mises en page inhabituelles.
- Selon les avis des utilisateurs, la plateforme pourrait être difficile à se permettre et à gérer pour les petites entreprises en raison de ses coûts opérationnels élevés et de sa complexité.
Tarifs
- Tarification personnalisée en fonction des besoins et des exigences de l’entreprise
Type et taille d’entreprise idéaux : Rossum est particulièrement adapté aux entreprises de taille moyenne à grande qui traitent un volume élevé de factures, principalement en anglais.
Nanonets
Nanonets est un logiciel d’entrée de données automatisé utilisant l’intelligence artificielle. Il vous permet de scanner des factures, des notes de frais et des reçus pour extraire les données en temps réel.
Avantages
- Numérisation des données de factures avec OCR
- Extraction de données à partir de factures non structurées, jusqu’au niveau des lignes SKU
- Importation de fichiers PDF ou d’images via e-mail, API, bureau, Drive, Dropbox, RPA ou stockage en cloud
- Flux de travail d’approbation automatisés avec des politiques personnalisées
- Intégration avec des systèmes comptables populaires, tels que QuickBooks, Microsoft Dynamics, Sage, et plus encore
Inconvénients
- Le logiciel nécessite une configuration en libre-service, et la formation et le support personnalisés ne sont disponibles qu’avec le plan « Entreprise » premium
- Le logiciel peut être relativement coûteux pour les petites entreprises
- Selon les avis des utilisateurs, la plateforme pourrait nécessiter un ordinateur avec une puissance de traitement élevée
Tarifs
- Plan Starter : Essai de la plateforme avec fonctionnalités limitées. Les 500 premières pages sont gratuites, puis 0,3 $/page + 0,5 $/étape d’intégration du flux de travail
- Plan Pro : Outils avancés sur la plateforme. 999 $/mois/par flux de travail
- Plan Entreprise : Extensions de flux de travail personnalisées, tarification sur mesure
Type et taille d’entreprise idéaux : Nanonets est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises disposant d’une certaine infrastructure de support technique en raison de ses fonctionnalités avancées qui nécessitent une formation significative et de ses exigences élevées en matière de puissance de traitement.
Tungsten Automation (auparavant Kofax)
Tungsten Automation est un logiciel d’entrée de données automatisé conçu pour automatiser les processus et tâches axés sur les finances. Il aide les utilisateurs à capturer et valider les données provenant des factures.
Bien que Tungsten Automation facilite l’automatisation du processus de numérisation des factures et puisse convertir les données en plusieurs formats, il manque de capacités de personnalisation des actions au sein du logiciel. Cela signifie que les utilisateurs disposent d’une gamme limitée de tâches qu’ils peuvent réaliser avec les données numérisées.
Avantages
- Capture et validation des factures à partir de papier, PDF, pièces jointes e-mail et formats électroniques grâce à la technologie OCR
- Réalise des correspondances bilatérales et tripartites
- Flux de travail d’approbation et de gestion des exceptions automatisés avec des règles d’entreprise
- Visibilité sur le statut des factures avec des tableaux de bord en temps réel
- Intégration avec des systèmes ERP et comptables populaires, tels que Microsoft D365 et Oracle
Inconvénients
- Selon les avis sur les site de comparaison, le logiciel présente parfois des problèmes d’exactitude de l’extraction des données
- Selon les avis des utilisateurs, le logiciel manque d’options de personnalisation, notamment pour les rapports et les ajustements des flux de travail
Tarifs
- Les informations sur les modèles de tarification ne sont pas disponibles sur le site officiel
Type et taille d’entreprise idéaux : Tungsten Automation est particulièrement adapté aux entreprises de taille moyenne à grande avec des volumes élevés de factures et des opérations multi-entités.
Docparser
Docparser est un outil de traitement et d’automatisation des factures basé sur le cloud. Il permet d’extraire des données à partir d’images numérisées, de fichiers PDF et de documents Word, et de les convertir en JSON, CSV, XML et Excel.
Bien qu’il offre la possibilité de convertir les données numérisées en divers formats, il manque de fonctionnalités pour filtrer et diviser ces données. En effet, le logiciel a des difficultés à séparer les données et à différencier les noms, les emplacements, les lignes d’articles, les chiffres et les dates.
De plus, Docparser ne lit pas automatiquement le fichier lors du téléchargement. L’utilisateur doit sélectionner manuellement les données à scanner et spécifier le type de document téléchargé.
Avantages
- Extraction des données à partir de factures reçues en PDF, par fax ou par courrier postal
- Importation des factures depuis Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive et d’autres services grâce aux intégrations cloud intégrées
- Traitement des factures avec des mises en page connues et inconnues grâce à des parseurs de documents personnalisés
- Traitement automatisé des bons de commande, des bons de livraison et des notes d’expédition
- Conversion des documents PDF en CSV, XML, Excel et JSON
Inconvénients
- Ne réalise pas de correspondance bilatérale ou tripartite
- Selon les avis des utilisateurs, la plateforme rencontre parfois des problèmes de performance, tels que des retards dans l’enregistrement des modifications ou le chargement des pages
- Selon les avis des utilisateurs, le filtrage et la division des données numérisées peuvent poser problème pour le logiciel
Tarifs
- Plan Starter : Traitement de 1200 documents par an avec 15 parseurs différents, à partir de 32,50 $/mois, facturé annuellement
- Plan Professional : Traitement de 3000 documents par an avec 50 parseurs différents, à partir de 61,50 $/mois, facturé annuellement
- Plan Business : Traitement de 12000 documents par an avec 500 parseurs différents, à partir de 133 $/mois, facturé annuellement
- Enterprise plan: ack personnalisé pour des besoins spécifiques de traitement, tarification sur mesure
Type et taille d’entreprise idéaux : Docparser est particulièrement adapté aux entreprises ayant des besoins variés en traitement de documents et qui nécessitent une flexibilité dans le traitement des données.
Hyperscience
Hyperscience est un logiciel d’entrée de données automatisé qui utilise une combinaison de technologie OCR, de vision par ordinateur, d’apprentissage automatique et de traitement du langage naturel pour lire et extraire des données à partir de factures.
Bien qu’il affirme que le logiciel de traitement de documents intelligents est capable d’extraire avec précision les données de documents tels que les factures, il nécessite encore d’intégrer human-in-the-loop. Le logiciel rencontre des erreurs par lui-même, et une intervention humaine est donc requise.
De plus, les utilisateurs ont signalé que le service client d’Hyperscience doit encore être amélioré, le niveau de service et d’assistance reçu étant jugé insatisfaisant.
Avantages
- Extraction de données à partir de formats structurés, semi-structurés et non structurés grâce à la technologie d’apprentissage automatique
- Classification automatisée de tous les types de documents
- Détection automatisée des doublons de documents
- Flux de traitement des factures avec des règles d’entreprise
- Intégration avec les systèmes Blue Prism, Salesforce, Box, Pega, Bizagi, NICE et ImageTrust
Inconvénients
- Selon les informations accessibles publiquement, Hyperscience ne propose pas de détection de fraude sur les factures
- Options d’intégration limitées, pas d’intégrations directes avec les logiciels comptables ou ERP
- Selon les avis des utilisateurs, les entreprises peuvent devoir fournir des efforts significatifs pour configurer le système afin de correspondre à leurs flux de travail spécifiques et types de documents, avec une complexité initiale élevée
- Bien qu’offrant des fonctionnalités avancées, la plateforme peut être coûteuse, notamment pour les petites et moyennes entreprises
Tarifs
- Les informations sur les modèles de tarification ne sont pas disponibles sur le site officiel. Les utilisateurs rapportent que le coût de la plateforme commence à 50 000 $/an.
Type et taille d’entreprise idéaux : Hyperscience est particulièrement adapté aux entreprises de taille moyenne à grande qui nécessitent des fonctionnalités avancées et utilisent les intégrations prises en charge.
Il y a de nombreux aspects à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’une solution automatisée pour la numérisation des factures. Examinons donc les facteurs les plus importants à considérer lors du choix d’un logiciel d’automatisation du traitement des factures.
Critères pour Choisir un Logiciel de Numérisation de Factures
Comme mentionné précédemment, plusieurs éléments doivent être pris en compte lors du choix d’un logiciel d’automatisation de la capture de factures. Voici quelques-uns des critères les plus importants à considérer pour choisir un scanner de factures :
Extraction Précise des Données
Assurez-vous que le logiciel de capture de factures offre un taux de précision élevé dans l’extraction des données à partir de différents formats de factures. Recherchez des solutions utilisant une technologie OCR avancée, capable de réduire les erreurs de saisie manuelle et d’assurer une fiabilité constante sur divers types de documents.
Détection des Doublons et de la Fraude
Des capacités avancées de détection des doublons et de la fraude sont essentielles pour maintenir l’intégrité financière. La solution de numérisation des factures doit être capable d’identifier et de signaler les factures en double, ainsi que de détecter les anomalies pouvant indiquer des activités frauduleuses. Les fonctionnalités clés incluent :
- Correspondance Bilatérale (ou bidirectionelle) : Cela consiste à comparer les détails de la facture avec le bon de commande correspondant pour vérifier que le montant facturé et les articles correspondent à ce qui a été commandé.
- Correspondance Tripartite : Ce processus va plus loin en comparant également la facture et le bon de commande avec le rapport de réception (reçu de marchandises). Cela garantit que les articles facturés ont bien été reçus et sont dans la quantité et l’état corrects.
Capacités d’Intégration
Le logiciel choisi doit s’intégrer de manière fluide avec vos systèmes ERP, de comptabilité et autres systèmes financiers existants. La compatibilité avec des plateformes majeures telles que QuickBooks, SAP ou Oracle est cruciale pour un flux de travail rationalisé et une synchronisation des données en temps réel.
De plus, considérez la capacité du logiciel à se connecter aux anciens systèmes via des intégrations API ou des connecteurs personnalisés. Cela permet même aux systèmes hérités de bénéficier du nouveau logiciel, préservant ainsi votre infrastructure existante et évitant des refontes coûteuses.
Flux de Validation
Recherchez un logiciel capable de faire automatiquement circuler les factures vers les approbateurs appropriés en fonction des règles de gestion prédéfinies. Des flux de validation efficaces sont essentiels pour garantir que les factures sont examinées et autorisées de manière opportune et précise. Considérez les fonctionnalités suivantes lors de l’évaluation des capacités de validation :
- Approvals Multi-Niveaux : Permettre aux factures de plus grande valeur de passer par plusieurs niveaux d’autorisation en fonction du montant, du département ou d’autres critères.
- Hiérarchies d’Approbation : Le logiciel doit permettre de configurer des hiérarchies reflétant votre structure organisationnelle, y compris des approbateurs alternatifs et des chemins d’escalade pour les exceptions.
- Approbations Mobiles et à Distance : Les approbations à distance sont essentielles pour maintenir la continuité des flux de travail, surtout pour les approbateurs souvent en déplacement ou travaillant à distance.
Sécurité et Conformité
Vérifiez que le logiciel est conforme aux normes et réglementations de l’industrie telles que le RGPD, HIPAA ou SOC 2. Des fonctionnalités telles que le cryptage, les contrôles d’accès utilisateur et les journaux d’audit sont essentielles pour maintenir l’intégrité et la confidentialité de vos données.
Options de Personnalisation
Chaque entreprise a des besoins uniques. Assurez-vous que le logiciel offre des options de personnalisation pour adapter les flux de travail, les modèles et les outils de reporting à vos besoins spécifiques. Cela peut améliorer l’efficacité opérationnelle et garantir que le logiciel s’aligne parfaitement avec vos processus métier.
Support Client et Formation
Un support client fiable est crucial pour résoudre les problèmes éventuels. Recherchez des fournisseurs offrant des services de support complets, y compris le chat en direct, le support téléphonique et par e-mail. De plus, l’accès à des ressources de formation telles que des webinaires, des tutoriels et des manuels d’utilisation peut aider votre équipe à maximiser le potentiel du logiciel.
Il existe de nombreux logiciels de traitement intelligent des documents pour la numérisation des factures, comme nous l’avons découvert. Bien qu’ils remplissent tous la fonction de numérisation des factures, beaucoup manquent de fonctionnalités importantes qui améliorent réellement le processus de numérisation des factures.
Klippa SpendControl, en revanche, répond aux besoins les plus significatifs et satisfait tous les critères nécessaires pour automatiser avec succès la numérisation des factures, sans aucun compromis. Pourquoi se contenter d’un logiciel qui ne peut accomplir qu’une partie de la tâche ?
Découvrons ensemble comment vous et votre entreprise pouvez bénéficier de l’utilisation de Klippa SpendControl pour les factures.
Pourquoi Choisir Klippa SpendControl pour Automatiser la Numérisation des Factures ?
Klippa SpendControl est une solution de gestion financière tout-en-un qui améliore considérablement le processus des comptes fournisseurs au sein de votre organisation. Grâce à la technologie OCR, il peut lire, scanner et traiter automatiquement les factures en quelques secondes.
Comment la numérisation automatisée des factures peut-elle bénéficier à votre organisation ? Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de Klippa SpendControl :
- Soumission facile des fichiers via l’application Klippa, le site web ou par e-mail. La soumission en masse est également possible pour réduire les efforts et maximiser l’efficacité.
- Accès à toutes les factures passées, stockées dans un environnement cloud dédié. Gardez une trace de toutes vos factures et soyez bien préparé pour votre prochain audit.
- Extraction de données grâce à une technologie d’extraction basée sur l’IA, qui aide à reconnaître des détails tels que le numéro de facture, l’adresse de paiement et même les différentes devises.
- Prévention de la fraude, grâce à une analyse intégrée qui détecte les doublons et vous protège contre les fraudes aux factures.
- Automatisation des processus d’approbation et amélioration de la productivité de votre organisation. Créez des processus d’approbation des factures fixes ou variables et facilitez le flux de travail de votre entreprise.
- Intégration fluide avec divers logiciels ERP ou de comptabilité, tels que NetSuite, SAP, Xero, et bien d’autres.
Nos experts se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions ou demandes. Contactez-nous ou planifiez une démonstration gratuite pour obtenir plus d’informations sur Klippa SpendControl.