Pour beaucoup, les voyages d’affaires sont un élément incontournable de leur quotidien professionnel. 90,6 % des responsables des voyages d’affaires estiment même que les voyages d’affaires sont essentiels à la croissance de l’entreprise.
Bien qu’un voyage d’affaires soit souvent perçu comme quelque chose de positif, il peut entraîner de nombreux défis. Outre toutes les questions d’organisation, vous devez documenter tous les frais de déplacement pendant le voyage, et conserver les reçus pour vous faire rembourser par votre entreprise. Cela vous est familier ?
Ce stress est de l’histoire ancienne, car dans cet article nous vous fournissons deux modèles de notes de frais de voyage et expliquons plus en détail une solution alternative, la note de frais de voyage numérique.
Modèle de rapport de frais de déplacement
Lors d’un voyage d’affaires, des coûts sont généralement générés, pour lesquels un modèle de rapport de frais de voyage est nécessaire. Il s’agit souvent de frais de repas, de nuitées, de déplacements ou de frais de voyage supplémentaires.
Une note de frais de voyage est généralement remplie par les employés et les coûts sont ensuite remboursés par l’employeur. Vous êtes freelance ou indépendant ? Dans ce cas, vous pouvez déduire les frais survenus de vos impôts et les facturer au client.
Afin d’avoir une vue d’ensemble claire, nous voulons répondre aux questions sur ce qu’est un rapport de frais de voyage et pourquoi vous devriez créer un rapport de frais de voyage en premier lieu.
Qu’est-ce qu’un rapport de frais de déplacement ?
Un rapport de frais de déplacement, également appelé note de frais, fournit un aperçu de tous les frais encourus dans le cadre d’un voyage d’affaires.
Ces frais doivent avoir été engagés en dehors du lieu de travail habituel. Il est également important que les reçus et autres documents pertinents soient disponibles et joints à la demande de remboursement des frais de voyage.
Maintenant que l’on sait ce qu’est une note de frais de déplacement, passons à la question de savoir qui est autorisé à rédiger une note de frais de déplacement.
Qui est autorisé à établir un rapport de frais de voyage ?
Vous ne savez pas si vous êtes autorisé à établir une note de frais ? En principe, tout le monde est autorisé à demander une note de frais pour son voyage d’affaires.
Que vous soyez salarié, indépendant ou free-lance, cela ne fait aucune différence. Il est seulement important que vous puissiez prouver tous les frais de voyage avec des reçus ou d’autres documents. Discutez-en avec votre employeur avant le voyage d’affaires afin de connaître le cadre de la demande de remboursement des frais de déplacement.
Pourquoi créer un rapport de frais de déplacement ?
Pourquoi devez-vous créer un rapport de frais de déplacement ?
Vous devez établir une note de frais de déplacement afin de pouvoir réclamer vos frais de déplacement en franchise d’impôt sur le revenu. En outre, les employeurs peuvent alors également déduire les frais de déplacement à des fins fiscales.
Pour ce faire, vous devez être en mesure de prouver au bureau des impôts que le voyage était bien un voyage d’affaires. Cette preuve est la note de frais de voyage, dans laquelle vous énumérez les frais encourus lors du voyage d’affaires.
À cette fin, il est essentiel de conserver les reçus et de les joindre au rapport des frais de voyage.
Que peut-on réclamer comme frais de voyage ?
Ensuite, nous devrions discuter de ce que vous pouvez réclamer comme frais de voyage afin que vous puissiez remplir correctement le modèle de demande de remboursement des frais de voyage. Pour cela, nous avons créé l’aperçu suivant :
- Frais d’hébergement
- Frais de repas
- Frais de déplacement
- Frais de voyage supplémentaires
Le tableau suivant décrit plus en détail les différents frais de voyage et explique ce qui peut être facturé comme frais de voyage.
Indemnité forfaitaire de repas
Il y a un point que nous souhaitons approfondir : l’indemnité forfaitaire de repas. Le montant de l’indemnité de repas dépend de la durée du déplacement professionnel.
Un voyage d’affaires de 8 heures ou plus donne lieu à une indemnité différente de celle d’un voyage d’affaires de 24 heures ou plus. En outre, il dépend du pays où vous vous rendez, car les prix des aliments et des boissons varient d’un pays à l’autre.
Veillez à rassembler toutes les informations nécessaires avant d’entreprendre votre voyage.
Toutefois, il est également important de savoir ce que vous n’êtes pas autorisé à inclure dans votre demande de remboursement de frais de voyage.
Qu’est-ce qui ne peut pas être réclamé ?
Lorsque vous réclamez des frais de voyage, vous ne devez réclamer que les coûts nécessaires. Par exemple, les coûts que vous supportez sous forme d’amendes ne sont pas déductibles. Pensez ici, par exemple, à la conduite illégale, aux radars ou aux contraventions de stationnement.
Les massages, le minibar de l’hôtel ou la télévision payante n’ont pas non plus leur place sur le modèle de demande de remboursement des frais de voyage. Si vous voyagez avec des bagages supplémentaires qui ne sont pas nécessaires à des fins professionnelles, vous ne pouvez pas non plus espérer un remboursement pour cela.
N’oubliez pas non plus que les pourboires ne sont pas inclus dans le reçu de frais d’accueil. Toutefois, si vous souhaitez l’inclure dans le modèle de note de frais, n’oubliez pas de demander un reçu supplémentaire.
Ceci nous amène au point suivant, dans lequel nous donnons un bref aperçu des entrées obligatoires dans la note de frais de voyage.
Informations obligatoires pour un rapport de frais de déplacement
Lorsque vous remplissez un modèle de note de frais de voyage, vous devez vous souvenir des informations obligatoires suivantes :
- Nom de la personne qui a participé au voyage d’affaires
- Durée du voyage d’affaires
- Les dates du voyage avec l’heure exacte du début à la fin
- La destination (ville et pays)
- Le but ou la raison du voyage d’affaires
- Date du règlement
- Signature du voyageur
Comme déjà mentionné, il est également obligatoire de soumettre tous les reçus afin que le bureau des impôts reconnaisse la demande de remboursement des frais de voyage.
Modèle de rapport de frais de voyage Word
Afin de soumettre correctement une note de frais de voyage, il peut être utile de disposer d’un modèle. C’est pourquoi nous vous proposons un modèle de rapport de frais de déplacement en version Word.
Vous trouverez ici les champs de saisie obligatoires, comme indiqué précédemment, que vous devez remplir. Sinon, le traitement des frais de voyage ne peut pas se faire correctement.
Les colonnes du milieu offrent un espace pour ajouter les produits ou services achetés. A côté, vous pouvez noter la date d’achat, une description du coût, et un montant sans TVA et avec TVA.
Enfin, le modèle prévoit un espace pour les montants totaux et la signature de l’employeur.
Téléchargez ici votre modèle gratuit de note de frais de voyage.
Modèle Excel de rapport de frais de déplacement
Une alternative au modèle Word est le modèle Excel de rapport de frais de déplacement. Comme le modèle Word, le modèle Excel comporte également des champs obligatoires.
Tout d’abord, vous devez indiquer votre nom, votre numéro de compte, la date de règlement et votre adresse électronique dans la partie supérieure. Dans la partie suivante, vous disposez d’un espace pour la description des frais de voyage, le montant sans TVA et le montant avec TVA.
Vous pouvez également indiquer si vous joignez un reçu. Dans la partie inférieure, vous avez la possibilité de demander une indemnité kilométrique et de préciser l’indemnité kilométrique correspondante.
Les dernières colonnes sont destinées à la signature de l’employeur. Téléchargez ici votre modèle de note de frais de voyage :
Inconvénients du rapport de frais de déplacement manuel
Malheureusement, l’utilisation d’un modèle de rapport de frais de déplacement dans Word ou Excel présente également des inconvénients.
- Difficultés de formatage → Depuis quelques années, les entreprises préfèrent les programmes qui fonctionnent sur le cloud. Toutefois, cela peut conduire à l’utilisation de différentes variantes d’Excel ou de Word, ce qui peut entraîner des problèmes de formatage.
- Pas de mises à jour en temps réel → Les modifications apportées au modèle de note de frais ne sont visibles que lorsqu’une personne télécharge la dernière version du document Word ou Excel.
- Processus inefficace et long → Les employés doivent attendre longtemps pour obtenir leur indemnisation.
- Difficile de partager des documents → Lorsque vous utilisez Excel, les reçus et autres documents doivent être envoyés séparément. Cela signifie que les pièces jointes importantes peuvent être perdues facilement.
- Longs délais d’exécution → La déclaration manuelle des frais de déplacement est lente et ne permet pas de calculer automatiquement les frais de déplacement.
- Taux d’erreur élevé → Le taux d’erreur élevé est l’un des inconvénients les plus importants. Souvent, les données sont saisies de manière incorrecte dans le modèle de rapport de frais de déplacement, ou les reçus sont oubliés.
- Difficultés avec l’administration fiscale → Si le modèle de rapport de frais de déplacement est rempli de manière incorrecte ou si des reçus sont manquants, les frais de déplacement peuvent ne pas être remboursés.
Directives relatives aux frais de déplacement
Chaque entreprise devrait établir des directives sur les frais de déplacement dès le départ. Celles-ci doivent être adaptées à l’entreprise, mais aussi être conformes aux directives généralement connues.
Celles-ci définissent, par exemple, les dépenses qui sont remboursables et celles qui ne le sont pas. En outre, la politique de frais de déplacement doit expliquer et déterminer le processus de remboursement.
La Commission européenne donne un aperçu des directives relatives aux frais de déplacement en Europe, qui indiquent clairement quels frais de déplacement sont indemnisés et quelles indemnités s’appliquent.
Rapport de frais de voyage numérique
Vous en avez assez de remplir manuellement le modèle de rapport de frais de déplacement ? Nous avons une bonne nouvelle pour vous !
Au lieu de remplir manuellement le modèle de note de frais, vous pouvez simplement choisir l’une des nombreuses solutions numériques. Certaines de ces solutions peuvent être intégrées directement à votre système comptable, d’autres aux systèmes RH.
La plupart des solutions ont la possibilité d’exporter les résultats dans des formats standard tels que .csv ou .xml. Vous pouvez ensuite les importer dans votre système financier.
Avantages de la saisie numérique des frais de voyage
Bien sûr, la saisie manuelle des frais de déplacement dans un modèle Excel ou Word présente des avantages. Les employés sont familiarisés avec ces programmes, Excel permet d’ajouter et de multiplier facilement les montants, et les coûts sont généralement assez faibles.
Néanmoins, le reporting numérique des frais de déplacement offre de multiples avantages qui ne peuvent être obtenus avec une solution manuelle. Nous avons dressé la liste de ces avantages ci-dessous :
- Gagner du temps → Avec la note de frais numérique, vous gagnez beaucoup de temps, car la soumission des notes de frais devient rapide et facile grâce à un logiciel convivial. Il vous suffit de télécharger une photo du reçu et le logiciel de reconnaissance optique de caractères fait le reste.
- Détection automatique des doublons → Certaines solutions de notes de frais numériques, telles que SpendControl, peuvent détecter automatiquement lorsqu’une facture a été soumise plusieurs fois. De cette façon, la fraude peut être détectée rapidement et facilement.
- Flux de travail simplifié → La note de frais numérique offre une configuration de flux de travail facile où vous décidez quelles demandes sont envoyées à quels gestionnaires. Cela apporte plus de structure à votre flux de travail.
- Meilleure vue d’ensemble → Vous pouvez voir à tout moment qui a déjà approuvé les remboursements et à qui revient le tour au sein du workflow.
- Des employés satisfaits → Le processus de remboursement est beaucoup plus rapide avec les notes de frais numériques. En outre, les employés n’ont plus besoin de remplir un modèle de note de frais imprimé, ce qui leur fait gagner du temps et les énerve.
- Moins d’erreurs → Remplir manuellement un modèle de note de frais de voyage entraîne souvent des erreurs, comme des informations incorrectes, ou des reçus oubliés. Cela peut à son tour entraîner des problèmes avec l’administration fiscale. Avec une solution numérique de notes de frais, vous n’avez plus à vous soucier de cela. L’OCR est capable de lire les données correctement et sans erreur.
- Intégration facile → Une solution numérique peut être intégrée facilement et rapidement à votre système comptable. Ainsi, les demandes de remboursement approuvées sont transmises directement.
- Données en temps réel → La plupart des solutions numériques sont basées sur le cloud. Cela signifie que les employés ont accès à des données actualisées partout.
Maintenant que nous avons discuté des avantages de la déclaration de frais numérique, clarifions la question de savoir si vous devez payer des taxes sur la déclaration de frais.
Déclaration des frais de déplacement : Dois-je payer des impôts ?
Les employés doivent d’abord payer eux-mêmes les frais engagés lors des déplacements. Rétrospectivement, grâce à la note de frais de déplacement, l’argent est remboursé aux employés.
Vous vous demandez si vous devez ensuite payer des impôts sur ce revenu supplémentaire ? La réponse est non. Si tous les reçus originaux sont disponibles, les frais de voyage sont réglés comme un “revenu non imposable”.
Malheureusement, il vous arrivera aussi de ne pas recevoir de reçus lors de votre voyage d’affaires. Dans ce cas, vous devez fournir une vérification adéquate des dépenses.
Cependant, comme une vérification adéquate ne prouve pas la TVA, une réduction d’impôt n’est pas possible. Par conséquent, veillez à demander des reçus conformes aux règles fiscales si possible.
Présentation d’une note de frais de voyage au bureau des impôts
Si vous souhaitez présenter votre note de frais de voyage avec une solution numérique, vous devez penser à demander l’archivage numérique auprès du bureau des impôts.
Pour ce faire, vous devez contacter votre bureau des impôts compétent et demander l’archivage électronique des justificatifs originaux.
Maintenant que nous avons abordé toutes les questions pertinentes sur la déclaration des frais de déplacement, nous souhaitons vous présenter une solution pour la déclaration numérique des frais de déplacement.
La solution Klippa pour le reporting des frais de voyage
Même si le reporting manuel des frais de déplacement est utilisé depuis des années, il est sujet à des erreurs et n’est pas la solution idéale pour les entreprises tournées vers l’avenir. La bonne nouvelle est que vous pouvez désormais automatiser le processus grâce aux solutions disponibles sur le marché.
Klippa, par exemple, offre l’une de ces solutions de reporting des frais de voyage qui numérise et automatise votre comptabilité.
Non seulement vous gagnez du temps et faites moins d’erreurs, mais vous avez également la possibilité de détecter automatiquement les doublons, de simplifier votre flux de travail et de visualiser les données en temps réel.
Des solutions telles que SpendControl remplacent le remplissage manuel du modèle de note de frais et accélèrent le processus de remboursement. Les employés sont plus heureux et les processus sont optimisés.
Vous souhaitez recevoir plus d’informations ? N’hésitez pas à réserver une démonstration de 30 minutes ci-dessous ou à contacter l’un de nos experts.