Chez Klippa, nous savons tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion des dépenses. Nous traitons tout, des frais de voyage aux reçus pour les tasses de café et les ordinateurs portables. Nous le faisons pour les petites PME mais aussi pour les grandes entreprises. Traditionnellement, ces frais sont réclamés à l’aide d’un formulaire Excel. C’est pourquoi nous vous proposons ci-dessous quelques modèles gratuits de notes de frais. Nous avons des notes de frais en Excel et Word, mais il est beaucoup plus facile (et moins cher !) de numériser votre gestion des frais. Notre outil numérique de gestion des frais peut faire économiser beaucoup de temps et d’argent à votre organisation et rend souvent les employés plus heureux.
Modèle de note de frais en Excel
Le formulaire contient un certain nombre de données de base que vous devez remplir en premier lieu, car sans nom, numéro de compte bancaire et date, les réclamations ne pourront probablement pas être traitées correctement. Dans le rapport, vous pouvez ajouter une ligne par réclamation, reçu ou facture. Il suffit ensuite d’ajouter une description du produit acheté, la date d’achat, le montant hors TVA et le montant TVA comprise. Vient ensuite une option permettant de réclamer le kilométrage. Enfin, une section permet au responsable du budget d’approuver la demande en apposant sa signature.
Avantages d’Excel :
- Opérations de calculs : Excel et l’administration financière vont de pair. Pour toutes sortes de processus, l’application Office est utilisée pour créer des vues d’ensemble et modifier des listes. C’est pourquoi l’utilisation d’Excel pour les notes de frais semble être un choix évident. Dans Excel, vous pouvez facilement additionner des lignes et multiplier des montants.
- Une mise en forme simple : En outre, Excel est facile à formater, ce qui vous permet d’ajouter et de supprimer facilement les champs qui s’appliquent à votre entreprise.
Inconvénients d’Excel
- Le formatage peut varier selon le dispositif et le programme : Depuis des années, les organisations préfèrent les programmes fonctionnant entièrement dans le cloud aux programmes sur site. Fini donc l’installation de programmes sur votre ordinateur, mais le travail en ligne avec des services cloud comme Office365 ou Google Docs. Le gros inconvénient : tout le monde n’utilise pas l’Excel “standard”, mais différentes éditions. Cela peut poser des problèmes de mise en forme des documents.
- Le partage des feuilles de calcul prend beaucoup de temps : De plus, les documents ne sont pas faciles à partager. Ils doivent être envoyés par courrier électronique, les pièces jointes doivent être ajoutées et déballées, etc.
- Pas de mises à jour en temps réel : Excel ne vous permet pas d’apporter des modifications immédiatement visibles par tous. Par exemple, lorsque vous ajoutez un type de coût au formulaire, seules les personnes ayant téléchargé la même version verront la mise à jour.
- Pas d’images en pièces jointes : Un autre inconvénient est qu’aucune image ne peut être ajoutée dans Excel. Cela signifie que les pièces jointes doivent toujours être ajoutées séparément. Et ceci nous amène au dernier point :
- Le gaspillage de papier lors de l’impression
Modèle de note de frais en Word
Tout comme Excel, ce formulaire commence par un certain nombre de données de base. Le nom, les coordonnées, le numéro de compte bancaire et la date sont nécessaires au bon traitement du formulaire. Dans la colonne du milieu, il y a de la place pour ajouter des articles. Pour ce faire, il faut d’abord noter la date d’achat, puis une description des coûts, un montant hors TVA et un montant TVA comprise. Enfin, il y a un espace pour les montants totaux et la signature du titulaire du budget.
Avantages de Word
- Les employés connaissent le format des fichiers et le programme : Word est couramment utilisé, la plupart d’entre nous ouvrent un .doc tous les jours et nous savons comment remplir et imprimer des formulaires.
- Ajout d’images en tant que pièces jointes : Un autre avantage est que vous pouvez ajouter des images aux documents dans Word. Il n’est donc pas nécessaire de joindre les reçus séparément.
Inconvénients de Word
Word présente de nombreux inconvénients lorsqu’il s’agit de réclamer des dépenses.
- Mise en forme divergente sur différents appareils : Les champs ne sont jamais mis à l’échelle comme vous le souhaitez et sautent parfois de manière aléatoire.
- Pas de calculs automatiques : De même, il n’est pas possible d’effectuer des calculs automatiques dans Word, cela doit être fait manuellement, ce qui prend du temps supplémentaire.
- Gaspillage de papier : Il est dommage d’imprimer du papier pour soumettre et traiter des dépenses, n’est-ce pas ?
- Inefficace et pas en temps réel : Les employés effectuent en fait un travail supplémentaire inutile : un employé copie les données du reçu sur le formulaire et un autre les saisit dans le progiciel de comptabilité. Ce processus est inefficace et source d’erreurs…
- D’autres encore… Malheureusement, les inconvénients d’Excel s’appliquent également à Word.
Notre conseil : n’utilisez pas Word pour soumettre et traiter les demandes d’indemnisation !
D’autres entreprises récoltent les avantages des systèmes de gestion des frais en ligne
Si ce n’est pas Excel ou Word, alors quoi ? Aujourd’hui, il existe toutes sortes de solutions pour la gestion numérique des dépenses. Certaines solutions sont intégrées aux programmes de comptabilité, d’autres aux systèmes de gestion des salaires. Presque toutes les solutions ont la possibilité d’exporter les dépenses dans des formats standard tels que .csv ou .xml, que vous pouvez ensuite importer dans votre système financier.
Avantages de la gestion numérique des frais
- Un logiciel facile à utiliser et des employés heureux : La gestion numérique des dépenses est rapide et facile. Soumettez vos dépenses en prenant simplement une photo du reçu, le logiciel s’occupe du reste. Les organisations décident des champs qu’elles souhaitent que leurs employés remplissent.
- Mise en place facile du flux de travail : La gestion numérique des frais vous permet de mettre rapidement en place un flux de travail. Vous décidez quelles demandes sont envoyées à quel gestionnaire pour être approuvées numériquement, ce qui permet de gagner énormément de temps, car les formulaires ne finissent plus dans les boîtes aux lettres et la communication se fait en ligne.
- Intégration avec le logiciel de comptabilité : Le traitement est également plus efficace de cette manière. Toutes les demandes approuvées sont automatiquement transmises à votre logiciel de comptabilité. Plus de copie de données et moins d’erreurs.
- Des données en temps réel disponibles partout et à tout moment : La plupart des solutions numériques sont entièrement basées sur le cloud, ce qui signifie que tous les employés, où qu’ils soient, ont les données les plus récentes à leur disposition.
- Sauvegarde sécurisée dans le clous : tous les documents sont stockés de manière sécurisée dans le cloud.
Inconvénients de la gestion numérique des frais
Nous pouvons être brefs à ce sujet : la numérisation coûte du temps et de l’argent.
- Temps : les employés doivent s’habituer à une nouvelle méthode de travail et le nouveau logiciel doit être intégré à vos systèmes actuels.
- L’argent : Les nouveaux outils logiciels ne sont jamais gratuits.
Heureusement, nous proposons des manuels utiles et un help desk à nos utilisateurs.
Notre solution offre généralement un retour sur investissement positif, ce qui signifie que vous récupérerez votre investissement assez rapidement. Klippa facture 3,99 EUR par employé et par mois. Dès que votre processus administratif s’accélère avec plus de six minutes par employé par mois, vous verrez déjà un retour sur investissement. En moyenne, le processus traditionnel de soumission, d’approbation et de traitement prend vingt minutes par demande. Avec notre logiciel, cela prend une minute. Comptez vos économies !
Notre solution de gestion des frais vous intéresse ? Alors jetez un coup d’œil à notre page sur la gestion numérique des frais, où nous vous montrons comment Klippa fonctionne. Vous n’êtes pas encore sûr ?
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