Il est largement admis que la suppression des processus papier dans les comptes fournisseurs est une bonne pratique. Alors pourquoi les documents papier dominent-ils encore dans de nombreuses entreprises ? Selon le Payments Journal, pas moins de 70 % de l’ensemble du traitement des factures dans le monde se fait encore sur papier.
La raison la plus souvent invoquée est que les entreprises sont à l’aise avec le processus actuel et qu’elles sont généralement payées à temps. Il n’y a donc pas de besoin direct de changement.
Cependant, à mesure que les entreprises se développent, le nombre de factures à traiter augmente également. Traiter quelques factures papier par semaine est faisable, mais qu’en est-il si cela se transforme en centaines, voire en milliers de factures par semaine ? Cela devient rapidement une tâche coûteuse, chronophage et sujette aux erreurs.
Dans de telles situations, la numérisation des factures peut apporter des avantages considérables à tous les partenaires commerciaux.
Dans cet article, nous allons expliquer le concept de la numérisation des factures, pourquoi vous devriez numériser les factures, ce que vous pouvez en faire une fois qu’elles sont numérisées, et comment vous pouvez numériser les factures avec un logiciel OCR.
Qu’est-ce que la numérisation des factures ?
Le terme “numérisation des factures” est souvent utilisé pour décrire deux choses :
- La numérisation des factures des fournisseurs comme première étape du processus des comptes fournisseurs.
- L’utilisation de factures électroniques, également appelées e-factures, au lieu de factures papier.
Lorsque nous parlerons de la numérisation des factures dans la suite de ce blog, nous ferons référence à la première. Il s’agit du processus de numérisation d’une facture papier en convertissant le document physique en une variante numérique. Cela peut se faire en scannant la facture ou simplement en prenant une photo avec votre appareil photo.
Dans le monde de plus en plus numérique d’aujourd’hui, les scanners matériels sont rarement utilisés. La plupart des entreprises utilisent plutôt une solution de numérisation des factures qui extrait automatiquement les données des factures.
Ces solutions utilisent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour reconnaître le texte et les chiffres présents sur les documents.
Mais nous y reviendrons plus tard. Voyons d’abord pourquoi il est important de numériser les factures.
Pourquoi devez-vous numériser les factures ?
La numérisation des factures est la première étape de la numérisation de vos processus de comptes fournisseurs. Une fois que les données des fournisseurs sont disponibles au format numérique, vous pouvez rationaliser et automatiser le traitement de vos factures.
En outre, il existe de nombreuses raisons de numériser vos factures. Vous trouverez ci-dessous les quatre raisons les plus importantes :
- Vous pouvez traiter les factures 3 fois plus vite
- Vous pouvez économiser jusqu’à 50 % des coûts
- Vous pouvez minimiser le nombre d’erreurs
- Vos employés vous en remercieront
1. Vous pouvez traiter les factures 3 fois plus vite
La numérisation des factures permet de gagner du temps car elle réduit considérablement le temps consacré à la paperasserie, notamment en ce qui concerne la saisie manuelle des données. Les informations peuvent désormais être facilement scannées dans des formats numériques et les données peuvent être extraites des documents beaucoup plus rapidement.
Selon une étude d’Ardent Partners, l’utilisation d’une solution automatisée permet de réduire de trois fois le temps de traitement par rapport à un processus manuel sur papier.
2. Vous pouvez économiser jusqu’à 50 % des coûts
Les entreprises réalisent d’importantes économies en numérisant leurs factures. Pour les factures sortantes, par exemple, vous n’avez plus besoin d’imprimer les factures, ce qui nécessite de l’encre et du papier, et de les envoyer dans des enveloppes. Pour les factures entrantes, les coûts liés au traitement manuel des factures deviennent élevés lorsque vous devez traiter un grand nombre de factures.
L’automatisation permet de réduire ces coûts de moitié. Dans son enquête mondiale sur la facturation électronique, par exemple, EY a constaté que 52 % des entreprises ont déclaré que la réduction des coûts était le principal avantage du traitement sans papier. Selon l’enquête, le coût de traitement d’une facture numérique est inférieur à la moitié de celui d’une facture papier (7 € contre 15 €).
3. Vous pouvez minimiser le nombre d’erreurs
La copie manuelle des données des factures papier entraîne inévitablement des erreurs de saisie. Les taux d’erreur varient généralement entre 0,55 % et 3,6 %, bien que des taux d’erreur atteignant 26,9 % aient été constatés. Même si seulement 1 % des entrées sont erronées, le traitement de seulement 200 factures par mois vous assure de multiples erreurs de saisie de données par mois.
Heureusement, les machines et les ordinateurs peuvent réduire considérablement ces taux d’erreur en éliminant le risque de distraction, les erreurs de frappe et autres erreurs couramment rencontrées lors de la saisie manuelle des données. Cela se traduit par des données de meilleure qualité, plus précises, qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions commerciales bien informées.
4. Vos employés vous en remercieront
Le traitement des factures papier peut être un processus très chronophage et ennuyeux pour les employés. Le travail excessif de saisie de données peut également entraîner des problèmes physiques et psychologiques, tels que la fatigue oculaire, le syndrome du canal carpien, la ténosynovite et le stress émotionnel.
En revanche, il a été constaté que l’automatisation améliore la satisfaction et l’engagement des employés. Elle permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus significatives et plus utiles et leur donne une gratification instantanée de leur travail quotidien. Cela semble être une bonne affaire, non ?
Que pouvez-vous faire avec des factures numérisées ?
La numérisation des factures améliore la précision tout en renforçant l’efficacité de vos employés et de l’ensemble des opérations. Mais quels flux de travail bénéficient le plus de la numérisation des factures ? Passons en revue certains d’entre eux pour vous montrer comment la numérisation des factures peut faire progresser votre entreprise.
- Sauvegarde des copies numériques des factures
- Extraction de données des factures
- Traitement automatisé des factures
1. Sauvegarde des copies numériques des factures
Selon un rapport de McKinsey, les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour, soit 9,3 heures par semaine, à chercher et à rassembler des informations. Le temps consacré à ces recherches inefficaces pourrait être productif si les informations étaient faciles d’accès, mais ce n’est souvent pas le cas.
L’une des façons d’améliorer la gestion des documents est de numériser vos papiers de bureau essentiels dans des formats numériques. Vous pouvez numériser vos factures ou tout autre document papier en utilisant des applications mobiles pour créer des copies numériques.
L’utilisation de balises pertinentes permet de les retrouver plus rapidement. Marquez les documents avec un nom de fichier descriptif, la date de création du document, etc. Si vous devez effectuer cette opération en masse, n’oubliez pas de lire notre blog sur la façon de renommer des fichiers PDF en fonction de leur contenu.
En stockant les factures sous forme numérique, elles prennent moins de place, sont plus faciles d’accès et risquent moins d’être endommagées. En prime, vous ne perdrez plus de temps à chercher une facture perdue dans un entrepôt poussiéreux.
2. Extraction de données des factures
L’extraction des données des factures peut être effectuée manuellement par des employés qui analysent la facture pour y déceler des erreurs, lisent le texte qu’elle contient et le saisissent dans un logiciel pour le stocker et le récupérer ultérieurement. Cette opération peut être effectuée tant pour les factures sur papier que pour les factures numériques.
Toutefois, si vous disposez de copies numériques de vos factures, il est également possible de faire extraire les données par des machines. Un logiciel OCR, par exemple, est capable d’extraire des données structurées d’images, de scans et de fichiers sans aucune intervention humaine.
Ces logiciels sont basés sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, ce qui permet d’améliorer la précision, de travailler plus efficacement et d’économiser de précieuses ressources.
3. Traitement automatisé des factures
Le flux de travail qui bénéficie le plus de la numérisation des factures est sans aucun doute le traitement des factures. Lorsque les volumes sont faibles, il est tout à fait acceptable de traiter les factures papier manuellement. Mais lorsque vous devez traiter et approuver des milliers de factures par mois, cela devient rapidement un cauchemar comptable sans fin.
Une solution automatisée intelligente permet de traiter les factures plus efficacement. Elle consiste à extraire les données des factures à l’aide de l’OCR, comme expliqué ci-dessus, et à saisir ces données de manière transparente dans votre système ERP ou comptable.
Cela peut sembler encore un peu vague, alors examinons plus en détail les étapes de ce processus.
Comment numériser les factures avec l’OCR ?
Nous savons tous comment fonctionne le processus manuel de capture des factures, mais comment une solution automatisée exécute-t-elle cette tâche ? Dans les paragraphes suivants, nous allons aborder les trois étapes d’un processus automatisé de capture de factures :
- Chargement de la facture dans le logiciel d’OCR
- Conversion de l’image en un fichier texte
- Analyse du TXT en JSON
1. Chargement de la facture dans le logiciel d’OCR
Dans la première étape du processus, une image ou un fichier PDF d’une facture doit être téléchargé vers le logiciel d’OCR. Cela peut se faire via une application mobile ou web.
Le logiciel numérise et optimise la qualité de l’image. Il augmente les niveaux de gris, optimise la luminosité et détecte les bords du document. Pour que l’OCR fonctionne parfaitement, il est important que vous puissiez numériser la version la plus claire possible du document. Un texte flou ou des marques dans l’image peuvent provoquer des erreurs.
L’objectif de cette étape est d’améliorer la qualité de l’image. Ainsi, les distorsions sont éliminées et les caractéristiques de l’image sont améliorées. Cette étape est très importante car elle augmente le taux de précision des étapes suivantes.
2. Conversion de l’image en un fichier texte
À l’étape suivante, le logiciel OCR convertit automatiquement l’image en texte (TXT). Il analyse les motifs clairs et foncés qui composent les lettres et les chiffres pour transformer l’image numérisée en texte.
À ce stade, toutes les données de la facture sont extraites, mais pas encore structurées. Cela signifie qu’elles ne peuvent pas encore être interprétées ou traitées par d’autres applications.
3. Analyse du TXT en JSON
Au cours de la dernière étape du processus, le logiciel d’OCR identifie la nature réelle de chaque partie de la facture. Il détermine si un champ correspond au numéro de facture, au montant total, à la date d’émission, etc.
Il convertit le fichier texte en un format structuré, tel que JSON. JSON est couramment utilisé pour la transmission de données dans les applications Web, car il s’agit d’un format textuel standard pour la représentation de données structurées.
À partir de là, il est très facile de stocker la facture capturée dans un format récupérable comme une base de données ou un système ERP.
Numérisez vos factures avec Klippa DocHorizon
Tout au long de cet article, nous avons discuté de l’importance de la numérisation des factures et de la façon dont vous pouvez le faire avec un logiciel OCR. Mais comprendre comment il peut être adapté à votre cas d’utilisation spécifique et intégré en douceur dans les opérations existantes est une autre chose.
C’est là que nous pouvons vous aider. Notre solution de traitement intelligent des documents, Klippa DocHorizon, aide les organisations du monde entier à automatiser les flux de travail liés aux documents.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de certaines de ses caractéristiques et fonctionnalités :
- Envoi de fichiers à tout moment et en tout lieu via l’application, le web et le courrier électronique.
- Extraction en temps réel des points de données importants
- Traitement rapide et précis en quelques secondes
- Transformation des fichiers JPG, PNG et PDF en texte consultable grâce à l’OCR.
- Exportation vers des formats tels que PDF ou CSV structuré, XLSX, XML et JSON.
- Intégration facile via l’API ou le SDK
- Classez et triez les documents pour améliorer la vue d’ensemble
- Masquage des données sensibles, de l’anonymisation à la suppression.
- Vérifier les documents et les points de données par recoupement avec d’autres sources
Dans la vidéo suivante, nous donnons une explication facile à suivre du fonctionnement de Klippa DocHorizon.
Klippa DocHorizon est une solution parfaite pour les entreprises qui gèrent de gros volumes de factures. Elle vous permet d’extraire les données des factures et d’accélérer la saisie des données dans votre logiciel comptable ou ERP. Ainsi, non seulement vous n’avez plus besoin de stocker des dossiers papier, mais vous libérez également vos employés de tâches fastidieuses et chronophages.
Si vous souhaitez en savoir plus sur nos services, n’hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de répondre à toutes vos questions. Vous pouvez également programmer une démonstration gratuite en ligne ci-dessous.