Selon une étude de l’International Data Corporation (IDC), la saisie manuelle des données des factures représente 30 % du temps des services comptables et des teneurs de livres. Cela signifie que près d’un tiers de leur temps est consacré à une tâche qui peut facilement être automatisée. Un temps qui n’est pas utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Lorsque des factures sont reçues par une entreprise, elles proviennent de plusieurs sources et les données doivent être saisies dans le système comptable. Il peut s’agir de factures papier, de fichiers PDF, de documents Word et d’innombrables autres formats. Les factures peuvent comporter des rubriques qui doivent également être extraites des documents papier.
Comme vous le savez probablement déjà, cela fait du traitement des factures une tâche longue et fastidieuse, qui entraîne de longs délais d’exécution, des erreurs humaines et des problèmes de sécurité des données. Mais malheureusement, personne ne peut se passer d’une comptabilité et de documents comptables à jour.
Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) sont la solution à ce casse-tête comptable.
Dans cet article, nous vous expliquons les avantages de l’utilisation d’un logiciel OCR pour la comptabilité, son fonctionnement et comment il peut changer la façon dont vous gérez votre comptabilité.
Mais d’abord, jetons un coup d’œil aux problèmes du processus traditionnel !
Quel est le problème de la comptabilité traditionnelle ?
Les services comptables traitent divers documents financiers tels que des factures, des reçus ou des bons de commande dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Et à mesure qu’une entreprise se développe, ils doivent gérer et traiter un grand nombre de ces documents.
Les entreprises ont tendance à disposer d’équipes spécialisées chargées de vérifier les documents financiers, de saisir les données dans leur logiciel comptable ou ERP, de vérifier les données par rapport aux pièces justificatives et, enfin, d’effectuer des transactions si nécessaire.
Par exemple, une entreprise peut avoir besoin de vérifier la facture d’un fournisseur par rapport à un bon de commande (PO) qu’elle a passé, avant d’approuver la facture. Faire cela manuellement présente plusieurs défis, dont certains semblent évidents, d’autres sont peut-être nouveaux pour vous. C’est pourquoi la section suivante vaut vraiment la peine d’être lue.
Longs délais d’exécution
Selon une étude menée par Ardent Partners, il faut en moyenne 8,3 jours pour traiter manuellement une facture. Il s’agit d’un délai considérable qui peut entraîner un retard de paiement. Un retard qui peut engendrer des pénalités de retard, mais aussi un retard dans la mise à jour financière de l’entreprise.
C’est aussi du temps qui détourne vos équipes de tâches et d’actions plus axées sur le développement financier ou créatif de votre entreprise.
Un gouffre financier
Selon une étude de Researchgate, le coût du traitement manuel d’une facture est estimé à 14 €. Multipliez ce montant par le nombre de factures que vous avez à traiter. Oui, c’est très cher. Oui, c’est une somme d’argent énorme.
Un risque d’erreur plus élevé
Toute tâche répétitive, telle que la copie manuelle des données des factures et des reçus, entraîne inévitablement des erreurs. Et ces erreurs peuvent avoir des conséquences coûteuses. Vous pouvez, par exemple, faire une erreur dans la déclaration de revenus de votre entreprise et recevoir une amende. Ces erreurs proviennent du fait que la saisie manuelle des données est une tâche fastidieuse et que vos employés sont facilement distrait par nature.
Le risque de perdre des factures
Avec le va-et-vient constant entre les différentes équipes, la perte d’une facture est monnaie courante. Selon une étude de l’IOFM, 39,5% des salariés considèrent les factures perdues ou égarées comme leur principal défi.
Ces factures sont perdues mais doivent tout de même être honorées et intégrées dans votre logiciel de comptabilité. Bien entendu, vous ne vous en rendez compte qu’après l’envoi d’un rappel par votre créancier, ce qui entraîne souvent des pénalités de retard et une relation dégradée.
Une place à la fraude
Lors du traitement de grandes quantités de factures, il est difficile de remarquer les factures soumises deux fois. Et même lorsque vous le pouvez, vous avez déjà commencé à lire la facture et à la traiter. Vous perdez donc à nouveau du temps, mais cette fois sur une facture en double.
En outre, comment pouvez-vous détecter qu’un chiffre ou un poste de la facture a été modifié ? Les fraudeurs peuvent, par exemple, modifier le compte bancaire ou le montant total à payer. Si cela est fait habilement, il est presque impossible de détecter ces tentatives à l’œil nu. Résultat : vous pouvez inclure des informations frauduleuses ou enregistrer deux fois la même facture.
Ce sont autant de défis qui se dressent entre vous et une gestion fluide des factures.
Heureusement, nous allons voir dans les paragraphes suivants comment les logiciels d’OCR peuvent servir de solution.
L’utilisation de l’OCR en comptabilité
Mettez fin aux bureaux couverts de papier, aux comptables épuisés et aux écrans rougissants, des maux de tête et des calculs interminables. Plus sérieusement, utiliser une solution OCR pour la comptabilité, c’est automatiser le traitement des factures, reçus et autres documents financiers. Vous donnerez à votre entreprise un énorme gain d’efficacité et verrez votre productivité s’améliorer.
La reconnaissance optique de caractères, ou OCR, est une technologie qui transforme tout texte manuscrit ou dactylographié en texte numérique. Une fois reconnues et extraites, les données sont structurées et prêtes à être traitées dans votre programme comptable ou ERP.
Cela signifie que vous pouvez numériser des documents financiers et automatiser leur traitement et leur gestion. Mais pourquoi le faire ? Quels sont les avantages pour votre entreprise ?
Les avantages de l’OCR pour la comptabilité
L’utilisation d’un logiciel d’OCR pour la comptabilité présente plusieurs avantages. Vos employés ne sont plus accablés par des montagnes de factures à traiter. Le processus est beaucoup plus facile. L’ensemble du processus est rationalisé et automatisé.
Nous allons aborder les avantages les plus importants plus en détail ci-dessous.
Un temps de traitement des factures 3 fois plus rapide
Les logiciels OCR permettent de gagner du temps car ils réduisent considérablement le temps consacré à la paperasserie, principalement dans le domaine de la saisie manuelle des données. Les informations sont désormais facilement numérisées dans des formats numériques et les données extraites des documents beaucoup plus rapidement.
En fait, l’étude d’Ardent Partners citée précédemment a révélé que l’utilisation d’une solution automatisée permet de traiter une seule facture trois fois plus vite.
Des économies considérables (jusqu’à 75 %)
En éliminant les processus inefficaces de saisie et de vérification manuelles des données, vous pouvez réduire les coûts opérationnels jusqu’à 75 %. Vous pouvez réduire le coût du personnel chargé des aspects de la comptabilité liés aux données. En outre, cela vous permet d’éliminer les coûts de stockage et de traitement des documents connexes.
Une plus grande précision
Les logiciels OCR s’appuient sur des algorithmes d’IA pour offrir un haut degré de précision lors de l’extraction des données des documents. Une seule petite coquille dans la comptabilité pouvant entraîner des résultats redoutables, cet aspect est de la plus haute importance pour les comptables.
La plupart des solutions OCR garantissent un taux de précision supérieur à 90 %. Si vous souhaitez un taux de précision aussi proche de 100 % que possible, vous pouvez choisir d’inclure un employé dans le processus. C’est ce qu’on appelle l’automatisation “Human-in-the-Loop” (HITL).
Avec l’automatisation HITL, la majorité du travail est automatisée. Sur la base de règles commerciales, telles qu’un seuil de confiance (par exemple inférieur à 70 %) ou toutes les factures d’un certain fournisseur (par exemple parce que vous savez qu’elles posent problème), vous pouvez diriger les documents vers un employé qui les vérifiera manuellement.
De cette façon, vous combinez le meilleur de l’intelligence humaine avec la puissance de l’IA et atteignez un niveau de précision encore plus élevé.
Amélioration de l’évolutivité
Bien sûr, pour de faibles volumes, il est tout à fait normal qu’un employé du service financier traite manuellement 50 factures par mois. Mais que se passe-t-il si vous devez traiter et approuver des milliers de factures par mois ? Allez-vous faire passer votre équipe financière de 1 à 100 personnes, ou allez-vous essayer d’automatiser cette tâche ?
En mettant en œuvre une solution automatisée, les entreprises maîtrisent leurs frais généraux et réduisent la complexité opérationnelle liée à l’évolution. De plus, les fournisseurs de logiciels peuvent faire évoluer automatiquement leurs serveurs à la demande, sans avoir à recruter de personnel supplémentaire, à louer des bureaux, à signer des contrats, etc.
Maintenant que vous savez une chose ou deux sur les avantages de l’utilisation de l’OCR pour la comptabilité, la dernière question à laquelle il faut répondre est de savoir comment cela fonctionne. Dans la section suivante, nous allons vous guider à travers les différentes étapes du processus.
Comment fonctionne le logiciel d’OCR pour la comptabilité ?
L’OCR pour la comptabilité présente de nombreux cas d’utilisation intéressants en ce qui concerne l’automatisation des flux de travail liés aux documents. Le cas le plus courant pour les documents financiers est l’OCR pour factures, également appelé numérisation des factures et traitement automatisé des factures.
Pour expliquer le fonctionnement du logiciel OCR, nous allons aborder les trois étapes de ce cas d’utilisation :
- Capturer et télécharger la facture vers le logiciel OCR
- Convertir l’image en fichier texte
- Analyse du TXT en JSON
1. Capturer et télécharger la facture vers le logiciel d’OCR
Dans la première étape du processus, une image ou un fichier PDF d’une facture doit être téléchargé vers le logiciel d’OCR. Cela peut se faire via une application mobile ou web.
La facture peut être téléchargée avec ou sans arrière-plan. Si l’image est envoyée non rognée, le logiciel coupera automatiquement l’arrière-plan.
Il est important que l’image contienne la totalité de la facture, sans aucun bruit et avec une qualité décente pour garantir un résultat précis. Si cela est difficile à réaliser avec une solution existante, la qualité de l’image peut être améliorée en utilisant un SDK de numérisation mobile.
2. Conversion de l’image en fichier texte
Dans l’étape suivante, le logiciel OCR convertit automatiquement l’image en texte (TXT). Toutes les données de la facture sont extraites, mais pas encore structurées. Cela signifie qu’elles ne peuvent pas encore être interprétées ou traitées par d’autres applications.
3. Analyse du TXT en JSON
Dans la troisième étape du processus, le logiciel reconnaît ce qu’est réellement chaque partie de la facture. Il détermine quelle partie est, par exemple, le numéro de facture, le montant total, l’adresse ou la date d’achat.
Il convertit le fichier texte en un format structuré, tel que JSON. Ce format est couramment utilisé pour la transmission de données dans les applications Web, car il s’agit d’un format textuel standard pour la représentation de données structurées.
À partir de là, il est très facile de traiter les données de la facture capturée dans votre programme de comptabilité.
Automatisez votre comptabilité avec Klippa
Tout au long de cet article, nous avons évoqué les avantages et les fonctionnalités des logiciels d’OCR pour la comptabilité. Mais comprendre comment l’adapter à votre cas d’utilisation spécifique et l’intégrer en douceur dans les opérations existantes est une autre chose.
C’est là que nous pouvons vous aider. Notre solution de traitement intelligent des documents, Klippa DocHorizon, peut être intégrée via l’API ou le SDK Klippa. Comme elle est créée de manière conviviale pour les développeurs, nos composants peuvent facilement être intégrés dans le logiciel existant d’une organisation.
Comme notre solution est bien documentée, les développeurs trouveront toutes les informations dont ils ont besoin pour la mettre en œuvre avec succès. Ainsi, la solution Klippa peut être intégrée en un jour.
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