Comment le secteur médical automatise ses processus administratifs avec l’OCR ?

On entend souvent dire que le secteur de la santé est sous pression : manque de personnel, rythme intense… et en plus de cela, une quantité écrasante de paperasse à gérer. La surcharge administrative est devenue un véritable fléau, à la fois pour les professionnels de santé, déjà sursollicités qui souhaitent passer plus de temps auprès de leurs patients, qui eux en subissent indirectement les conséquences. Mais si on vous disait qu’il existe des solutions pour alléger ce fardeau ?

Aujourd’hui, des technologies innovantes comme l’OCR (reconnaissance optique de caractères) et l’intelligence artificielle permettent d’automatiser une grande partie des tâches administratives.

Dans cet article, nous vous présentons ces technologies et explorons comment elles peuvent transformer concrètement le quotidien dans le secteur de la santé.

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Les Points Clés :

• Le domaine de la santé fait face à beaucoup de défis, dues à une charge de travail administrative intensive et des procédures manuelles.
• Les logiciels OCR permettent l’automatisation de nombreuses tâches et procédures comme le traitement des ordonnances en pharmacies, ou celles des factures.
• Les bénéfices des logiciels OCR sont nombreux comme la réduction des coûts, la rapidité des traitements des documents médicaux, et une satisfaction des personnels et des patients améliorés.

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Qu’est-ce que l’OCR dans le domaine de la santé ?

L’OCR est une technologie qui permet d’extraire du texte des documents. Combiné à l’IA, ce texte est reconnu, et peut-être classer, anonymiser et plus encore. Dans le domaine de la santé l’OCR permet de facilement traiter et d’automatiser les processus incluant les documents tels que les cartes d’assurance maladie, les ordonnances, ou même les factures ou carte d’identité. 

Acquérir ces technologies permet de traiter plusieurs challenges que vous pouvez rencontrer au quotidien en tant qu’agent du secteur médical. Voyons ensemble lesquels. 

Les défis dans le secteur de la santé lié aux taches administratives

De nombreux pays adoptent progressivement la facturation électronique, chacun à son propre rythme. Dans le secteur de la santé, de nombreux professionnels, qu’ils soient médecins, infirmiers, agents administratifs ou gestionnaires, expriment régulièrement leurs préoccupations concernant la lourdeur des procédures administratives quotidiennes. Ces tâches, souvent répétitives, chronophages, et surtout manuelles, impactent non seulement leur efficacité, mais aussi la qualité de l’accueil et du suivi des patients. Parmi les principaux défis identifiés :

• Temps de traitement documentaire élevés
  La gestion manuelle de documents médicaux tels que les ordonnances, dossiers médicaux ou les cartes mutuelles ou vitales prend énormément de temps au personnel médical. À l’échelle d’un établissement, le temps consacrés au traitement documentaire ainsi que les ressources humaines accumulent rapidement les coûts et réduisent la marge de manœuvre budgétaire.
  
• Un accueil patient long et complexe
  L’enregistrement des patients, la vérification des informations, la collecte de documents justificatifs ou encore la gestion des consentements peut rallonger considérablement les temps d’attente. Cela affecte non seulement l’expérience des patients, mais crée aussi une pression supplémentaire sur les équipes d’accueil.
  
• Un traitement fastidieux des ordonnances, factures et autres documents
  La saisie manuelle des informations issues des ordonnances, des feuilles de soins, des factures ou des prescriptions entraîne une perte de temps considérable et augmente le risque d’erreurs, pouvant avoir des conséquences sur le suivi médical ou le remboursement.
  
• Une surcharge administrative généralisée
  De manière plus globale, la charge de travail administratif pèse lourdement sur les équipes médicales et paramédicales, souvent au détriment de leur mission première : prendre soin des patients. Cette surcharge peut aussi entraîner un épuisement professionnel, un turnover élevé et une baisse de la satisfaction au travail.
  

Si vous lisez cet article, vous avez surement reconnu un de ces défis du quotidien. La solution ? L’OCR ! Dans la section suivante, nous allons voir comment l’OCR peut être utiliser au sein des différents processus dans le secteur santé pour améliorer le quotidien des professionnels et des patients.

Comment l’OCR est utilisé dans le secteur du médical ?

Avec l’augmentation des volumes de documents médicaux et administratifs, la digitalisation devient incontournable. L’OCR joue ici un rôle central en automatisant des procédures chronophages mais indispensable. Voyons ensemble comment cette technologie révolutionne le quotidien des laboratoires, pharmacies et hôpitaux.

Laboratoires : un parcours patient digitalisé et sans friction

Dans les laboratoires, le passage d’un parcours papier à un parcours numérique grâce à l’OCR permet un gain de temps considérable et une réduction des erreurs.

Comment l’OCR intervient :

• Lors de la prise de rendez-vous en ligne, les patients peuvent téléverser leurs documents (ordonnance, carte vitale, carte mutuelle). L’OCR extrait automatiquement les données essentielles (nom, numéro de sécurité sociale, nom du médecin, date de prescription) pour pré-remplir les dossiers.
• Pour les visites spontanées, un scan rapide de la pièce d’identité ou de la carte mutuelle à une borne ou sur un terminal mobile permet d’identifier rapidement le patient.
• L’OCR permet aussi de lier les examens demandés à des codes LOINC, une nomenclature standardisée, garantissant que les analyses soient comprises de la même manière entre laboratoires.
• Il vérifie si le professionnel de santé prescripteur est enregistré dans le fichier RPPS, prévenant les fraudes.
• Grâce à la reconnaissance de dates, le système peut alerter si une ordonnance est expirée.
• Enfin, même en cas de prescription manuscrite, l’OCR détecte les informations pertinentes grâce à des algorithmes avancés de traitement d’écriture manuscrite.

Documents pris en charge : ordonnance et prescriptions, carte mutuelle, documents d’identité.

Pharmacies : sécuriser les délivrances et éviter les erreurs

Les pharmacies sont un point de contrôle crucial pour la sécurité du patient. L’OCR permet ici une automatisation sécurisée du traitement des ordonnances.

Comment l’OCR intervient :

• Lorsque l’ordonnance est scannée, l’OCR lit automatiquement le nom des médicaments, leur dosage, la fréquence de prise et la durée du traitement. Ces données sont ensuite injectées directement dans le logiciel de gestion, réduisant les risques de mauvaise lecture ou d’erreur humaine.
• En cas de prescription manuscrite, l’OCR interprète les termes médicaux parfois peu lisibles et les structure pour qu’ils soient compréhensibles pour le pharmacien.
• Il peut aussi analyser les molécules prescrites (en lien avec une base pharmacologique), et déclencher une alerte en cas d’interaction potentiellement dangereuse.
• Le processus de double vérification devient plus rapide : le premier pharmacien contrôle l’ordonnance validée automatiquement, tandis que le second prépare les médicaments selon les instructions OCRisées.
  

Documents pris en charge : ordonnance et prescriptions, carte mutuelle, documents d’identité.

Hôpitaux : automatiser la gestion documentaire et la facturation

La charge administrative des hôpitaux est colossale. L’OCR permet d’automatiser le traitement des documents pour gagner en efficacité, notamment dans la gestion financière.

Comment l’OCR intervient :

• Lorsqu’un bon de livraison ou une facture est scanné, l’OCR extrait les données clés (numéro de document, fournisseur, date, montant total, TVA…) et les rend exploitables pour les systèmes ERP ou GEF (gestion financière).
• Actuellement, dans de nombreux hôpitaux, la GED (gestion électronique de documents) et la GEF ne sont pas interconnectées. Grâce à l’OCR, il devient possible de créer un pont entre les deux systèmes : les documents scannés dans la GED sont automatiquement transmis au module financier avec les bonnes données structurées.
• Ce processus réduit les délais de traitement, évite les doubles saisies et limite les erreurs comptables.
  

Documents concernés : bons de livraison, factures.

Comme vous pouvez le constater, les cas d’usage de l’OCR dans le secteur médical sont multiples, et ceux présentés ci-dessous ne représentent qu’un aperçu des possibilités offertes.

Bénéfices de l’OCR dans la santé

Mettre en place une solution d’OCR performante dans votre structure médicale permet de transformer en profondeur la façon dont vous traitez les informations, améliorez vos processus, et servez vos patients. Voici les bénéfices majeurs à en attendre :

Réduction du traitement manuel des documents médicaux et financiers

Qu’il s’agisse d’ordonnances, de factures, de cartes mutuelles ou encore de bons de livraison, le traitement manuel de ces documents est souvent long, coûteux et source d’erreurs. L’OCR change la donne en permettant une extraction automatique des données clés, suivie d’un classement structuré et d’un rattachement instantané aux bons processus.

Chaque document devient traçable tout au long de son cycle de vie, ce qui améliore considérablement le suivi et la gestion documentaire. Cela résulte en des délais de traitement réduits jusqu’à 90 %, et des équipes qui peuvent enfin se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Précision accrue et traitement accéléré

L’OCR moderne, lorsqu’il est combiné à l’intelligence artificielle, permet d’atteindre des niveaux de précision particulièrement élevés, y compris dans le traitement d’écritures manuscrites ou de documents complexes tels que les ordonnance, ou des factures. Grâce aux avancées du machine learning, ces technologies peuvent désormais reconnaître et extraire des données avec une précision allant jusqu’à 99 %. 

Pour garantir une fiabilité absolue, l’intégration de human-in-the-loop (humain dans la boucle) permet d’atteindre un taux de précision de 100 %, en combinant la puissance de l’automatisation avec le discernement humain.

Amélioration de l’efficacité opérationnelle pour passer plus de temps avec les patients

Automatiser les processus documentaires, c’est réduire la charge administrative. En s’appuyant sur des solutions intelligentes de traitement de documents, vous pouvez déléguer les tâches répétitives à des systèmes automatisés, libérant ainsi vos collaborateurs pour des missions à plus forte valeur ajoutée comme de passer plus de temps auprès de leurs patients. 

Cela permet de mobiliser moins de personnel pour des opérations manuelles fastidieuses, tout en augmentant la productivité globale. L’optimisation des ressources internes devient alors un levier stratégique pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la rentabilité.

Conformité réglementaire et protection des données

Dans le secteur de la santé, la sécurité et la conformité sont primordiales. Grâce à l’OCR, le traitement des documents respecte pleinement les exigences du RGPD ainsi que les normes propres au domaine médical. 

Les données sensibles sont conservées de manière sécurisée, et chaque action effectuée sur un document est automatiquement tracée, vous garantissant une transparence totale. Avec cela, vous réduisez significativement le risque d’erreurs ou de non-conformité, et vous vous protégez contre les sanctions liées au non-respect des obligations légales.

Meilleure expérience des patients dès l’accueil

Un parcours patient fluide commence par une gestion documentaire efficace. L’OCR permet de simplifier les démarches administratives dès l’arrivée. Un enregistrement rapide avec scan de carte mutuelle ou pièce d’identité permet une attente à l’accueil moindre et une meilleure impression dès les premiers instants.

Intégration transparente avec les systèmes de santé existants

Les solutions OCR modernes sont conçues pour s’intégrer facilement aux systèmes en place : GED, GEF, ERP santé, logiciel de gestion de laboratoire ou de pharmacie… Cela permet une automatisation des flux de données entre les systèmes, moins de ressaisies manuelles et une meilleure interopérabilité dans tout l’écosystème médical.

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L’automatisation des tâches administratives soulage les professionnels de santé, en éliminant la saisie manuelle, en réduisant les erreurs et en accélérant les processus. Avec Klippa DocHorizon, simplifiez la gestion documentaire grâce à une solution intelligente et sécurisée, pensée pour le secteur de la santé.

La solution OCR pour documents médicaux de Klippa technologie vous apporte :

• OCR haute précision : Extrayez automatiquement les données clés de tous types de documents comme les cartes vitales, ordonnances, factures, etc. avec un taux de fiabilité élevé.
• Anonymisation des données : Protégez la vie privée en masquant automatiquement les informations sensibles, en conformité avec les réglementations en vigueur (RGPD, HIPAA, etc.).
• Intégration fluide : Connectez facilement notre solution à vos systèmes existants via API ou SDK.
• Détection de la fraude : Vérifiez l’authenticité des documents et détectez les activités suspectes grâce à une analyse automatisée.
• Classement automatisé : Triez et organisez automatiquement les documents selon leur contenu et les champs de données extraits.
  

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