De nombreuses entreprises à travers le globe sont à la recherche des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour améliorer leurs processus commerciaux.
En fait, selon Grand View Research, le marché de l’OCR devrait connaître une croissance annuelle avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 16,7 % entre 2021 et 2028.
À présent, vous souhaitez peut-être vous aussi tirer parti de la technologie OCR. En raison des différentes options qui s’offrent à vous, vous ne savez peut-être pas si vous devez investir dans une solution OCR sur site ou dans une solution d’OCR sur le cloud.
Les deux solutions présentent des avantages considérables pour les entreprises. Pourtant, il y a des éléments essentiels à prendre en compte avant de choisir l’une plutôt que l’autre.
Pour vous aider à prendre votre décision, nous allons examiner les différences entre les deux options dans ce blog et vous fournir une liste de quelques fournisseurs d’OCR sur site.
Qu’est-ce que l’OCR sur site ?
L’OCR sur site, par essence, est un logiciel OCR qui est installé localement sur une infrastructure de serveur sous votre gestion. Avec l’OCR sur site, les documents et les données ne quittent pas l’infrastructure de votre organisation.
Au contraire, avec la solution sur le cloud, vos documents et vos données passent de vos serveurs à des serveurs externes, desquels vous recevrez les données en retour une fois le processus d’OCR terminé. En raison de ce transfert de données, vous avez moins de contrôle sur vos données.
L’OCR sur site est souvent privilégié par les grandes entreprises ayant de lourdes exigences en matière de sécurité, de réglementation de la confidentialité ou de procédures de conformité. C’est le cas, par exemple, des banques, des compagnies d’assurance et des entreprises de secteurs hautement réglementés.
Une solution sur site est généralement trop onéreuse pour les petites entreprises par rapport aux avantages.
Quels sont donc les avantages du déploiement d’un logiciel OCR sur site ? C’est ce que nous allons voir maintenant !
Les avantages de l’OCR sur site
L’hébergement d’un logiciel OCR dans le réseau ou les systèmes de votre organisation présente de nombreux avantages. Ces avantages sont les suivants
- Contrôle total des données
- Contrôle total des mesures de sécurité
- Aucune dépendance supplémentaire vis-à-vis du fournisseur
Ces avantages pèsent plus lourd que tous les inconvénients dans les secteurs fortement réglementés tels que la banque, le droit, les assurances et les transports, pour n’en citer que quelques-uns.
Contrôle total des données
La confidentialité des données est devenue de plus en plus importante depuis que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a été imposé en 2018 en Europe.
Avec une solution OCR sur site, les entreprises peuvent conserver un contrôle total sur les données car celles-ci restent dans l’infrastructure interne.
La confidentialité des données est souvent un sujet de préoccupation dans les secteurs hautement réglementés, et les logiciels et serveurs OCR auto-hébergés ont donc une priorité plus élevée.
Prenons l’exemple des institutions gouvernementales. Peu d’entre elles sont prêtes à prendre le risque de voir des informations classifiées bloquées ou perdues si un problème survient du côté du fournisseur OCR.
Ainsi, ces organisations préfèrent choisir de déployer la solution sur site plutôt que d’utiliser une solution dans le cloud pour assurer la conformité aux réglementations sur la confidentialité des données telles que la RGPD.
Contrôle total des mesures de sécurité
La sécurité des données est aussi importante que leur contrôle ; pour maintenir la conformité à la RGPD et éviter les violations de données. Lorsque le logiciel OCR est installé dans votre infrastructure, les mesures de sécurité visant à protéger vos données vous sont connues.
Avec la solution sur site, vous pouvez appliquer vos propres normes de sécurité informatique au logiciel OCR. Ainsi, vous pouvez vous assurer que les données sont bien protégées contre tout accès non autorisé.
Il n’y a pas lieu de s’inquiéter de savoir si votre fournisseur OCR héberge la solution sur des serveurs certifiés ISO, tant que vos serveurs, votre matériel et votre infrastructure sont bien sécurisés.
Aucune dépendance supplémentaire vis-à-vis du fournisseur
Une fois l’OCR sur site déployé dans votre environnement et vos paramètres, vous ne dépendez plus du fournisseur.
Bien sûr, il existe des exceptions. Certains fournisseurs proposent des accords de niveau de service (SLA) supplémentaires en plus des SLA standard.
Comme indiqué précédemment, les mesures de sécurité et la confidentialité des données sont sous votre contrôle avec un logiciel OCR déployé sur site. En outre, vous n’avez pas à vous soucier de savoir si le fournisseur peut garantir un temps de disponibilité de 99,9 %.
En bref, c’est à vous de décider si vous êtes moins dépendant ou totalement indépendant du fournisseur.
Bien sûr, aucune solution n’est parfaite. L’OCR sur site présente des inconvénients qu’il convient de prendre en considération. Nous allons maintenant passer en revue ces inconvénients.
Inconvénients de l’OCR sur site
Aucune solution n’est parfaite ou ne convient à tous les scénarios. La solution sur site, tout comme la solution OCR basée sur le cloud, présente certains inconvénients.
Ces inconvénients sont les suivants :
- Le déploiement et la maintenance du logiciel
- Un investissement en capital important
- Un temps de mise en œuvre plus long
- Une flexibilité moindre
- Moins d’évolutivité
Décortiquons-les un par un.
Le déploiement et la maintenance du logiciel
Des ressources techniques sont nécessaires pour s’assurer que l’infrastructure du serveur est adéquate afin que le logiciel puisse être déployé sur place. Que ces connaissances techniques ou cette expertise proviennent de l’intérieur ou de l’extérieur, les coûts globaux d’installation seront augmentés.
En plus des coûts associés au déploiement du logiciel, vous devez garder à l’esprit que la maintenance du logiciel coûte également du temps et de l’argent.
Les entreprises mettant en œuvre un logiciel OCR sur site sont responsables de la maintenance et de l’hébergement de la solution. Elles doivent donc consacrer ou embaucher des ressources humaines nécessaires pour assurer la maintenance du logiciel (administrateurs système).
C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises disposant d’un budget et de ressources techniques limités évitent l’option sur site.
Un investissement en capital important
Lorsqu’elles choisissent une solution OCR sur site, les organisations doivent dépenser un capital important au départ. Ces frais dépendent du cas d’utilisation, de l’ampleur du projet et de la méthode de déploiement.
Par conséquent, ce n’est peut-être pas la solution adaptée pour les petites entreprises aux ressources limitées.
En plus des frais de licence et des coûts d’installation, les organisations doivent se rappeler que la maintenance régulière et les accords de niveau de service supplémentaires augmentent les coûts. Il est essentiel de continuer à soutenir et à mettre à niveau les logiciels ou le matériel pour renforcer la sécurité des données.
À long terme, il est toujours moins coûteux de s’assurer que la sécurité des données est conforme aux normes que, par exemple, de payer des sommes importantes (souvent des millions) pour une amende concernant la RGPD.
Un temps de mise en œuvre plus long
L’un des principaux inconvénients de l’OCR sur site est le temps nécessaire à une entreprise avant de pouvoir déployer sa solution OCR. Il faut souvent beaucoup de temps au fournisseur pour réaliser les installations sur les serveurs des clients. Comparé à l’OCR dans le cloud, le temps de mise en œuvre sur site est plus long.
Certaines organisations peuvent avoir besoin de l’accueil et de la formation nécessaires pour mettre en œuvre la solution de manière approfondie, ce qui prend beaucoup de temps. Plus le projet est important, plus il prend du temps.
Le délai de mise sur le marché est crucial dans un environnement concurrentiel. Il y a toujours un avantage à être le premier fournisseur de solutions. Si tel est l’objectif de votre organisation, l’OCR sur site ne devrait pas être votre premier choix.
Une flexibilité moindre
Si le déploiement du logiciel OCR dans votre infrastructure offre d’excellentes options de personnalisation (par exemple, configurations, maintenance, mises à jour), il se peut qu’il n’offre pas de flexibilité au-delà.
Au contraire, si un jour votre organisation décide de changer de fournisseur pour en trouver un qui offre plus que votre fournisseur actuel, vous risquez de trouver difficile de changer.
Il n’est pas aussi pratique de passer d’un fournisseur à un autre que cela l’est avec un OCR dans le cloud.
Moins d’évolutivité
L’OCR sur site est, en général, plus difficile à faire évoluer. Pour ce faire, vous devez mettre à jour le matériel physique, car la puissance de calcul et le stockage des données doivent évoluer en raison de l’augmentation du volume des documents.
Il faut également acheter de nouveaux serveurs et, éventuellement, trouver une propriété ou un emplacement pour héberger ces serveurs. Tous ces éléments peuvent rapidement faire grimper les coûts.
C’est pourquoi nous recommandons de s’assurer que le fournisseur OCR sur site peut offrir tout ce qui concerne ce que vous voulez réaliser à l’avenir.
Si vous avez décidé d’opter pour une solution OCR sur site, nous vous proposons ci-dessous une liste de quelques fournisseurs de solutions sur site.
Si ce n’est pas le cas, vous pouvez passer aux avantages et aux inconvénients de l’OCR dans le cloud, qui viennent après la liste des fournisseurs sur site.
Fournisseurs de solution OCR sur site
Nous comprenons qu’il peut être difficile de faire le tri parmi les nombreuses options disponibles. Pour vous aider à prendre votre décision, nous allons vous présenter la liste suivante de fournisseurs d’OCR sur site :
- Klippa – DocHorizon
- Tesseract
- Taggun
- Abbyy – FineReader Engine
Voyons un peu ce que chacune de ces solutions sur site peut vous offrir.
Klippa – DocHorizon
Klippa DocHorizon est un logiciel OCR alimenté par l’intelligence artificielle (IA). C’est une solution de bout en bout capable d’automatiser la capture, l’extraction, la classification, la vérification et l’anonymisation des données, qui peut être déployée sur site.
Comme sa version cloud, l’OCR sur site de Klippa comprend des fonctionnalités vous aidant à traiter des documents en PDF, JPG, PNG, TXT et à les convertir en données structurées (par exemple, JSON, XLSX, CSV ou XML).
Actuellement, l’OCR de Klippa supporte le traitement de documents dans toutes les langues basées sur l’alphabet latin telles que l’anglais, l’allemand, l’espagnol, le néerlandais, le français, l’italien, le suédois, le danois, le finnois, etc.
Avec l’aide de l’IA, les solutions OCR de Klippa augmentent la précision et la couverture des documents au fil du temps tout en automatisant le traitement des documents.
Klippa DocHorizon sur site est adapté aux cas d’utilisation complexes et à fort volume. Même lorsque votre organisation ne dispose pas d’un haut niveau d’expertise technique ou de ressources. Les connaissances et l’expertise internes de Klippa peuvent fournir des solutions sur mesure en fonction de vos besoins.
Tesseract
Tesseract est un moteur OCR open-source, qui est considéré comme l’un des plus fiables tout en étant librement disponible. Il a été initialement développé par Hewlett-Packard et est sponsorisé par Google depuis 2016.
Tesseract couvre actuellement jusqu’à 116 langues. Bien qu’il soit gratuit, il nécessite une interface utilisateur graphique (IUG) distincte car il n’en est pas fourni. La création d’une interface graphique de qualité exige beaucoup de temps, d’efforts et de ressources. Ceci s’applique à tous les logiciels OCR à code source ouvert.
Avant de commencer à programmer une application Web, une application mobile ou d’ajouter des fonctions d’OCR à votre système, vous devez penser à la conception de l’interface utilisateur (IU).
Pour cela, il faut engager des concepteurs d’interface utilisateur et consacrer du temps aux développeurs.
Il est important d’évaluer le temps et les ressources que vous souhaitez consacrer à la création d’une interface utilisateur par vous-même. La mise en œuvre d’une OCR open-source telle que Tesseract s’accompagne de ce type de limitation.
Taggun
Taggun est un fournisseur OCR fondé en 2017. L’entreprise est basée en Nouvelle-Zélande. Comme Klippa, Taggun peut déployer son OCR cloud sur site par demande des clients disposant d’une licence d’entreprise.
L’OCR de Taggun est construit pour traiter les reçus et les factures aux formats JPG, PNG, GIF et PDF. Actuellement, la précision d’extraction des données qu’elle peut garantir est de 82,26 % en moins de 5 secondes.
Les champs qu’il peut extraire sont les suivants
- Montant total
- Montant de la taxe
- Date
- Numéro de référence
- Numéro de facture
Si vous cherchez à traiter des reçus et des factures, Taggun pourrait être la solution. Cependant, un engagement de 2 ans doit être pris lorsque vous choisissez la licence d’entreprise.
Il pourrait également être utile de réfléchir si vous avez besoin d’un OCR pour d’autres types de documents en plus des reçus et des factures à l’avenir.
Abbyy – FineReader Engine
Abbyy FineReader Engine se concentre sur la conversion de documents et d’images numérisés en documents PDF, Word ou Excel interrogeables grâce au kit de développement logiciel (SDK) OCR. Il aide les organisations à accéder et à extraire des données sur des photos, des captures d’écran et même du texte manuscrit.
FineReader Engine peut automatiquement classer les documents en différentes classes grâce à ses algorithmes avancés, similaires à ceux de Klippa. Il peut également être utilisé pour détecter les différences de contenu entre deux versions d’un même document, ce qui peut aider à détecter les documents dupliqués.
Le moteur FineReader d’Abbyy peut exporter des données dans des formats tels que :
- TXT
- RTF
- DOCX
- XLS
- PPTX
- CSV
Bien qu’il puisse fournir une excellente solution d’OCR avec des fonctions avancées, il y a quelques limitations. FineReader Engine étant un SDK, son intégration dans votre système ou vos applications nécessitera des ressources et du développement de la part de votre organisation.
Cela peut rapidement prendre du temps, même avec une documentation appropriée.
En outre, il ne permet pas d’exporter les données au format JSON, qui est plus rapide à analyser en raison de la légèreté des fichiers de ce format.
Il peut s’agir d’une excellente solution, mais vous devrez consacrer une quantité importante de ressources, notamment des heures de travail de développeur, pour l’intégrer à votre infrastructure.
Après avoir dressé la liste des fournisseurs sur site, examinons maintenant l’OCR dans le cloud.
Qu’est-ce que l’OCR dans le cloud ?
L’OCR dans le cloud ou OCR Software-as-a-Service (SaaS) est hébergé sur le serveur du fournisseur. Les clients de ce fournisseur particulier peuvent accéder à la solution via un navigateur Web ou une API OCR.
Avec un serveur OCR dans le cloud, la technologie virtuelle est utilisée pour héberger les applications de l’entreprise hors site. Par conséquent, la solution libère les entreprises des tâches de maintenance, le fournisseur assumant toutes les responsabilités.
Comment les entreprises peuvent-elles bénéficier de cette solution ? Voyons-en les avantages.
Les avantages de l’OCR dans le cloud
Les solutions sur le cloud, en général, sont très attrayantes pour la majorité des organisations car elles ne sont pas limitées aux capacités de leur matériel existant. Il en va de même pour les logiciels OCR dans le cloud.
Il existe plusieurs avantages de l’OCR dans le cloud qui peuvent vous aider à franchir une étape supplémentaire dans votre prise de décision. Ces avantages sont les suivants :
- Évolutivité
- Sans maintenance
- Coûts transparents
- Temps de mise en œuvre rapide
Évolutivité
L’un des principaux avantages d’une solution OCR dans le cloud est l’évolutivité qu’elle offre aux entreprises. Cela signifie que vous pouvez augmenter ou diminuer la taille de votre entreprise en fonction des facteurs suivants :
- Utilisation globale
- Besoins des utilisateurs
- Croissance de l’entreprise
- Événements
- Projets
Imaginons un instant que vous êtes une entreprise de grande envergure qui a besoin d’une solution OCR. Vous entrez dans une phase de croissance de 100% de votre activité et vous cherchez un fournisseur d’OCR capable de répondre à vos besoins croissants. Mais vous n’avez pas encore les ressources nécessaires pour investir une grande partie de votre capital dans une solution OCR.
C’est là que les fournisseurs d’OCR dans le cloud entrent en jeu. Ils peuvent répondre à votre besoin d’évolution, car votre matériel ou votre logiciel ne les limite pas.
En général, votre cas d’utilisation ou la taille de votre entreprise importe peu. L’OCR dans le cloud peut se développer en même temps que votre entreprise.
Sans maintenance
Étant donné que le fournisseur héberge le logiciel OCR, vous n’avez pas à vous soucier de la maintenance. Le fournisseur est régulièrement chargé de mettre à jour et de garantir la compatibilité et la sécurité du logiciel.
Avec une solution dans le cloud, vous n’avez pas besoin de disposer d’un grand département informatique ni de payer les coûts de maintenance.
C’est l’une des raisons pour lesquelles les logiciels OCR dans le cloud sont fortement recommandés pour les petites entreprises.
Coûts transparents
Comme indiqué précédemment, il n’est pas nécessaire d’investir une somme importante dans une solution basée sur le cloud. Au lieu de cela, les entreprises peuvent payer des frais mensuels ou annuels pour couvrir les licences du logiciel, les mises à niveau, l’assistance et les sauvegardes quotidiennes.
Il n’y a pas de coûts cachés. La transparence des prix de l’OCR dans le cloud permet une allocation plus efficace des budgets.
En général, les fournisseurs OCR utilisent trois modèles de tarification différents pour leurs solutions dans le cloud :
- Abonnement – Une redevance récurrente basée sur le contrat (mensuel ou annuel).
- Utilisation – Une redevance qui dépend des ressources utilisées pendant une certaine période (souvent mensuelle).
- Une combinaison des deux précédents – Une redevance récurrente et une redevance basée sur le nombre de crédits/tokens utilisés au cours d’une période donnée.
Temps de mise en œuvre rapide
Un autre avantage majeur des logiciels OCR dans le cloud est leur rapidité de mise en œuvre. Ce qui permet aux entreprises de déployer la solution en quelques heures ou quelques jours. Il n’est pas nécessaire d’installer le logiciel OCR localement sur un ou plusieurs serveurs physiques de votre entreprise.
Ainsi, avec une mise en place instantanée, les utilisateurs peuvent utiliser l’application immédiatement. C’est une autre raison pour laquelle les petites entreprises aux ressources techniques limitées préfèrent une solution OCR dans le cloud à une solution sur site.
Mais ne nous emballons pas encore. Il y a aussi des inconvénients à prendre en compte. Passons-les en revue.
Inconvénients de l’OCR dans le cloud
Comme toute solution, l’OCR dans le cloud présente également certains inconvénients, notamment :
- Moins personnalisable
- Dépendance vis-à-vis d’un fournisseur
- Moins de contrôle sur la sécurité et la confidentialité des données
Une fois encore, décomposons-les un par un.
Moins personnalisable
Les solutions basées dans le cloud sont généralement moins personnalisables, car elles sont configurées par le fournisseur. Certaines solutions OCR dans le cloud ne peuvent pas faire face à des développements ou des modifications complexes.
Cela peut constituer une limitation pour certaines organisations. Cependant, tout dépend de la manière dont le logiciel OCR dans le cloud est hébergé et des cas d’utilisation. Certains fournisseurs autorisent les personnalisations et fournissent l’aide dont vous pourriez avoir besoin moyennant des frais supplémentaires.
Dépendance vis-à-vis d’un fournisseur
L’OCR dans le cloud dépend du fournisseur pour rester opérationnel. Si le fournisseur rencontre des problèmes avec son fournisseur d’accès à Internet, les performances du logiciel OCR risquent d’en pâtir.
Si votre entreprise promet de fournir un produit complet avec un temps de fonctionnement proche de 100 % pour vos clients, cela peut devenir un problème.
Les mesures de sécurité et les méthodes de traitement des données du fournisseur sont d’autres éléments dont dépend votre entreprise. Il est donc nécessaire de s’assurer que le traitement des données est sûr, transparent et conforme aux règles de confidentialité des données.
Moins de contrôle sur la sécurité et la confidentialité des données
La sécurité et la confidentialité des données sont les principales préoccupations de nombreuses organisations dans des secteurs restreints.
Comme indiqué précédemment, avec les solutions dans le cloud, vos documents et vos données sont traités par le fournisseur. Lorsque les données transitent de vos serveurs vers des serveurs externes, vous avez moins de contrôle sur la sécurité et la confidentialité des données.
En raison des réglementations strictes en matière de confidentialité des données, les grandes entreprises veulent avoir un contrôle total sur les données et les mesures de sécurité. Elles préfèrent donc héberger la solution sur site.
Il est donc essentiel de se renseigner sur les politiques de sécurité et de confidentialité des données pour s’assurer qu’elles correspondent à vos besoins et exigences.
Nous avons abordé les avantages et les inconvénients des solutions OCR sur site et dans le cloud. Mais comment décider laquelle choisir ? Pour vous aider, nous avons créé un tableau comparatif dans la section suivante.
OCR sur site ou OCR dans le cloud ?
Les solutions OCR sur site et dans le cloud présentent toutes deux des avantages et des inconvénients. Pour mettre en évidence les principales différences entre ces deux options, nous avons créé un tableau comparatif.
Conclusion finale
Il n’est pas facile de faire un choix, car il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses lorsqu’il s’agit de choisir entre un logiciel OCR dans le cloud et un logiciel OCR sur site. Chaque organisation est différente et a ses propres priorités qui influencent souvent le choix final du déploiement.
Cependant, d’après notre expérience chez Klippa, le choix se résume aux éléments suivants :
- Coûts – Recherchez-vous une solution qui nécessite un important investissement en capital ou des frais mensuels/annuels récurrents ?
- Évolutivité – Cherchez-vous une solution qui vous permette d’augmenter ou de réduire vos effectifs en fonction de votre situation ?
- Ressources techniques – Disposez-vous des ressources nécessaires pour déployer, entretenir et mettre à niveau le logiciel OCR sur site ?
- Contrôle des données – Souhaitez-vous avoir un contrôle total sur vos données et garantir la conformité au RGPD ?
- Sécurité – Disposez-vous de meilleures mesures pour protéger vos données par rapport au fournisseur ?
Ce sont ces questions que vous devez garder à l’esprit lorsque vous évaluez vos options.
Que vous recherchiez des solutions OCR sur site ou dans le cloud, nous, chez Klippa, sommes heureux de vous aider à démarrer !
Pourquoi Klippa est sans doute la bonne solution pour vous ?
Trouver un avantage concurrentiel est devenu plus important que jamais en raison des exigences croissantes des consommateurs. C’est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises envisagent d’intégrer un logiciel OCR dans leur infrastructure ou leurs flux de travail afin d’accroître l’efficacité de leurs processus commerciaux.
Nous pouvons vous aider à obtenir cet avantage concurrentiel grâce à nos solutions OCR. Les solutions sur site et dans le cloud de Klippa vous permettent de réduire les coûts administratifs, de gagner du temps, de prévenir la fraude et de protéger vos données.
Notre logiciel OCR basé sur l’IA est capable d’automatiser tous les processus liés aux documents, de l’extraction des données au masquage des données. Quel que soit votre cas d’utilisation, nous nous efforcerons de trouver une solution sur mesure qui répond à vos besoins. Nous pouvons la déployer comme vous le souhaitez, sur site ou hors site.
Réservez une démonstration ci-dessous pour devancer vos concurrents en vous associant à Klippa ! Si vous hésitez encore entre nos solutions sur site ou dans le cloud après avoir lu cet article, contactez notre équipe d’experts pour plus d’informations.