Depuis 2022, l’industrie mondiale des paiements a connu une croissance constante de 11%, faisant des transactions internationales une activité mensuelle pour les organisations publiques et privées. En raison de l’augmentation des paiements globaux, la législation européenne a promulgué une directive introduisant la facturation électronique pour les pratiques d’approvisionnement mondiales, laissant derrière elle les factures PDF.
Les factures PDF étaient la norme dans le passé. Cependant, leur nature peu fiable était un fardeau pour les entreprises. L’incapacité à gérer efficacement les échanges de devises ou à traiter efficacement les données a transformé les entreprises en factures électroniques. Afin de rationaliser le processus de gestion des transactions en ligne pour les entreprises, la Commission européenne a fourni un financement pour soutenir le développement de Peppol.
Si vous ne connaissez pas encore Peppol, ne vous inquiétez pas, nous avons tout prévu. Dans ce blog, nous vous expliquons ce qu’est Peppol, comment il fonctionne et quels sont les avantages du passage à la facturation électronique. Nous vous présenterons également une méthode intelligente et efficace pour transformer des factures PDF en factures électroniques.
C’est parti!
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau international, qui utilise un format standardisé pour les documents commerciaux sous forme de facturation électronique. Il permet un commerce fluide entre les organisations du monde entier, car elles adoptent toutes un format numérique universellement accepté.
Peppol est utilisé pour le transfert et la récupération sécurisés de documents commerciaux électroniques, en particulier de factures. Il facilite les transactions internationales et améliore l’approvisionnement mondial pour les entreprises publiques et privées, les aidant à mener leurs activités en tant qu’organisations B2B et B2G (business-to-government) (en français d’entreprise à gouvernement).
Fondée en 2008, Peppol compte aujourd’hui plus de 42 pays sous son aile, avec un accent particulier sur l’Europe, Singapour, l’Australie et la Nouvelle-Zélande. Au cours des 3 dernières années seulement, ce réseau international a aidé les entreprises à réaliser 130 millions de transactions via ses points d’accès.
Un point d’accès est une passerelle vers la facturation électronique dans le réseau Peppol. Il peut être mis en place par les entreprises elles-mêmes, ce qui nécessite un enregistrement auprès d’une autorité locale de Peppol. Si aucune autorité locale n’est disponible, les organisations peuvent opter pour l’utilisation d’OpenPeppol, un long processus d’accréditation que les entreprises doivent suivre afin de se conformer au cadre Peppol.
L’accréditation Open Peppol implique des frais d’adhésion à Peppol, une preuve de compétence technique et des cycles continus de maintenance, de développement et de support. À long terme, il est beaucoup plus facile et moins coûteux pour les entreprises d’utiliser Peppol par l’intermédiaire du fournisseur certifié Peppol Acces Point, au lieu de gérer toutes les tâches de manière indépendante.
Mais comment le cadre Peppol est-il réellement construit ? Approfondissons ce sujet et apprenons-en plus sur les caractéristiques les plus importantes de ce réseau de facturation électronique.
Cadre de Peppol
Le cadre Peppol se compose de trois éléments différents, à savoir le réseau de livraison électronique Peppol, les spécifications d’interopérabilité commerciale Peppol (BIS) et les accords d’infrastructure de transport Peppol (TIS). Nous couvrirons chacune de ces composantes et leurs rôles respectifs ci-dessous.
Réseau de livraison électronique Peppol
Le réseau eDelivery de Peppol utilise un modèle à quatre coins. Cela signifie qu’il connecte différents fournisseurs de services via les points d’accès Peppol. Quel que soit le fournisseur avec lequel une entreprise choisit de coopérer, elle peut se connecter avec elle et utiliser la facturation électronique, à condition qu’elle soit enregistrée en tant que membre de Peppol.
Ce réseau de livraison électronique est également appelé un véritable réseau “connecter un seul et atteindre tous”. En faisant de la facturation électronique la principale pratique de paiement, les organisations sont en mesure d’élargir leurs horizons et d’atteindre plusieurs fournisseurs et fournisseurs de services. De cette façon, ils augmentent leurs transactions mondiales et leurs connexions internationales.
Spécifications d’interopérabilité commerciale ‘BIS’ de Peppol
Business Interoperability Specifications (BIS) (en français spécifications d’interopérabilité des entreprises) est un ensemble de spécifications qui assurent la standardisation des documents commerciaux envoyés via le réseau Peppol. BIS établit la manière dont les documents électroniques sont créés, qui deviennent ensuite universellement acceptés par les entreprises dans le cadre de Peppol. Ces documents comprennent des catalogues de produits et des confirmations de commande et d’expédition, mais l’accent est mis sur les factures.
La BRI a été élaborée pour les processus d’approvisionnement électronique afin de normaliser la documentation électronique sur les achats qui était échangée et validée dans le cadre des transactions internationales. Le processus d’échange a lieu entre deux parties, les acheteurs et les fournisseurs, à travers l’Europe et au-delà.
Accords sur les infrastructures de transport ‘AIT’ de Peppol
Peppol Transport Infrastructure Agreements, en bref TIA, est le cadre juridique qui définit la gouvernance du réseau Peppol. Il est composé de membres des secteurs public et privé et est responsable du développement, de la mise en œuvre et de la maintenance des spécifications Peppol.
La TIA facilite les échanges pour les membres existants, mais aussi pour les entreprises qui souhaitent adhérer au réseau Peppol. Elle établit des règles précises qui deviennent généralement applicables dans les marchés publics mondiaux. Le respect des accords d’infrastructure de transport Peppol est également une condition préalable à l’accès à l’accréditation Access Point.
Peppol est un réseau complexe et, comme nous venons de l’apprendre, il opère dans le monde entier. Si vous n’êtes pas sûr que Peppol opère dans votre pays, continuez à lire, et découvrons ensemble!
Quelles régions utilisent Peppol pour la facturation électronique ?
Peppol connaît une croissance constante, de plus en plus de pays choisissant d’utiliser ce système de facturation électronique dans leurs transactions mondiales. Le Danemark et d’autres pays nordiques sont à l’avant-garde de l’adoption de la facturation électronique, car ils ont déjà rendu obligatoire l’utilisation de Peppol pour les opérations d’entreprise à gouvernement (B2G).
L’Europe occidentale a également créé des incitations pour accroître l’utilisation de Peppol. À l’heure actuelle, les pays qui utilisent Peppol sont les Pays-Bas, la Belgique, l’Angleterre et la France, mais d’autres pays envisagent également de faire de Peppol une pratique standardisée dans leurs opérations d’approvisionnement mondiales.
En Amérique du Sud, la facturation électronique est également une pratique populaire, car le Chili, le Brésil, le Mexique et l’Argentine enregistrent une forte utilisation de la facturation électronique Peppol pour les secteurs public et privé. Outre l’automatisation de la facturation et l’amélioration des processus métier, la facturation électronique permet de contrer les taux élevés d’évasion fiscale.
Enfin, l’Asie est un marché prometteur pour l’utilisation de la facturation électronique Peppol. Après que Singapour soit devenu l’un des premiers à adopter Peppol, d’autres pays, dont le Japon, ont mis en œuvre le cadre Peppol pour améliorer leur économie administrative basée sur le papier.
Nous pouvons voir que la facturation électronique est devenue une pratique obligatoire dans de nombreux pays et qu’elle remplace le système de facturation PDF traditionnel pour de nombreuses organisations. Alors, comment les entreprises parviennent-elles à passer facilement des factures PDF à leurs homologues électroniques ? Voyons à quoi ressemble le processus de transformation des factures PDF en factures électroniques.
Comment convertir des factures PDF en e-factures ?
Afin de voir comment fonctionne le processus de transformation des factures PDF en factures électroniques, nous devons d’abord comprendre la différence entre les deux.
Les factures PDF sont créées, envoyées et reçues par voie électronique. Malgré cela, ils ne peuvent pas être traités électroniquement car les informations contenues dans un PDF sont présentées dans un format lisible par l’homme au lieu d’un format lisible par machine.
La facture électronique est créée dès le début dans un format structuré spécifique, généralement basé sur un format XML. Cela permet aux systèmes informatisés de lire le fichier et de traiter son contenu, ce qui permet d’importer directement et de manière transparente les données de facturation dans les systèmes de traitement pertinents. Afin de rendre la transition aussi fluide que possible, les organisations transforment les factures PDF existantes en factures électroniques à l’aide d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Le logiciel OCR analyse le fichier PDF et extrait, convertit et classe tous les points de données importants dans un format prêt à l’emploi tel que XML et bien d’autres.
Quels sont les avantages de l’e-facturation ?
Alors, qu’est-ce qui rend les factures électroniques si attrayantes que leur utilisation a considérablement augmenté parmi les organisations? Discutons des avantages les plus importants de la facturation électronique:
- C’est rentable: les entreprises n’ont pas besoin de financer les activités associées au traitement manuel des factures, comme l’achat de matières premières, ce qui permet d’économiser jusqu’à $40,000 par année.
- Plus d’efficacité: Avec les factures numériques, les transactions entre les organisations et les fournisseurs fonctionnent sans heurts car elles sont adoptées et acceptées par les deux parties, ne laissant aucune place à l’incompréhension.
- Moins d’erreurs de traitement: la facturation électronique rend presque impossible les erreurs humaines, car l’automatisation peut avoir un taux de précision allant jusqu’à 99 % dans l’extraction et le traitement des données.
- Réduction du risque de fraude: Les factures électroniques font en sorte qu’il est difficile pour les escrocs de modifier le document et de modifier des détails importants. Par conséquent, cela réduit le risque de fraude de facture ou de fraude de fournisseur.
- Facilite le commerce mondial : La facturation électronique offre aux entreprises et aux fournisseurs un meilleur accès aux marchés internationaux. Il n’est pas nécessaire de convertir davantage les factures en fonction des réglementations locales ou des devises étrangères.
Si vous souhaitez également mettre en œuvre la facturation électronique dans votre entreprise mais que vous ne savez pas par où commencer, nous avons la solution. Klippa DocHorizon est une plateforme numérique qui peut aider votre organisation à convertir, extraire, anonymiser, classer et vérifier des documents, y compris des factures PDF.
Convertir les factures PDF en e-factures avec Klippa
Avec la solution de facturation électronique de Klippa DocHorizon, vous pouvez facilement passer des fichiers PDF aux factures électroniques, à l’aide de la technologie OCR. En seulement 4 étapes faciles, vous pouvez convertir des fichiers PDF existants en factures électroniques:
Étape 1 : Télécharger ou prendre des photos de factures PDF
Téléchargez la facture PDF par e-mail, site Web ou simplement en la prenant en photo à l’aide de votre appareil mobile et en la téléchargeant sur le logiciel.
Étape 2 : Extraire les données
Klippa DocHorizon lit le fichier PDF, puis extrait les données à l’aide de la technologie OCR.
Étape 3 : Parser les fichiers
Pour une transition transparente vers un format lisible par machine, le logiciel effectue “data parsing” aussi appelé l’analyse des données. Les informations extraites sont maintenant vérifiées et converties dans un format de données structurées, tel que XML et bien d’autres.
Étape 4 : Envoyer la facture électronique à un système ERP ou à une base de données
Après avoir converti avec succès les données, le logiciel est prêt à envoyer la facture électronique à un système existant, tel qu’un système comptable ou ERP. Ceci est possible en intégrant notre API OCR.
Et c’est tout! Simple, efficace et direct, Klippa DocHorizon peut aider votre entreprise à améliorer ses processus métier et à adopter l’automatisation dans ses pratiques d’approvisionnement mondiales.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le produit, réservez une démo gratuite ci-dessous ou contactez l’un de nos experts!