Comprendre la preuve d’achat pour les dépenses professionnelles

Est-ce que cela vous épuise aussi?

L’idée de garder une trace des reçus, des factures et des relevés de carte de crédit pour vos dépenses d’entreprise? Cela peut être fatiguant, surtout lorsque vous avez d’innombrables choses à vous occuper. 

La seule chose est que sans preuve d’achat appropriée, vous pourriez finir par perdre de l’argent sur des dépenses qui devraient être remboursées. Et personne ne veut ça. Alors, qu’est-ce qui compte exactement comme preuve d’achat valide, et que devez-vous faire si vous en avez perdu une? 

Dans cet article, nous vous guiderons à travers tout ce que vous devez savoir sur la preuve d’achat pour les dépenses d’entreprise. Nous discuterons des exceptions, des cas particuliers et fournirons même une solution pour numériser le processus de gestion des preuves d’achat.

Préparez-vous à prendre le contrôle de vos dépenses d’entreprise et à ne plus jamais perdre d’argent!

Qu’est-ce qu’une preuve d’achat (valide) ?

La preuve d’achat (PoP) est un document qui prouve une transaction. Il comprend les détails de l’achat tels que la date, le montant et les articles achetés. Le PDP est requis pour les remboursements de dépenses et à des fins fiscales, et comprend généralement des reçus, des factures ou des relevés de carte de crédit.

Avoir une preuve d’achat valide est important à diverses fins. Comme indiqué ci-dessus, la preuve d’achat est couramment utilisée pour réclamer le remboursement des dépenses d’entreprise, telles que les déplacements, les repas et les fournitures. Une preuve d’achat est également importante aux fins de l’impôt, car elle fournit la documentation des dépenses déductibles et aide les entreprises et les particuliers à éviter les pénalités pour une tenue de dossiers inadéquate.

Comment utiliser la preuve d’achat

La façon standard de réclamer des dépenses d’entreprise est de soumettre une preuve d’achat avec un formulaire de déclaration de dépenses. Ce formulaire fournit des détails sur la nature de la dépense, tels que le but, la date et le montant. Il peut également nécessiter des informations supplémentaires, telles que le client ou le projet associé à la dépense.

Certaines entreprises utilisent un logiciel de gestion des dépenses, comme Klippa SpendControl, pour automatiser ce processus et rationaliser les remboursements. Avec ce logiciel, les employés peuvent capturer des copies numériques de leur preuve d’achat (par exemple, les reçus) et remplir les formulaires nécessaires en ligne, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Avant de vous en dire plus sur ces solutions, il est important de connaître les tenants et aboutissants du traitement des preuves d’achat. Comme tout autre sujet, il existe des exceptions et des cas particuliers en matière de preuve d’achat, que nous explorerons dans la section suivante.

Exceptions et cas particuliers concernant la preuve d’achat

En règle générale, les règles de remboursement des frais sont assez simples. Les employés sont tenus de conserver un reçu et de le présenter dans un rapport spécifique (voir notre modèle gratuit de rapport de frais de déplacement). Certaines dépenses sont remboursées avec un ensemble unique d’exigences. Dans de tels cas, les règles standard pour la preuve d’achat ne s’appliquent pas. Jetons un coup d’œil à quelques-unes de ces exceptions et cas particuliers:

Déclarations de kilométrage

Les employés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles peuvent être admissibles à des réclamations de kilométrage. Cependant, pour faire une réclamation, ils doivent fournir certains détails, tels que:

• Le but du voyage
• Points de départ et d’arrivée
• Distance totale parcourue

Dans certains pays, des informations supplémentaires, telles que la marque, le modèle, l’immatriculation et la puissance du véhicule, sont également requises. Et pour les dépenses supplémentaires comme le carburant ou les barrières de péage, une preuve d’achat valide est nécessaire.

Il convient de noter que le remboursement du kilométrage est généralement libre d’impôt lorsque vous utilisez les taux officiels du gouvernement. Mais si une entreprise paie un taux de kilométrage plus élevé, le montant excédentaire sera considéré comme faisant partie du salaire de l’employé et soumis à des impôts.

Indemnités journalières / Per diems

Lors d’un voyage d’affaires, les employés peuvent recevoir un montant fixe de leur employeur pour couvrir des dépenses telles que les repas ou l’hébergement. Ce montant est connu sous le nom d’indemnité journalière ou per diems, et il varie en fonction de l’emplacement de l’employé et de la durée du voyage. Les employeurs calculent et incluent généralement ces indemnités dans le salaire de l’employé sans exiger de pièces justificatives spécifiques.

Frais de repas

Si un employé dépense de l’argent pour la nourriture dans le cadre de ses fonctions, il peut être admissible à un remboursement. Comme toujours, ils doivent fournir des documents valides qui incluent la date d’achat, le lieu et le montant. Si le repas est partagé avec d’autres personnes, la demande de remboursement doit inclure:

• Noms des invités, qu’il s’agisse de collègues externes ou internes
• Titres des invités
• Nom de l’entreprise

Ces exigences peuvent différer selon la politique de dépenses de l’entreprise, mais c’est généralement une bonne idée de les inclure. Gardez également à l’esprit que si l’employé reçoit une indemnité journalière ou des bons de repas, il doit déduire ces montants de sa demande de remboursement de repas pour éviter un double paiement.

Frais de logement

Lorsqu’il s’agit de demander le remboursement des frais d’hébergement, il est important de s’assurer que le reçu ou la facture comprend toutes les informations nécessaires. Cela comprend généralement:

• La durée du séjour
• la catégorie de la chambre
• Tous les frais supplémentaires (tels que les repas, le mini-bar, les services de bien-être, etc.) qui ne sont pas couverts par le prix de la chambre.

Ces dépenses supplémentaires doivent être listées et détaillées séparément du prix de la chambre. En outre, certaines entreprises ont leur propre politique concernant les types de frais d’hébergement qui peuvent être remboursés. Il est donc toujours utile de vérifier auprès de votre employeur ou de votre service des ressources humaines que vous présentez correctement votre demande de remboursement.

Remboursement de frais avec une preuve d’achat manquante

Si vous ne disposez pas d’une preuve d’achat pour vos frais professionnels, il existe encore des moyens de vous faire rembourser. Certains employeurs vous autorisent à soumettre une explication écrite de la dépense, accompagnée d’une déclaration signée attestant de son exactitude. Toutefois, il est important de noter que l’absence de preuve d’achat peut mettre la puce à l’oreille de l’administration fiscale et entraîner des conséquences juridiques pour l’entreprise.

Pour éviter tout problème, il est préférable de conserver tous les reçus et factures liés aux dépenses professionnelles. Dans certains cas, les copies numériques ou les relevés de carte de crédit sont acceptés comme preuve d’achat. Il est toujours préférable d’éviter les risques et d’avoir une documentation appropriée, plutôt que d’avoir à faire face à des répercussions juridiques ou financières en raison d’un manque de preuves.

Mais que se passe-t-il si vous perdez la preuve d’achat ? Comment se faire rembourser sans preuve d’achat ? Nous répondrons à ces questions dans la section suivante.

Comment obtenir le remboursement de vos dépenses sans preuve d’achat ?

Il peut être difficile d’obtenir le remboursement de dépenses sans preuve d’achat. Cependant, voici quelques étapes qui peuvent vous aider:

1. Informez immédiatement votre employeur des documents manquants.
2. Fournissez une déclaration signée justifiant la dépense avec le plus de détails possible, y compris le montant, la date, le lieu et la raison de la dépense.
3. Fournissez tout autre document dont vous disposez, tel qu’une carte de crédit ou un relevé bancaire.
4. Expliquez pourquoi la dépense était nécessaire à des fins professionnelles.

N’oubliez pas que le remboursement des dépenses sans preuve d’achat est laissé à la discrétion de l’employeur et n’est pas toujours possible. Il est toujours préférable de conserver une documentation appropriée pour toutes les dépenses professionnelles afin d’éviter tout problème.

Pour que vos preuves d’achat restent sûres et sécurisées, la solution est de numériser les reçus. Une solution possible consiste à utiliser un logiciel de gestion des dépenses tel que Klippa SpendControl. Dans la section suivante, nous vous fournirons toutes les informations nécessaires sur cette solution et sur la manière dont elle peut aider votre entreprise à éviter des complications inutiles.

Automatisez la gestion de vos dépenses avec SpendControl

Klippa SpendControl est une plateforme innovante de gestion des dépenses qui simplifie et rationalise le processus de remboursement des dépenses. Son application mobile conviviale permet aux employés de soumettre leurs dépenses avec une preuve d’achat valide en seulement 30 secondes.

La solution facilite également l’approbation efficace des demandes, tout en stockant tous les documents en toute sécurité. En outre, vous pouvez intégrer SpendControl au système comptable de votre choix pour garantir la conformité et la fiabilité de la comptabilité.

Dites adieu aux tracas liés à l’enregistrement et au partage ultérieur de votre preuve d’achat. Avec Klippa SpendControl, vous pouvez facilement soumettre votre preuve d’achat directement, rationalisant ainsi votre processus de déclaration de dépenses. Plus de paperasse, plus de soucis.

Les principaux avantages de l’utilisation de Klippa SpendControl comme solution de gestion des dépenses sont les suivants:

• Efficacité accrue : L’automatisation et la numérisation du processus de remboursement des frais permet aux employés et aux responsables de gagner du temps et d’économiser des efforts. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps à leur cœur de métier.
• Précision accrue : Grâce à la reconnaissance automatique de texte (OCR), les risques d’erreur humaine sont considérablement réduits. Il en résulte moins d’erreurs et un gain de temps.
• Meilleure conformité : Les lois et les réglementations peuvent être complexes et varier d’une région à l’autre. Klippa SpendControl aide à garantir la conformité en stockant tous les documents pendant 10 ans en vue d’éventuels audits.
• Réduction du risque de fraude : Le traitement manuel des justificatifs d’achat présente toujours un risque de fraude. Avec Klippa SpendControl, en revanche, vous minimisez ce risque grâce à sa fonction intégrée de détection des fraudes et de vérification des doublons.
• Remboursement facile des frais kilométriques : Grâce à l’intégration de Google Maps, vous pouvez facilement demander le remboursement de vos frais kilométriques en indiquant le point de départ et le point d’arrivée de votre voyage. La solution affichera automatiquement la distance totale parcourue et calculera le remboursement des frais de déplacement.
• Une plus grande visibilité : Grâce aux demandes de remboursement numériques et au traitement automatisé, il est plus facile pour les détenteurs de budget de suivre les dépenses en temps réel, ce qui réduit le risque de dépassement.
• Réduction de la paperasserie : Grâce à la dématérialisation, Klippa SpendControl réduit le besoin de stockage physique et facilite l’accès aux informations sur les dépenses depuis n’importe quel endroit.
• Intégration transparente : Klippa SpendControl s’intègre de manière transparente à divers systèmes comptables, tels que NetSuite ou SAP. Cela facilite le rapprochement des dépenses et la création de rapports financiers précis.

Dans l’ensemble, Klippa SpendControl peut alléger votre travail en facilitant le traitement des preuves d’achat. Grâce aux avantages supplémentaires et aux fonctionnalités avancées, la soumission des demandes, l’organisation des dépenses et leur traitement dans votre solution de comptabilité seront faciles.

Êtes-vous intéressé par ce que Klippa SpendControl peut faire pour votre processus de gestion des preuves d’achat ? Réservez une démonstration ou contactez l’un de nos experts!