Prévention de la fraude financière : Guide pratique

Le développement du Web 2.0 et maintenant 3.0 a créé de nombreuses nouvelles opportunités commerciales grâce aux médias sociaux et à la technologie blockchain. Avec cela, naissent également de nouvelles voies pour les crimes et la fraude. Selon l’étude Global Economic Crime and Fraud Survey 2020 de PWC, près de la moitié des entreprises dans le monde ont connu au moins une fraude, la moyenne étant de 6.

Le même rapport estime que les fraudes coûtent 42 milliards de dollars américains par an aux entreprises du monde entier. Bien que ces chiffres soient très choquants et que la menace soit croissante, toutes les entreprises ne prennent pas les mesures adéquates pour prévenir la fraude. Seules 56 % des entreprises interrogées ont pris des mesures en enquêtant sur leur pire incident. 

Alors comment les entreprises peuvent-elles s’assurer qu’elles sont bien équipées pour se protéger contre la fraude ? Quelles technologies peuvent les aider à prévenir la fraude au stade le plus précoce possible ? 

Suivez notre guide pratique de prévention contre la fraude financière pour protéger votre organisation contre ces escroqueries.

L’état actuel de la fraude financière

La pandémie actuelle a contraint de nombreuses entreprises à fermer leurs portes ou à adapter leur modèle d’entreprise pour se concentrer davantage sur les activités en ligne. Pourtant, toutes les entreprises ne disposent pas des connaissances techniques nécessaires pour suivre les évolutions de l’environnement en ligne. Cela crée une vulnérabilité particulière pour la fraude financière. 

Pour illustrer la gravité de l’état actuel de la fraude financière, nous avons rassemblé des statistiques provenant de plusieurs sources :

• Le taux de fraude déclaré est en hausse, passant de 30 % en 2009 à 47 % en 2020 (graphique ci-dessous).
• Selon Dun & Bradstreet, il y a une augmentation de 251% des vols d’identité d’entreprise de 2019 à 2020.
• La perte médiane par cas due à la fraude aux dépenses était de 33 000 $ en 2020, selon l’ACFE.

Afin de prévenir la fraude, la première étape consiste à être capable d’identifier les différents types de fraude. Nous avons répertorié ci-dessous quelques exemples de fraude financière.

Les différents types de fraude financière

La fraude peut être commise par des personnes ou des parties à l’intérieur et à l’extérieur d’une organisation. Les types de fraude que nous rencontrons souvent dans divers secteurs d’activité sont l’usurpation d’identité des entreprises, la fraude sur les factures et la fraude sur les dépenses.

L’usurpation d’identité dans les entreprises

L’usurpation d’identité d’entreprise, également connue sous le nom d’usurpation d’identité de société, désigne l’usurpation de l’identité d’une société par un tiers criminel pour vendre des marchandises, demander des fonds de soutien aux gouvernements ou des prêts aux créanciers à des fins de gain financier.

En usurpant l’identité d’une entreprise par le biais du phishing, de l’interception de courriers électroniques ou en abusant de leur relation avec les employeurs, les voleurs peuvent obtenir des informations (numéro d’enregistrement, numéro de facture, numéro de client, etc.) sur la relation commerciale entre les parties.

Les données extraites peuvent ensuite être utilisées selon leurs besoins, par exemple en les transmettant à n’importe quel système souhaité, Avec les connaissances acquises, ils sont capables de créer de fausses factures convaincantes et d’établir une ligne de crédit avec des détaillants, des investisseurs ou des banques pour soutirer de l’argent.

Les gouvernements ne sont pas non plus à l’abri, car des fraudeurs ont réussi à recevoir des fonds de soutien de la part de gouvernements en temps de crise.

Les parties prenantes, externes et internes, peuvent se livrer à ce type de fraude pour autant qu’elles puissent mettre la main sur des informations et des factures essentielles.

Fraude à la facture

La fraude à la facture est un type de fraude dans lequel un escroc modifie les détails du paiement d’une facture afin de tromper les entreprises ou les particuliers afin de les inciter à lui envoyer de l’argent. 

Les fausses factures sont créées lorsque le fraudeur a connaissance de la relation entre l’acheteur et le vendeur concernant les paiements. Il est extrêmement difficile de récupérer l’argent de comptes frauduleux.

De nombreuses entreprises perdent de l’argent au profit de parties prenantes internes, comme les employés prenant part à cette activité frauduleuse. Comme les employés ont des connaissances et un accès aux informations essentielles, ils peuvent exploiter les vulnérabilités des politiques ou des processus de l’entreprise. 

Dans un cas, CPC Commodities a perdu plus de 765 000 dollars au profit d’un comptable qui a créé des factures de fournisseurs en double sur une période de cinq ans.

Fraude aux dépenses

La fraude aux dépenses est la tentative de gonfler les remboursements d’une organisation sous forme de notes de frais. Ce type de fraude aux frais se produit lorsqu’un employé profite sciemment de l’employeur en présentant des demandes de remboursement inexactes.

Toutes les fraudes aux dépenses ne sont pas intentionnelles. Il existe des cas de simples erreurs faites par les équipes ou de reçus manquants. Voici les scénarios les plus courants de fraude aux remboursements présentés par les employés :

• Déclaration de dépense pour des articles jamais achetés
• Remboursement du kilométrage parcouru en covoiturage
• Remboursement de voyages non effectués
• L’utilisation de dîners personnels comme “dîner d’affaires”
• Surestimation des dépenses
• Duplication des reçus pour le remboursement

Qu’elles soient petites ou grandes, les fraudes augmentent les coûts d’une entreprise et réduisent son résultat net. Vous trouverez ci-dessous quelques cas qui décrivent comment les fraudeurs ont réussi à exploiter les vulnérabilités de différentes entités.

Cas de fraude financière

Même certaines des entreprises les plus connues au monde ne sont pas à l’abri des fraudeurs. Les détournements sont difficiles à détecter car les pertes se traduisent souvent par une lente fuite des fonds ou une baisse de la rentabilité qui peut s’étaler sur plusieurs années.

Pour illustrer cela, nous avons préparé pour vous deux cas de fraude financière : l’un de KIA Motors America et l’autre de PACE Worldwide.

Fraude à la facture : KIA Motors America

Dans cette affaire, où KIA Motors America a perdu près d’un million de dollars, la fraude a été commise par une employée du service comptabilité. Avec l’aide de membres de sa famille, elle a créé un nom commercial fictif et a ouvert un compte bancaire sous ce nom. 

Après la mise en place initiale, elle a modifié une nouvelle copie d’une facture valide de U.S. Customers Services en changeant la date. En outre, elle a remplacé le numéro d’acheminement bancaire par le compte bancaire ouvert auparavant sous un nom commercial fictif. 

Les factures falsifiées ayant été traitées par le service des comptes fournisseurs sans autre question, KIA a viré 889 000 dollars au total sur le compte bancaire ouvert par les fraudeurs avant que ceux-ci ne soient arrêtés et condamnés à la prison.

Cette affaire montre à quel point il est facile de modifier des documents. De nos jours, c’est encore plus effrayant avec toutes les technologies disponibles.

Fraude à la dépense : PACE Worldwide

Dans le cas de PACE Worldwide, un couple a utilisé de faux reçus et de fausses factures dans le cadre d’un stratagème de sept ans, entre 2002 et 2009, pour se livrer à une fraude aux dépenses. Ils ont réussi à recevoir un million de dollars de leur employeur jusqu’à ce qu’ils soient reconnus coupables. 

Comment ont-ils procédé ? Ils ont tout simplement utilisé les cartes de crédit de l’entreprise pour des gains personnels et ont soumis les remboursements à PACE, en les décrivant faussement comme des ” dépenses professionnelles “. De plus, ils ont frauduleusement facturé PACE Worldwide et PACE Europe Ltd. pour leurs “dépenses professionnelles ” afin d’obtenir des remboursements à deux reprises.

En tant que cadres de l’organisation, tous deux ont profité de leur position, ce qui a permis la réussite du stratagème. L’un d’eux a fabriqué à plusieurs reprises des factures et des reçus de manière à ce qu’ils paraissent légitimes pour être considérés comme des dépenses professionnelles.

Pour éviter ce genre de cas, la mise en place de politiques de gestion des dépenses et le traitement automatisé des documents peuvent contribuer à repérer les doublons et à détecter les fraudes. 

Comment les organisations peuvent-elles prévenir la fraude financière ?

Il ne fait aucun doute que les entreprises doivent déterminer d’où viennent les pertes et prévenir la fraude avant de réduire leur résultat net. La lutte contre la fraude financière peut être redoutable car les fraudeurs sont organisés et savent comment exploiter la vulnérabilité d’une organisation à l’aide de techniques sophistiquées.

Il existe certaines mesures que les organisations peuvent prendre pour se protéger de manière proactive. Ces mesures préventives peuvent permettre d’économiser beaucoup de temps et d’argent à court et à long terme.

Voici cinq façons de protéger votre entreprise.

Formation anti-fraude

L’un des moyens de prévenir la fraude consiste à dispenser une formation anti-fraude sans aucune exemption fondée sur la position de l’individu au sein de l’organisation. Cette formation doit viser à sensibiliser les employés à l’éthique, aux politiques et au code de conduite en matière de fraude.

Les employés et la direction doivent être à même de reconnaitre une fraude et comment agir le cas échéant. Il est essentiel d’avoir une présence obligatoire avec des mises à jour régulières et des sessions de remise à niveau pour créer une formation pratique. 

En appliquant une politique de zéro exemption pour la formation, les organisations peuvent créer une culture anti-fraude, où chaque individu est également responsable. Si les dirigeants suivent les règles, les employés feront de même.

Une telle culture ne peut qu’avoir un impact positif sur les résultats et conduire à une diminution du risque de fraude. 

Contrôle sélectif

La mise en place d’un audit sélectif pour contrôler les notes de frais, en particulier pour les nouveaux embauchés, est un excellent moyen de vérifier le respect de la politique de gestion des frais. L’audit peut être réalisé toutes les 5 ou 10 notes de frais, par exemple, afin de corréler les reçus avec des événements ou des voyages spécifiques.

Un contrôle fréquent permet à la direction d’identifier et de signaler les activités frauduleuses beaucoup plus rapidement. Pour un contrôle plus approfondi, les notes de frais et les comptes de paie peuvent être examinés afin de détecter les transactions, les montants ou les irrégularités inhabituels. 

Cette mesure préventive est une façon proactive d’évaluer les risques de fraude. Souvent, la technologie et les outils peuvent aider la direction à identifier les vulnérabilités qui ne sont pas réalisables par le seul effort humain.  

Examen des documents

Les méthodes passives de prévention de la fraude peuvent nécessiter moins d’efforts et d’argent à mettre en œuvre. Cependant, les systèmes de fraude peuvent traîner longtemps avant d’être détectés, ce qui pèse sur les résultats de l’entreprise. 

Une mesure proactive de prévention de la fraude, comme l’examen des documents, peut permettre de réduire le temps nécessaire à la découverte d’une fraude ainsi que la perte médiane qui y est associée.

Le remplacement de l’examen manuel des reçus, factures et autres documents relatifs aux dépenses par une approche numérique peut réduire les coûts de l’erreur de vos employés et prévenir la fraude. 

Avec la numérisation des documents, les organisations peuvent examiner les dossiers plus efficacement grâce aux dernières technologies disponibles. Après tout, il n’y a que peu de choses que l’œil nu peut détecter. 

Mécanisme de signalement et ligne d’assistance téléphonique

Comme l’illustrent les cas ci-dessus, de nombreuses fraudes financières sont commises par des acteurs internes. Un mécanisme de signalement et une ligne d’assistance téléphonique aident les organisations à détecter les fraudes et à réduire les pertes plus rapidement. 

Selon l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la plupart des tuyaux concernant des fraudes commises par des employés sont reçus d’autres employés. Toutefois, un nombre important d’informations sont également reçues de parties prenantes externes, telles que des clients et des fournisseurs. 

Par conséquent, la sensibilisation des parties internes et externes aux mesures et mécanismes de lutte contre la fraude, ainsi qu’à la ligne d’assistance téléphonique de l’organisation, augmente la probabilité de détection de la fraude par le biais de conseils.

Il est essentiel de savoir que l’élaboration de mécanismes de rapport et l’éducation des parties prenantes internes et externes peuvent prendre du temps et nécessiter des efforts. 

Malgré cela, il est fort probable que votre entreprise économise une somme d’argent importante à long terme. 

Mettre en place la bonne technologie

Les fraudeurs sophistiquent leurs méthodes de plus en plus. Comme ils peuvent recueillir des données en temps réel sur les vendeurs, les fournisseurs et les partenaires par diverses méthodes, la prévention de la fraude nécessite la mise en œuvre de la bonne technologie. 

Actuellement, la plupart des fraudes sont détectées à l’aide de l’intelligence artificielle. Les solutions d’IA peuvent détecter automatiquement les images et les documents falsifiés en les inspectant visuellement et en examinant leurs données Exif.

Le traitement manuel de documents tels que les factures et les reçus laisse de nombreux documents frauduleux non détectés. Il y a une limite à ce que l’œil nu peut détecter, surtout lors d’un traitement de grande échelle.

Les entreprises doivent donc automatiser le traitement de leurs documents avec une solution d’IA pour garder une longueur d’avance sur les attaquants. C’est là que les solutions de traitement intelligent des documents (IDP) et les logiciels OCR peuvent aider à prévenir la fraude. 

Prévention des fraudes avec Klippa DocHorizon