Processus de commande – Qu’est-ce que c’est et pourquoi c’est important ?

Les échanges commerciaux ne cessent de se développer. Des études récentes indiquent que le commerce mondial a atteint un niveau record de 32 000 milliards de dollars pour seulement 2022. Cela signifie qu’il y a plus d’achats entre les organisations et donc plus de commandes à traiter.

Le processus de commande est un aspect crucial du cycle d’approvisionnement des entreprises. Il implique la création et l’approbation d’un document décrivant les détails d’un achat, tels que les articles ou les services à acheter, leurs quantités, leurs prix et d’autres termes et conditions pertinents.

Ce processus aide les organisations à contrôler les dépenses, à rationaliser les activités d’achat et à conserver des enregistrements précis de leurs achats à des fins de comptabilité, d’information financière et de conformité.

Traditionnellement, le processus de commande était manuel, ce qui prenait beaucoup de temps et était source d’erreurs. Toutefois, avec l’émergence de la technologie, les organisations peuvent désormais automatiser le processus de commande à l’aide de logiciels et améliorer considérablement leur système de comptabilité fournisseurs.

Dans ce blog, nous discuterons du contenu d’un bon de commande (PO), des types de bons de commande et des étapes à suivre pour en créer un. Nous expliquerons également comment l’automatisation du processus de commande peut être bénéfique pour votre entreprise. Commençons!

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Les Points Clés:

• Un bon de commande est un document qui permet de faire une demande d’achat et d’enregistrer une ventre entre deux parties.
• Il y a 4 types de bons de commande: standards, planifiés, ouverts et contractuels.
• Le traitement manuel des bons de commande peut être fastidieux et engendrer des erreurs.
• L’automatisation du traitement des bons de commandes apportent beaucoup de bénéfices aux entreprises telles que la réduction de l’intervention humaines ou de repérer les documents frauduleux.

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Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande, également connu sous le nom de PO ou commande d’achat, est un document commercial juridiquement obligatoire, émis par un acheteur à l’intention d’un vendeur. Il est créé pour demander l’achat de biens ou de services par une entreprise, mais il est également utilisé pour enregistrer la vente qui a lieu entre les deux parties.

En plus d’indiquer les conditions dans lesquelles la transaction a lieu, le bon de commande a pour but de rationaliser l’achat. Pour ce faire, il consigne toutes les informations pertinentes afin de pouvoir s’y référer ultérieurement.

Afin de rationaliser le processus et de faciliter la vie du vendeur et de l’acheteur, le bon de commande contient des informations essentielles, telles que:

• Spécifications et quantité des articles demandés
• Les informations de contact
• Le prix auquel les biens ou les services doivent être achetés
• La date de la commande
• Les délais de livraison et les détails
• Les conditions de paiement
• Le numéro du bon de commande pour le suivi

Ces informations sont obligatoires pour tous les types de bons de commande, quels que soient leur type et leur utilisation. Avant d’émettre une demande de bon de commande, il peut être utile de savoir quel type de bon de commande convient le mieux à votre entreprise.

Types de bons de commande

Les bons de commande peuvent varier en fonction de différents facteurs. Ces facteurs peuvent être le type de transaction que vous effectuez ou le type de paiement que vous avez choisi pour un règlement. Vous trouverez ici une explication détaillée des types de bons de commande:

• Bons de commande standards: Le bon de commande standard est le plus souvent utilisé pour des achats uniques. Elles sont créées lorsqu’une entreprise a besoin de certains biens de manière ponctuelle.

• Bons de commande planifiés: Les commandes planifiées contiennent toutes les informations relatives au fournisseur et au paiement, comme les commandes standard, et sont créées en particulier si le paiement est échelonné. 

• Bons de commande ouverts: Les bons de commande ouverts sont utilisés par les entreprises pour demander une quantité non spécifiée de marchandises à un fournisseur, sur une période non spécifiée.

• Bons de commande contractuels: Les bons de commande contractuels sont utilisés pour créer une relation commerciale entre les deux parties, lorsque les coordonnées du fournisseur, les conditions de paiement et de livraison sont fixées, mais qu’un bon de commande standard est tout de même généré.

Les 5 étapes du processus de commande

Maintenant que nous vous avons familiarisé avec les détails des bons de commande et que nous avons découvert les différents types de bons de commande qui existent, il est temps de se plonger dans le processus de bon de commande proprement dit.

À quoi ressemble le processus de commande ? Dans ce qui suit, nous expliquerons les étapes du traitement des bons de commande, depuis leur création jusqu’à la clôture de l’achat. Voyons la répartition des étapes:

• Demande d’achat: Avant de pouvoir effectuer des achats, l’entreprise qui souhaite passer une commande auprès d’un fournisseur émet une demande d’achat et l’envoie au service financier. Une fois la demande approuvée par le service financier, la commande peut être créée.

• Création: Après approbation du service financier, l’acheteur entame la communication avec les fournisseurs et convient des spécifications de l’achat. Il s’agit de fixer le montant des marchandises, le prix et les conditions de livraison. Tous les détails établis doivent être mentionnés dans le bon de commande.

• Confirmation: Avant d’envoyer les marchandises, le vendeur vérifie le bon de commande pour s’assurer que tous les détails convenus sont corrects. Si tout est écrit en conséquence, la commande peut être confirmée. En cas de divergences ou de problèmes, le vendeur peut également rejeter la commande. En cas de rejet, le document est renvoyé à l’acheteur et la demande est considérée comme nulle. 

• Enregistrement: L’un des objectifs du bon de commande étant de rationaliser le processus des transactions commerciales, le bon de commande est enregistré dans le logiciel de comptabilité de l’organisation pour référence ultérieure. 

• Expédition et livraison: Le vendeur livre les biens ou les services, respectant ainsi sa part du contrat. C’est à ce moment-là que l’acheteur effectue un contrôle de qualité des marchandises, afin de vérifier si la livraison est conforme aux spécifications convenues. Ces contrôles de qualité permettent d’identifier d’éventuelles lacunes, de sorte que le vendeur peut en être informé immédiatement.

• Faire correspondre les factures aux bons de commande: Une fois les marchandises approuvées, l’achat peut être envoyé pour clôture. Le fournisseur envoie une facture qui est traitée et approuvée par le service financier de l’acheteur. C’est là qu’intervient le processus d’appariement bidirectionnel. Ce processus consiste à vérifier s’il existe des divergences entre la facture et le bon de commande.

Comment automatiser le processus des bons de commande

Dans cette section, nous allons vous montrer comment traiter facilement vos bons de commande et automatiser entièrement ce processus, afin de simplifier la gestion de vos données et d’éliminer toute tâche manuelle répétitive.

Klippa DocHorizon est une plateforme puissante de Traitement Intelligent des Documents (IDP) qui automatise vos workflows documentaires et qui offre une grande flexibilité, en prenant en charge plus de 100 types et formats de documents.

Nous allons vous guider étape par étape dans le traitement d’un bon de commande PDF depuis Google Drive comme source d’entrée, avec sortie au format Excel

Étape 1 : Inscrivez-vous sur la plateforme

Commencez par créer gratuitement votre compte sur DocHorizon : saisissez votre e-mail et mot de passe, puis indiquez votre nom complet, le nom de votre entreprise, votre cas d’usage et votre volume documentaire.
Vous recevez immédiatement 25 € de crédit gratuit pour explorer toutes les fonctionnalités.

Après connexion, créez une organisation et un projet pour activer les services nécessaires.
Dans Paramètres du projet → Services, activez :

• Document Capturing – Financial
• Flow Builder

Cela vous permettra d’extraire les données d’un bon de commande PDF vers Excel dès le départ

Étape 2 : Créez un preset

Nous choisissons ici le Modèle Financier, conçu pour automatiser l’extraction, l’analyse, la validation et la classification des données financières (factures, reçus, relevés bancaires…).

Créez un nouveau preset et nommez-le par exemple “Extraction PDF vers Excel”.
Activez les composants Financial et Line Item pour traiter les champs description, quantité et prix d’un bon de commande.

Astuce : personnalisez votre preset en ajoutant d’autres composants si besoin (Date Details, Reference Details, Amount Details, Document Language, Payment Details, etc.).

Cliquez sur Enregistrer pour finaliser.

Étape 3 : Choisissez votre source d’entrée

Avec votre preset prêt, construisez votre flow (séquence de traitement).
Cliquez sur Nouveau flux → + À partir de zéro et nommez-le “Extraction données PDF vers Excel”.

Pour notre exemple, créez un dossier nommé Input dans Google Drive et déposez-y vos bons de commande.

Dans la configuration :

• Source : Google Drive
• Déclencheur : Nouveau fichier
• Nom de connexion : au choix (ex. google-drive)
• Authentification : connectez-vous à Google
• Dossier parent : Input
• Inclure le contenu du fichier : cochez

Astuce : Vous pouvez aussi importer depuis plus de 100 sources différentes telles que Dropbox, Outlook, Box, Salesforce, Zapier, OneDrive ou votre base de données interne.

Testez avec Load Sample Data et un document d’exemple dans votre dossier Input.

Étape 4 : Capturez et extrayez les données

Now, it’s time to extract the necessary data by using the previously created preset to process all the Ajoutez une étape Document Capture : Financial Document dans votre flow.

Configurez :

• Connexion : Plateforme DocHorizon par défaut
• Preset : “Extraction PDF vers Excel”
• Fichier ou URL : Nouveau fichier → Contenu

Testez pour vérifier la bonne extraction des champs.

Étape 5 : Sauvegardez le fichier extrait

Définissez votre destination de sortie. Ici, nous choisissons Excel, mais vous pouvez aussi envoyer les données vers QuickBooks, Xero, Zoho…

Procédez ainsi :

• Recherchez Excel et choisissez Append Row to Worksheet
• Connexion : Microsoft Excel 365
• Classeur : Nom attribué à votre workflow
• Feuille : Nom de la feuille cible

Astuce : Si la première ligne contient des en-têtes, activez “La première ligne contient-elle des en-têtes ?”.
Associez ensuite chaque en-tête (PO Number, Total Amount, Date) au champ correspondant dans votre extraction (ex. financial → total_amount).

Testez la configuration.
Une fois validée, publiez le flux : chaque nouveau bon ajouté au dossier Input sera traité automatiquement.

Toutes les données de vos bons de commande sont désormais disponibles dans votre fichier Excel, sans saisie manuelle.

Avec ce système, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et optimisez vos workflows au quotidien.

Avantages de l’automatisation des bons de commande

Comme nous l’avons mentionné précédemment, l’automatisation de votre traitement de bons de commande peut s’avérer très utile si vous souhaitez protéger votre entreprise contre les activités frauduleuses, tout en améliorant l’efficacité sur le lieu de travail. Examinons quelques-uns des avantages que l’automatisation peut vous offrir:

Réduction de l’intervention humaine

L’automatisation des bons de commande vous permet de minimiser l’intervention humaine dans le processus et permet donc à vos employés de se concentrer sur leurs activités principales.

Moins d’erreurs humaines

La réduction de l’intervention humaine et l’automatisation du processus de commande réduisent les risques d’erreurs manuelles, telles que les fautes d’orthographe ou les incohérences entre le numéro et le montant de la facture.

Amélioration de la rapidité et de l’efficacité

L’automatisation peut améliorer considérablement les niveaux de productivité de votre organisation en remplaçant la saisie manuelle des données.

Transparence accrue

L’automatisation permet de combattre la fraude en effectuant un contrôle des références croisées entre les factures et les bons de commande originaux. La normalisation du traitement des bons de commande et la définition des exigences en matière d’information ajouteront de la responsabilité et de la transparence à vos bons de commande.

Le simple fait d’être conscient des avantages de l’automatisation n’apportera malheureusement pas de valeur à votre organisation. Mettez cette théorie en pratique et découvrez comment vous pouvez améliorer le flux de travail de votre entreprise en utilisant le logiciel Klippa pour automatiser votre processus de commande.

Automatisez le traitement de vos bons de commande avec Klippa

L’automatisation peut apporter de nombreuses améliorations à une entreprise, notamment en réduisant les interventions humaines dans le flux de travail ou en éliminant les erreurs humaines. Malheureusement, tous les logiciels ne peuvent pas offrir ces avantages à votre entreprise en une seule fois. Klippa DocHorizon, en revanche, peut offrir à votre entreprise tous ces avantages, en une seule plateforme.

Klippa DocHorizon est une solution de traitement intelligent des documents (IDP) alimentée par l’IA, qui peut aider à automatiser votre processus de commande d’achat et à mettre à niveau toutes les tâches liées aux factures et aux commandes d’achat dans votre organisation. L’utilisation du traitement intelligent des documents, avec l’aide de notre logiciel OCR, vous permet d’effectuer:

Vous souhaitez également automatiser votre processus de commande ou en savoir plus sur notre solution de traitement des commandes ? Nous nous ferons un plaisir de vous présenter notre produit. Il vous suffit de réserver une démo gratuite ci-dessous ou de contacter l’un de nos experts pour plus d’informations.

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