Processus de commande – Qu’est-ce que c’est et pourquoi c’est important ?

Les échanges commerciaux ne cessent de se développer. Des études récentes indiquent que le commerce mondial a atteint un niveau record de 32 000 milliards de dollars pour seulement 2022. Cela signifie qu’il y a plus d’achats entre les organisations et donc plus de commandes à traiter.

Le processus de commande est un aspect crucial du cycle d’approvisionnement des entreprises. Il implique la création et l’approbation d’un document décrivant les détails d’un achat, tels que les articles ou les services à acheter, leurs quantités, leurs prix et d’autres termes et conditions pertinents.

Ce processus aide les organisations à contrôler les dépenses, à rationaliser les activités d’achat et à conserver des enregistrements précis de leurs achats à des fins de comptabilité, d’information financière et de conformité.

Traditionnellement, le processus de commande était manuel, ce qui prenait beaucoup de temps et était source d’erreurs. Toutefois, avec l’émergence de la technologie, les organisations peuvent désormais automatiser le processus de commande à l’aide de logiciels et améliorer considérablement leur système de comptabilité fournisseurs.

Dans ce blog, nous discuterons du contenu d’un bon de commande (PO), des types de bons de commande et des étapes à suivre pour en créer un. Nous expliquerons également comment l’automatisation du processus de commande peut être bénéfique pour votre entreprise. Commençons!

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande, également connu sous le nom de PO, est un document commercial juridiquement contraignant, émis par un acheteur à l’intention d’un vendeur. Il est créé pour demander l’achat de biens ou de services par une entreprise, mais il est également utilisé pour enregistrer la vente qui a lieu entre les deux parties.

En plus d’indiquer les conditions dans lesquelles la transaction a lieu, le bon de commande a pour but de rationaliser l’achat. Pour ce faire, il consigne toutes les informations pertinentes afin de pouvoir s’y référer ultérieurement.

Afin de rationaliser le processus et de faciliter la vie du vendeur et de l’acheteur, le bon de commande contient des informations essentielles, telles que:

• Spécifications et quantité des articles demandés
• Les informations de contact
• Le prix auquel les biens ou les services doivent être achetés
• La date de la commande
• Les délais de livraison et les détails
• Les conditions de paiement
• Le numéro du bon de commande pour le suivi

Ces informations sont obligatoires pour tous les types de bons de commande, quels que soient leur type et leur utilisation. Avant d’émettre une demande de bon de commande, il peut être utile de savoir quel type de bon de commande convient le mieux à votre entreprise.

Types de bons de commande

Les bons de commande peuvent varier en fonction de différents facteurs. Ces facteurs peuvent être le type de transaction que vous effectuez ou le type de paiement que vous avez choisi pour un règlement. Vous trouverez ici une explication détaillée des types de bons de commande:

• Bons de commande standard: Le bon de commande standard est le plus souvent utilisé pour des achats uniques. Elles sont créées lorsqu’une entreprise a besoin de certains biens de manière ponctuelle.

• Bons de commande planifiés: Les commandes planifiées contiennent toutes les informations relatives au fournisseur et au paiement, comme les commandes standard, et sont créées en particulier si le paiement est échelonné. 

• Bons de commande globaux: Les bons de commande globaux sont utilisés par les entreprises pour demander une quantité non spécifiée de marchandises à un fournisseur, sur une période non spécifiée.

• Bons de commande par contact: Les bons de commande contact sont utilisés pour créer une relation commerciale entre les deux parties, lorsque les coordonnées du fournisseur, les conditions de paiement et de livraison sont fixées, mais qu’un bon de commande standard est tout de même généré.

Étapes du processus de commande

Maintenant que nous vous avons familiarisé avec les détails des bons de commande et que nous avons découvert les différents types de bons de commande qui existent, il est temps de se plonger dans le processus de bon de commande proprement dit.

À quoi ressemble le processus de commande ? Dans ce qui suit, nous expliquerons les étapes du traitement des bons de commande, depuis leur création jusqu’à la clôture de l’achat. Voyons la répartition des étapes:

• Demande d’achat: Avant de pouvoir effectuer des achats, l’entreprise qui souhaite passer une commande auprès d’un fournisseur émet une demande d’achat et l’envoie au service financier. Une fois la demande approuvée par le service financier, la commande peut être créée.

• Création: Après approbation du service financier, l’acheteur entame la communication avec les fournisseurs et convient des spécifications de l’achat. Il s’agit de fixer le montant des marchandises, le prix et les conditions de livraison. Tous les détails établis doivent être mentionnés dans le bon de commande.

• Confirmation: Avant d’envoyer les marchandises, le vendeur vérifie le bon de commande pour s’assurer que tous les détails convenus sont corrects. Si tout est écrit en conséquence, la commande peut être confirmée. En cas de divergences ou de problèmes, le vendeur peut également rejeter la commande. En cas de rejet, le document est renvoyé à l’acheteur et la demande est considérée comme nulle. 

• Enregistrement: L’un des objectifs du bon de commande étant de rationaliser le processus des transactions commerciales, le bon de commande est enregistré dans le logiciel de comptabilité de l’organisation pour référence ultérieure. 

• Expédition et livraison: Le vendeur livre les biens ou les services, respectant ainsi sa part du contrat. C’est à ce moment-là que l’acheteur effectue un contrôle de qualité des marchandises, afin de vérifier si la livraison est conforme aux spécifications convenues. Ces contrôles de qualité permettent d’identifier d’éventuelles lacunes, de sorte que le vendeur peut en être informé immédiatement.

• Faire correspondre les factures aux bons de commande: Une fois les marchandises approuvées, l’achat peut être envoyé pour clôture. Le fournisseur envoie une facture qui est traitée et approuvée par le service financier de l’acheteur. C’est là qu’intervient le processus d’appariement bidirectionnel. Ce processus consiste à vérifier s’il existe des divergences entre la facture et le bon de commande.

Automatisation des bons de commande

Le processus de commande est long et complexe. Il s’agit souvent d’un processus manuel, qui nécessite une intervention humaine constante.

Outre le fait qu’il ralentit le processus, le processus manuel des bons de commande laisse la place à des erreurs humaines. Cela comporte certains risques, car les bons de commande peuvent être affectés par des erreurs comptables, causées par des erreurs humaines, et cela représente un risque pour le résultat de la transaction.

La suppression de l’intervention humaine dans le processus de commande élimine le risque d’erreurs humaines, augmente la vitesse de traitement des paiements et constitue un gain de temps qui peut permettre à vos employés de se concentrer sur des tâches plus exigeantes. En outre, votre entreprise diminue le risque d’être la cible d’une fraude à la facture.

Comment éviter ces erreurs et améliorer le processus de commande? La solution est l’automatisation. La mise en œuvre de l’automatisation des bons de commande dans votre entreprise permet d’optimiser toutes les étapes du processus de commande.

L’automatisation de la comptabilité rationalise le processus de commande et rend donc toutes les informations disponibles et accessibles à tout moment, pour des audits imprévus ou des références futures. L’automatisation des bons de commande élimine la nécessité, par exemple, de faire correspondre manuellement les bons de commande avec la facture fournie, ce qui permet d’éviter la fraude à la facture et d’autres erreurs.

Mais en quoi l’automatisation du processus des bons de commande est-elle bénéfique pour votre entreprise? Poursuivez votre lecture pour le découvrir !

Avantages de l’automatisation des bons de commande

Comme nous l’avons mentionné précédemment, l’automatisation de votre processus de commande peut s’avérer très utile si vous souhaitez protéger votre entreprise contre les activités frauduleuses, tout en améliorant l’efficacité sur le lieu de travail. Examinons quelques-uns des avantages que l’automatisation peut vous offrir:

• Réduction de l’intervention humaine: L’automatisation des bons de commande vous permet de minimiser l’intervention humaine dans le processus et permet donc à vos employés de se concentrer sur leurs activités principales.
• Moins d’erreurs humaines: La réduction de l’intervention humaine et l’automatisation du processus de commande réduisent les risques d’erreurs manuelles, telles que les fautes d’orthographe ou les incohérences entre le numéro et le montant de la facture.
• Amélioration de la rapidité et de l’efficacité: L’automatisation peut améliorer considérablement les niveaux de productivité de votre organisation en remplaçant la saisie manuelle des données.
• Transparence accrue: L’automatisation permet de combattre la fraude en effectuant un contrôle des références croisées entre les factures et les bons de commande originaux. La normalisation du traitement des bons de commande et la définition des exigences en matière d’information ajouteront de la responsabilité et de la transparence à vos bons de commande.

Le simple fait d’être conscient des avantages de l’automatisation n’apportera malheureusement pas de valeur à votre organisation. Mettez cette théorie en pratique et découvrez comment vous pouvez améliorer le flux de travail de votre entreprise en utilisant le logiciel Klippa pour automatiser votre processus de commande.

Automatisez le traitement de vos bons de commande avec Klippa

L’automatisation peut apporter de nombreuses améliorations à une entreprise, notamment en réduisant les interventions humaines dans le flux de travail ou en éliminant les erreurs humaines. Malheureusement, tous les logiciels ne peuvent pas offrir ces avantages à votre entreprise en une seule fois. Klippa DocHorizon, en revanche, peut offrir à votre entreprise tous ces avantages, en une seule plateforme.

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