Toute entreprise a l’ambition de se développer. Cependant, si beaucoup partagent cette aspiration, seules quelques rares entreprises parviennent à dépasser la phase initiale de la croissance.
La plupart des entreprises tombent dans le piège de croire que si quelque chose a fonctionné auparavant, il n’est pas nécessaire de le changer. Après tout, ce sont ces processus qui ont permis la première percée. Cela vous semble familier ? Malheureusement, ce n’est pas la bonne approche.
Ce que beaucoup ne reconnaissent pas, c’est que la croissance s’accompagne de nouveaux défis. L’augmentation du personnel, des clients et des ressources se traduit par une augmentation de la paperasserie, des données et des dépenses. Et malheureusement, la plupart des flux de travail traditionnels ne sont pas viables à long terme. En effet, si vous restez bloqué sur les anciennes méthodes, vous atteindrez rapidement un plafond qui vous empêchera de continuer à vous développer.
Vous voulez éviter de commettre la même erreur ? C’est le bon choix. Nous avons ce qu’il vous faut. L’évolution de votre entreprise est la clé qui vous permettra d’éviter ce sort. L’intégration d’opérations évolutives dans vos processus quotidiens garantit un fonctionnement sans heurts, même en cas de croissance rapide.
Si vous ne savez pas comment commencer ou ce qu’implique la mise à l’échelle, ne vous inquiétez pas – nous sommes là pour vous aider. Nous vous présenterons les avantages de l’expansion de votre entreprise, nous vous donnerons des conseils pour vous assurer d’atteindre vos objectifs et nous discuterons des meilleurs processus d’expansion. Nous vous souhaitons une bonne lecture, car ce blog vous préparera sans aucun doute à la réussite.
Qu’est-ce qu’un processus évolutif ?
Tout d’abord, mettons-nous d’accord sur ce que sont les processus évolutifs. Dans le monde des affaires, l’évolutivité se réfère à quelque chose qui peut être facilement adapté aux changements dans un environnement de travail. Par exemple, dans le cas d’un volume accru de documents, de personnes, de commandes, etc.
Imaginez que vous ayez une semaine de travail normale, mais que soudain, au lieu de vos 30 clients habituels, vous en ayez deux fois plus. Pouvez-vous y faire face sans vous disperser ? En fait, oui, si vous avez mis en place des processus opérationnels évolutifs. Au lieu de chercher frénétiquement du personnel supplémentaire ou d’appeler vos fournisseurs dans la panique, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte le plus : vos clients.
Comment cela se passe-t-il ? Les processus de ce type sont conçus de manière à fonctionner de la même manière, quel que soit le nombre d’employés ou de clients. Cela signifie que vous restez aussi efficace et productif et que vous continuez à fournir des résultats de premier ordre sans vous casser la tête. La mise à l’échelle peut se faire en utilisant des logiciels plus efficaces, en améliorant les processus de délégation et de prise de décision ou en créant de nouvelles normes capables de supporter des volumes plus importants.
En fait, la plupart des processus peuvent bénéficier de l’évolutivité. Mais ceux qui nécessitent beaucoup de créativité ou de contacts personnels peuvent être plus difficiles à adapter. Le mieux est de rechercher les domaines dans lesquels la technologie peut être utilisée pour rationaliser ou accélérer les processus.
Pourquoi votre entreprise a besoin d’une évolutivité opérationnelle
Nous ne nous lasserons pas d’en parler. Il est absolument essentiel de disposer d’un modèle d’entreprise évolutif si vous envisagez de poursuivre votre croissance. Il vous permet de vous adapter à tout changement en temps utile. Vous pouvez ainsi développer votre entreprise sans compromettre la qualité ou la rapidité avec laquelle vous fournissez vos produits ou services aux clients.
Si vous commencez maintenant, vous profiterez de la croissance de votre entreprise sans ajouter de coûts opérationnels supplémentaires une fois les processus mis en place. La mise en place d’une infrastructure capable de gérer un développement rapide peut vous aider à éviter les goulets d’étranglement qui surviennent dans les entreprises qui ne sont pas évolutives.
Voyez les choses sous cet angle. Lorsque votre entreprise n’est pas évolutive, vous devenez rigide. De nouvelles normes de sécurité des données qui ne peuvent pas être facilement mises en œuvre, des documents papier qui prennent beaucoup de place et ne sont pas mobiles, un processus d’intégration très long et des clients frustrés… cela ne ressemble pas à l’avenir dont vous rêvez, n’est-ce pas ?
Voyons comment vous pouvez aborder la croissance de votre entreprise sous le bon angle. Lisez la suite pour obtenir des conseils sur la façon de faire évoluer votre entreprise et d’en sortir vainqueur.
Les 5 meilleurs conseils pour développer une entreprise
Malgré tous les avantages qu’elle présente, l’extension des processus d’entreprise n’est pas pour les âmes sensibles. Seulement 22 % des entreprises y parviennent. Pour obtenir un succès à long terme, vous avez besoin de plus que quelques applications sophistiquées. La question est de savoir comment créer un processus qui sera efficace aujourd’hui et qui le restera lorsque votre entreprise se développera. Heureusement, nous avons la réponse. Voici les cinq principaux conseils pour développer votre entreprise.
Évaluer vos processus actuels
Avant de prendre des décisions sur la manière de faire évoluer votre entreprise, faites le point sur vos processus actuels. Même si vous êtes un visionnaire, vous ne pouvez pas améliorer ce dont vous n’êtes pas pleinement conscient. Pour commencer, dressez la liste de tous les processus qui ont une incidence sur le fonctionnement de votre entreprise.
Pensez à la création de documents comptables, au paiement des factures, à l’accueil de vos clients ou à l’intégration de nouvelles personnes dans l’équipe. Décrivez l’ensemble du processus et indiquez quels employés/équipes en sont responsables. Indiquez la fréquence à laquelle il se déroule et le temps qu’il prend.
Simplification et normalisation
À l’heure actuelle, vous commencez sans doute à vous rendre compte que certaines de vos opérations risquent de ne pas convenir si vous doublez votre volume habituel. Un bon point de départ serait de comprendre comment vous pouvez les simplifier et les normaliser. Examinez les processus qui comportent trop d’étapes ou de points de retour d’information et donnez-vous pour mission de les simplifier.
Trouvez un moyen de supprimer les étapes qui ne profitent à personne mais qui prennent beaucoup trop de temps. Veillez à ce que le processus décisionnel soit cohérent. N’oubliez pas que ce qui fonctionne pour une équipe de 15 personnes ne fonctionnera pas pour une équipe de 150 personnes. Des équipes plus nombreuses et des volumes plus importants nécessitent une normalisation et des instructions claires.
Éliminer les processus manuels inutiles
Décidez des tâches qui peuvent être entièrement automatisées. Plus vous pouvez automatiser de processus, plus cela sera facile à long terme.
Les petites équipes peuvent facilement gérer certains processus manuels, mais lorsque la charge de travail augmente, il est beaucoup plus judicieux d’automatiser le processus plutôt que d’engager dix personnes supplémentaires pour la même tâche répétitive. De plus, vous pourrez ainsi vous concentrer sur les tâches qui sont réellement essentielles à la croissance de votre entreprise.
Rendre toutes les informations facilement accessibles
Votre entreprise ne peut pas être qualifiée d’évolutive si quelqu’un doit passer par plusieurs parties lorsqu’il a besoin d’accéder à un certain document. Numérisez vos archives, vos documents pertinents ou vos procédures de travail et utilisez un système de stockage en cloud fiable. Mettez en place un système automatisé d’autorisation au lieu de le gérer au cas par cas.
Votre objectif devrait être de maintenir les mêmes délais d’exécution, même lorsque la moitié de votre équipe travaille à distance. Vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre d’avoir des retards qui auraient pu être évités en développant cet aspect de votre activité.
Mettre en place des flux de travail
Lorsque vous avez optimisé tous vos processus, vous devez veiller à ce que tout fonctionne parfaitement. Mettez en place un flux de travail facile à suivre et clair pour toutes les parties. Incluez des étapes telles que la génération d’idées, la prise de décision, le développement, le retour d’information, l’approbation, l’établissement de rapports, la mesure, etc. Attachez ensuite les processus que vous avez optimisés à une partie du flux de travail.
Une fois que vous êtes satisfait du flux, lancez-vous. Testez-le. Voyez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. N’oubliez pas que ce n’est pas une fois pour toutes. Il est toujours bon de suivre l’évolution du marché et les besoins de votre entreprise. Restez flexible.
Top 5 des processus évolutifs
Nous espérons qu’à ce stade, vous êtes suffisamment motivé pour rendre votre entreprise évolutive. Maintenant que vous savez ce qu’implique l’évolutivité et comment commencer, allons plus loin. Dans la prochaine section, nous passerons en revue les 5 principaux processus d’évolutivité qui vous permettront de vous lancer dans cette aventure.
Onboarding du client
Vous avez probablement été à la place d’un client qui est incroyablement frustré par le temps qu’il faut pour s’engager avec une nouvelle entreprise. Vous souvenez-vous de ce que vous avez ressenti la dernière fois que vous avez fait la queue ou que vous avez signé de nombreux formulaires ? Nous parions que vous ne voulez pas que vos clients ressentent la même chose.
La mise à l’échelle de votre processus d’accueil peut changer la donne. Elle peut réduire d’au moins 70 % le temps nécessaire à l’accueil d’un nouveau client. Avec le logiciel de vérification d’identité de Klippa, vous pouvez mettre en place un processus de vérification d’identité à toute épreuve qui peut être réalisé en quelques minutes au lieu de plusieurs heures de vérifications manuelles. C’est une situation gagnant-gagnant pour vous et vos clients.
Service clientèle
Il existe d’autres moyens d’améliorer les processus d’entreprise centrés sur le client. Vous pouvez réduire de manière significative le nombre d’appels et d’e-mails adressés à votre service clientèle en créant des pages FAQ actualisées ou en mettant en place des chatbots dotés de toutes les informations pertinentes.
Cependant, lorsque vos clients vous appellent, assurez-vous que l’accessibilité à l’information dont nous avons parlé précédemment est en place. Les agents du service clientèle seront en mesure d’apporter une aide beaucoup plus rapide s’ils peuvent accéder à toutes les données nécessaires en un seul clic.
Saisie de données
Il est bien connu que les humains sont enclins à faire des erreurs. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez éviter les erreurs humaines en automatisant tout ce qui est lié à la saisie manuelle des données. Moins de temps passé, plus d’argent économisé, moins d’erreurs commises. N’est-ce pas là l’objectif ? Nous pensons que oui.
En automatisant ces processus, vous augmentez immédiatement votre évolutivité. Avec l’aide de plateformes IDP (Intelligent Document Processing) comme Klippa DocHorizon, le nombre croissant de documents que vous devez traiter n’affecte pas négativement votre efficacité et votre productivité globales. Ces solutions peuvent reconnaître n’importe quel document en quelques secondes, en extraire les données pertinentes et les classer selon les besoins de votre entreprise.
Gestion des ressources humaines (HR)
L’augmentation du nombre de nouveaux employés est une indication claire que vous ne pouvez plus reporter l’extension de vos opérations. Plus il y a de personnes qui rejoignent votre entreprise, plus il est difficile de suivre leur feuille de route individuelle.
Pour mettre les processus HR sur la bonne voie, vous pouvez transférer tout ce qui nécessite une signature vers un format numérique. Vous pouvez également créer votre propre centre d’information. Mieux encore, vous pouvez organiser un parcours d’intégration entièrement numérique. Vous devriez viser un processus d’intégration qui peut être mis sur les rails sans la présence constante de vos HR.
Processus de comptabilité
Vous pouvez probablement prédire ce qui va se passer si vous n’avez pas mis de l’ordre dans votre comptabilité avant que la poussée de croissance ne vous frappe. C’est le chaos pur et simple. Heureusement, si vous commencez dès maintenant à rendre vos processus comptables évolutifs, vous avez une grande chance de l’éviter. Il existe de nombreuses solutions numériques pour la gestion financière, telles que Klippa SpendControl.
Ces solutions vous permettent de gérer vos dépenses et vos factures d’achat dans un environnement numérique unique. Lorsque votre processus de comptabilité fournisseurs est automatisé, vous bénéficiez d’une bien meilleure vue d’ensemble, vous économisez beaucoup de temps et d’argent et vous minimisez le risque de fraude. Plus besoin de rechercher manuellement une facture envoyée il y a un an ou de s’excuser auprès de vos fournisseurs parce qu’ils n’ont pas payé à temps. C’est également un outil pratique pour gérer les dépenses de vos employés, même dans les équipes qui se développent rapidement.
Augmentez l’évolutivité de votre entreprise avec Klippa
À ce stade, vous devriez être en mesure de prendre la prochaine décision importante : quels services pouvez-vous utiliser pour rendre vos processus d’entreprise évolutifs ? Nous serions honorés de pouvoir vous aider. Pour faciliter votre recherche, voici comment vous pouvez faire évoluer votre entreprise avec nous.
Avec Klippa DocHorizon, vous pouvez oublier la saisie manuelle des données. Ce produit est convivial pour les développeurs et correctement documenté, ce qui vous permet d’intégrer facilement certains composants dans votre logiciel existant.
- Numérisez, extrayez et catégorisez les données de la majorité des types de documents ou d’objets (par exemple, les compteurs d’énergie ou les étiquettes de prix) à l’aide d’une application mobile sophistiquée.
- Numérisez tous les types de documents en quelques secondes grâce à notre solution IDP (Intelligent Document Processing) pour ne plus jamais avoir à trier des piles de documents.
- Gagnez jusqu’à 70 % de votre temps grâce au traitement automatisé des documents. Nous prenons en charge un large éventail de documents dans différentes langues, tels que les factures, les reçus, les cartes d’identité, les passeports, les permis de conduire et bien d’autres encore.
Klippa SpendControl est l’outil qu’il vous faut si vous souhaitez faire évoluer vos processus de gestion des dépenses et des factures.
- En quelques clics, vous pouvez ajouter, traiter et approuver vos dépenses et factures via l’application mobile ou sur le web.
- Détendez-vous car le logiciel de Klippa détectera automatiquement si l’une des factures ou l’un des reçus soumis est frauduleux.
- Bénéficiez d’intégrations transparentes avec le logiciel de comptabilité de votre choix. Également disponible en Marque Blanche avec votre propre identité d’entreprise.
En fonction de vos besoins, nous pouvons trouver une réponse parfaite en vous proposant un produit prêt à l’emploi ou en travaillant ensemble sur une solution personnalisée.
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