Chaque année, la connaissance du client (KYC) devient de plus en plus importante pour les entreprises de tous les secteurs. Si vous êtes ici, c’est sans doute parce que vous devez vous aussi intégrer des contrôles KYC dans votre procédure d’onboarding.
Que vous vous engagiez dans cette voie parce qu’elle est obligatoire dans votre secteur d’activité ou pour protéger vos intérêts, la mise en œuvre de la connaissance du client est un choix judicieux. Il n’est jamais mauvais d’identifier et de vérifier que vos clients sont bien ceux qu’ils prétendent être. De plus, c’est le seul moyen de garantir qu’aucun blanchiment d’argent ou fraude n’a lieu à vos dépens.
Comme il n’est pas possible de s’assurer de l’authenticité de vos clients sur la base de leur sincérité apparente, un certain nombre de documents convenus sont requis pour les contrôles KYC. Curieux d’en savoir plus ? C’est parfait ! Nous ne ferons pas durer le suspense longtemps.
Dans ce blog, nous allons discuter de ce que sont exactement les documents KYC, explorer les différents types de documents impliqués, et même mettre en évidence certains des avantages de l’automatisation de votre processus KYC.
Que sont les documents KYC et lesquels sont requis ?
La documentation “Know Your Customer” est constituée de documents qui vous aident à vérifier l’identité de votre client et à obtenir toute information pertinente pour votre secteur d’activité. En général, les documents KYC sont divisés en trois types : La preuve d’identité, la justificatif de domicile et la preuve de revenu. Dans les paragraphes suivants, nous allons examiner de plus près chacun d’entre eux et expliquer quels documents peuvent être utilisés à cette fin.
Documents de preuve d’identité (PoI)
Les documents de preuve d’identité sont fondamentaux pour tous les processus KYC. Il n’est pas difficile de deviner qu’ils sont utilisés pour confirmer que les informations que vous avez reçues sont correctes et qu’elles appartiennent à une personne réelle.
En règle générale, vous devrez vérifier la présence d’un numéro d’identification unique, d’informations personnelles telles que le nom, l’âge, le sexe ou la signature, ainsi que d’une photographie.
Les passeports, les cartes d’identité nationales et les permis de conduire sont les documents les plus couramment demandés à cette fin. Mais la liste ne se limite pas à ces formes d’identification.
En fonction du pays et des mesures de sécurité spécifiques, vous pouvez également utiliser l’un des documents suivants :
- Certificat de naissance
- Certificat de citoyenneté
- Carte d’électeur (au Mexique, en Inde, en Jamaïque)
- Carte de santé (au Canada)
- Carte bancaire avec photo (souvent utilisée pour les contrôles en magasin dans le commerce de détail)
Justificatif de domicile (PoA)
Bien que les documents ‘PoI’ soient généralement suffisants pour les vérifications KYC, l’obtention d’une justificatif de domicile est tout aussi vitale dans certains cas.
Comme leur nom l’indique, ces documents sont essentiels pour confirmer la résidence d’une personne à une adresse spécifique. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur financier, vous devrez peut-être vérifier que vos clients habitent à l’adresse qu’ils ont indiquée lors de la procédure d’inscription.
Lorsque vous demandez des documents de PoA, assurez-vous de leur validité. Ces documents ne doivent pas dater de plus de trois mois et leur nom doit correspondre à celui figurant sur les documents de preuve d’identité fournis par votre client.
En outre, il doit être évident que le document est délivré par une organisation officiellement reconnue, avec une adresse, un nom et un logo.
Les exemples de documents de preuve d’identité sont les suivants :
- Factures postées à l’adresse de votre client (par exemple, factures de services publics)
- Les relevés bancaires
- Lettres d’une municipalité
- Lettres d’assurance
- Lettre d’emploi
- Contrat de location/hypothèque
- Formulaire de changement d’adresse autorisé
Justificatifs de revenus
Les documents de preuve de revenu sont utilisés moins fréquemment, mais leur importance ne peut être surestimée. Ce type de document est nécessaire pour obtenir des informations précises sur les revenus de vos clients sur une période donnée. Vous pouvez ainsi vous assurer qu’ils disposent d’une source de revenus régulière et qu’ils sont en mesure de remplir leurs obligations.
Par exemple, dans le secteur financier, vous ne pouvez tout simplement pas vous passer d’une telle preuve. Dans le cas d’engagements financiers à long terme tels que les hypothèques et les prêts, il est essentiel d’évaluer tous les risques avant de prendre la décision d’accorder une somme d’argent importante.
Les fiches de paie sont les documents les plus couramment utilisés pour prouver les revenus. Cependant, il existe d’autres moyens de vérifier le niveau de revenu de vos clients. Vous pouvez le faire en demandant :
- Lettre de déclaration fiscale
- Relevé bancaire
- Relevé des paiements ordonnés par le tribunal (par exemple, pension alimentaire)
- Preuve d’allocations de chômage
- Bulletins de pension
- Lettre d’attestation de revenus
Bien que nous vous ayons fourni un aperçu assez complet de tous les documents KYC, nous vous invitons à vous référer aux réglementations de votre secteur et de votre pays pour savoir quels documents sont nécessaires dans votre cas particulier.
Documents KYC requis pour les banques et les institutions financières
La connaissance du client n’est pas la seule obligation légale de l’industrie financière. Les réglementations CDD (Customer Due Diligence) et AML (Anti Money Laundering) doivent également être respectées. Et comme la vérification des coordonnées de vos clients est une obligation au regard de ces deux réglementations, les lignes directrices en matière de connaissance du client vous permettent de vous conformer à ces deux réglementations.
En règle générale, pour obtenir l’adhésion de vos clients, vous devez obtenir un ensemble complet de documents KYC. Vous devrez toujours demander un justificatif d’identité et un justificatif d’adresse. Et, dans le cas des crédits, des hypothèques et des cartes de crédit, vous devez également demander un justificatif de revenu.
Voici donc un ensemble potentiel de documents pour votre processus KYC :
- Passeport/carte d’identité
- Facture officielle/lettre postée à l’adresse de votre client
- Fiches de paie pour une année civile/ relevé bancaire
Néanmoins, pour les banques et les institutions financières, l’identification des clients ne se limite pas à la vérification initiale. Vous devez également déterminer le niveau de risque que chaque client peut présenter après son intégration. Dans ce cas, l’EDD (Enhanced Due Diligence) et le suivi régulier des transactions financières de vos clients pour détecter toute activité suspecte sont également obligatoires.
Automatiser le traitement des documents KYC avec Klippa
Avec tous les documents dont vous avez besoin pour un contrôle KYC approfondi, imaginez le temps qu’il vous faudra pour évaluer manuellement chaque client. Et plus vous aurez de clients, plus vous aurez besoin d’employés chargés uniquement du processus KYC. Ce sont là des dépenses supplémentaires qui grugent votre chiffre d’affaires.
L’automatisation de toutes les étapes, ou du moins l’automatisation partielle, révolutionnera votre jeu. Les fonctions de sécurité des logiciels de vérification d’identité actuels permettent d’effectuer des contrôles plus approfondis que la simple évaluation visuelle réalisée lors de l’examen manuel des documents. L’automatisation de ce processus n’est donc pas seulement plus rapide, mais aussi plus sûre.
Avec la solution de vérification d’identité de Klippa, vous gagnez du temps et de l’argent et vous rendez l’une des étapes les plus importantes de votre procédure KYC infaillible.
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- Ajoutez une étape de sécurité supplémentaire en incluant une vérification de la vivacité, une vérification de l’identité par selfie ou une vérification NFC dans votre processus d’accueil
- Intégrez de manière transparente la vérification d’identité à votre interface web ou à votre application mobile
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