Pourquoi vous devriez remplacer la saisie manuelle des données par l’IA dès aujourd’hui

Saviez-vous que vos employés consacrent quotidiennement 1 à 3 heures à des tâches de saisie de données ? C’est en tout cas ce qu’ont répondu 76 % des employés de bureau dans une étude réalisée par Zapier.

La saisie manuelle des données est l’une des tâches les plus fastidieuses et répétitives de votre entreprise. Elle prend du temps et est sujette à des erreurs humaines qui vous empêchent de mener des opérations efficaces.

Vous êtes très probablement conscient de ces faits et souhaitez vous améliorer, mais le fait est que vous êtes comme le reste d’entre nous. Vous êtes extrêmement occupé et la simple idée d’entreprendre une tâche supplémentaire vous ferait perdre le fil de votre journée.

Heureusement pour vous, il existe une solution de saisie automatisée des données facile à mettre en œuvre et qui peut supprimer une fois pour toutes cette tâche fastidieuse de votre liste de choses à faire.

Tout au long de cet article, nous discuterons des problèmes que vous rencontrez avec la saisie manuelle des données, des raisons pour lesquelles vous devriez commencer dès aujourd’hui avec la saisie automatisée des données, et de la façon de le faire avec Klippa DocHorizon.

Les problèmes de la saisie manuelle des données

Certes, à l’époque, votre entreprise ne traitait pas autant de documents et pouvait encore les gérer manuellement. Cependant, votre entreprise a grandi, et avec elle votre volume de documents aussi. Il n’est donc plus possible pour vous de le faire manuellement.

Si vous n’avez pas encore opté pour une solution automatisée, il est probable que la saisie manuelle des données vous pose un ou plusieurs des problèmes suivants :

• elle est inefficace et prend beaucoup de temps
• elle entraîne des erreurs
• elle désengage les employés
• les clients sont mécontents

Inefficace et chronophage

Laissez-moi vous rafraîchir la mémoire sur la saisie manuelle des données.

On vous demande, à vous et à vos collègues, des heures fastidieuses, répétitives et exigeantes, et beaucoup de dévouement.

Traiter de gros volumes de documents prend une éternité. Avec de gros volumes de documents, la saisie manuelle des données devient inefficace et prend beaucoup de temps.

Il suffit de jeter un coup d’œil au calcul suivant. La vitesse moyenne de frappe d’une personne est d’environ 40 mots par minute. Disons maintenant que le nombre moyen de mots à saisir par document est de 400. Cela signifie qu’il faut environ 10 minutes pour remplir un seul document. Et n’oubliez pas qu’après cela, vous n’avez même pas tenu compte du temps nécessaire à la révision de ce qui a été saisi.

Essayez maintenant d’imaginer devoir traiter des milliers, voire des millions de documents.

Vous devez soit embaucher du personnel supplémentaire, soit faire d’innombrables heures supplémentaires, soit les deux, pour mener à bien des tâches de saisie de données de faible valeur. La saisie manuelle des données vous coûte tout simplement énormément d’argent.

La règle 1-10-100 de George Labovitz et YuSang Chang l’explique très bien.

Selon cette règle, il vous en coûte 1$ pour vérifier l’exactitude des données au point de saisie. Puis, 10$ pour identifier et nettoyer les données lorsqu’elles arrivent sous forme de lot, et même 100$ ou plus lorsque les données inexactes ne sont pas corrigées.

Propice aux erreurs

Le processus de saisie manuelle des données n’est pas seulement fastidieux à réaliser. Elle est également sujette aux erreurs, ce qui affecte de nombreux domaines de votre activité.

Le taux d’erreur typique de la saisie manuelle des données est d’environ 1 %. Ainsi, sur 100 points de saisie de données, vous avez commis au moins une erreur. Cela peut entraîner de multiples problèmes pour vous et votre entreprise.

En voici quelques-uns :

• Les erreurs humaines conduisent à des informations inexactes qui peuvent entraîner des coûts toujours plus élevés. Par exemple, vous pouvez recevoir une amende parce que vous avez rempli vos déclarations fiscales de manière incorrecte.
• Les erreurs coûtent cher et prennent du temps à réparer, ce qui est particulièrement vrai lorsqu’il faut un certain temps avant que les erreurs soient remarquées et corrigées.
• Les erreurs créent des problèmes financiers potentiels, car même des fautes de frappe mineures peuvent avoir un impact énorme sur vos finances.
• Les erreurs entraînent des problèmes de conformité potentiels tels que la fraude, le vol, le blanchiment d’argent et le détournement de fonds.

Les erreurs humaines finissent généralement par être des facteurs de perte de temps et d’argent.

Cela désengage les employés

Les procédures manuelles de saisie et de ressaisie des données sont exigeantes. Il faut à vos employés beaucoup de dévouement et d’engagement pour y parvenir. Il est difficile de rester concentré et cela démotive rapidement les employés.

Le désengagement des employés s’accompagne d’autres inconvénients. Il peut également affecter l’état mental et physique de vos employés.

Gallup a comparé des employés désengagés à des employés engagés. Les résultats sont alarmants.

Les employés désengagés ont :

• Plus de 61% d’épuisement professionnel supplémentaire
• Plus de 48% de stress quotidien additionnel
• 66 % de plus de risques d’inquiétude quotidienne
• un taux deux fois plus élevé de tristesse et de colère quotidiennes

En étant désengagés, les employés ont du mal à se concentrer pleinement et deviennent finalement un risque pour votre organisation.

Des clients mécontents

Les données clients doivent être traitées avec le plus grand soin. Votre base de données clients contient des informations précieuses qui facilitent la conduite des opérations futures de votre entreprise.

Les erreurs de données peuvent avoir un effet d’entraînement sur l’ensemble de votre entreprise, en affectant les décideurs, les responsables, les employés et d’autres personnes. Au final, elles peuvent diminuer la satisfaction des clients et les taux d’acquisition.

Lorsque vous avez des clients mécontents, vous avez un problème. Un client mécontent parle de son expérience à 9 à 15 personnes. Et près de 13 % en parlent à plus de 20 personnes. Le mot se répand plus vite que vous ne pouvez le résoudre.

Ne puis-je pas simplement externaliser mes tâches de saisie de données ?

Oui, bien sûr, vous pouvez, mais vous ne devriez pas ! C’est souvent beaucoup moins cher et cela semble être une échappatoire facile, mais il y a plusieurs inconvénients à l’externalisation en général.

Les trois inconvénients les plus notables sont les suivants :

• L’exposition d’informations sensibles ; car il y a toujours un certain risque lorsque des tiers ont accès aux données de votre entreprise.
• Partage de l’attention et du soutien ; car les spécialistes de la saisie de données externalisés s’occupent également d’autres clients.
• Des priorités et des objectifs mal alignés, car de nombreux fournisseurs ne travaillent pas dans votre intérêt. Ils sont motivés par le profit et non par les objectifs et les normes de qualité de votre entreprise.

Comme vous pouvez le constater, il s’agit de sujets critiques qui doivent être traités avec beaucoup de soin. L’externalisation de vos tâches de saisie de données n’est donc souvent pas l’option à privilégier.

Voyons maintenant ce que vous auriez dû faire depuis longtemps : automatiser les tâches de saisie de données !

Les avantages de la saisie automatisée des données dont vous ne profitez pas aujourd’hui

Vous aimeriez certainement éviter de saisir des données pendant des heures chaque jour. Avec une solution de saisie automatisée des données, cela devient possible.

Vous pourriez vous démarquer de vos concurrents, mais comme vous êtes toujours coincé avec la saisie manuelle des données, vous passez à côté d’énormes avantages.

Les plus importants sont les suivants :

• Vous pourriez économiser jusqu’à 70 % en temps et en argent.
• Vous pourriez avoir 97 % d’erreurs en moins
• Vous pourriez avoir des employés heureux et productifs
• Vous pourriez minimiser la paperasse

Vous pourriez économiser jusqu’à 70 % de temps et d’argent.

Vous continuez à gaspiller d’importantes sommes d’argent chaque jour qui passe.

Pendant ce temps, les organisations qui ont mis en place une solution de saisie automatisée des données connaissent des opérations efficaces. Elles économisent plus de 70 % de temps et d’argent.

L’automatisation de la saisie des données est la clé d’opérations de saisie plus rapides et plus efficaces. Vos employés et collègues libèrent du temps qu’ils peuvent consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En réduisant considérablement le temps consacré à la saisie de données, vous diminuez les frais généraux. Vous n’aurez plus à vous soucier d’embaucher du personnel supplémentaire ou de faire des heures supplémentaires.

Vous pourriez avoir 97 % d’erreurs en moins

Actuellement, vous êtes confronté à des erreurs qui se produisent lors de la saisie manuelle des données, et elles peuvent rapidement devenir coûteuses.

Cependant, si vous utilisez une solution de saisie de données automatisée, vous n’aurez pas ces soucis.

Les machines et les ordinateurs battront toujours les humains dans les tâches de saisie de données répétitives et fastidieuses. Aucune distraction ou problème personnel n’affectera leur travail. Ils restent concentrés à 100 % et leur rendement est constant.

Mieux encore, si une solution est alimentée par l’IA, elle peut apprendre de ses erreurs et optimiser les résultats au fil du temps, réduisant ainsi votre taux d’erreur de 97 %.

Vous pourriez avoir des employés heureux et productifs

Vous, vos employés et vos collègues êtes probablement désengagés. Cela peut sembler normal à présent.

Comme nous l’avons évoqué précédemment, les employés désengagés sont risqués pour les entreprises.

Remplacer les tâches de saisie répétitives par l’IA vous donne la liberté et la flexibilité de vous concentrer sur des tâches plus importantes. Par conséquent, vous et vos collègues travaillerez davantage sur des tâches que vous aimez faire, et serez 70 % plus productifs.

Vous pourriez réduire la paperasse

De nos jours, vous êtes peut-être coincé derrière des piles de documents. Le café est renversé dessus, ce qui les rend illisibles et ils finissent par être perdus parmi des centaines d’autres documents importants.

Vous avez déjà consacré beaucoup de temps et d’efforts pour les retrouver le lendemain, illisibles et inutilisables. Votre travail acharné et votre dévouement n’ont pas porté leurs fruits.

Avec une solution de saisie automatisée des données, les documents peuvent être numérisés, de sorte que vous n’avez plus à vous soucier des piles de paperasse et des documents illisibles.

Pourquoi automatiser la saisie des données avec Klippa ?

Ce blog vous a expliqué pourquoi la saisie manuelle des données est un problème, et pourquoi la saisie automatisée des données est l’avenir. Les organisations du monde entier s’efforcent continuellement de rendre leurs opérations plus efficaces.

Klippa construit diverses technologies qui aident les entreprises comme la vôtre à éviter les difficultés que vous rencontrez et à vous faciliter la vie.

Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon est notre solution de traitement intelligent des documents (IDP). Elle est utilisée pour automatiser les tâches de saisie de données pour les entreprises de nombreux secteurs.

Avec notre solution, qui est alimentée par l’OCR et l’IA, vous pouvez extraire, classer et vérifier des données importantes en quelques secondes. Les données non structurées peuvent être instantanément structurées et stockées dans les bases de données de votre entreprise.

Si vous vous demandez à partir de quels types de documents nous pouvons extraire des données, voici quelques exemples :

Les partenaires qui utilisent Klippa DocHorizon gagnent du temps, réduisent les coûts et évitent les fraudes. Êtes-vous prêt à améliorer vos résultats grâce à la saisie automatisée des données ?

Contactez Klippa maintenant

Si vous avez des questions sur la façon dont nous pouvons vous aider, n’hésitez pas à nous contacter dès maintenant ! Nos experts sont prêts à vous aider à trouver la bonne solution pour vous.

Vous pouvez également réserver une démonstration gratuite en ligne avec l’un de nos spécialistes produit via le formulaire ci-dessous.