Les processus financiers constituent l’épine dorsale de toute entreprise. Ils font également partie des tâches les plus délicates à gérer, surtout s’ils sont exécutés manuellement. Elles prennent beaucoup de temps et sont sujettes à des erreurs, ce qui pèse sur le service financier.
Entre la gestion des bilans et l’établissement de la comptabilité de fin d’année, les experts financiers doivent également vérifier manuellement les données financières et s’assurer que tous les chiffres s’additionnent. Ce processus est non seulement fastidieux, mais aussi inefficace à long terme.
Pour simplifier les tâches et éliminer le travail répétitif, les entreprises se tournent vers l’automatisation, en particulier l’automatisation robotisée des processus (RPA). Si vous ne connaissez pas la RPA ou si vous n’êtes pas sûr de ses avantages, ne vous inquiétez pas !
Dans ce blog, vous apprendrez ce qu’est l’automatisation robotisée des processus et comment elle peut profiter aux services financiers, et vous obtiendrez des exemples concrets basés sur des cas d’utilisation de l’APR. Enfin, nous vous donnerons un aperçu d’une solution d’automatisation des processus robotisés, afin que vous puissiez vous aussi automatiser les tâches financières.
Commençons !
Qu’est-ce que la RPA dans la finance ?
L’automatisation robotique des processus (RPA) est une technologie logicielle conçue pour simplifier les flux de travail complexes en automatisant les tâches répétitives. Elle fait appel à des robots logiciels et à l’intelligence artificielle pour éliminer la nécessité d’accomplir manuellement des tâches financières.
La RPA en finance aide les entreprises à accroître la productivité de leurs employés et la précision de l’extraction des données. Pour ce faire, elle rationalise les flux de travail et normalise les processus financiers à l’aide de technologies modernes. Au lieu d’extraire manuellement les données des reçus ou des factures, les entreprises peuvent confier ces pratiques à l’automatisation robotique.
Prenons l’exemple des charges à payer. Souvent, les entreprises reçoivent ces paiements plus tard que prévu. Ce retard affecte l’exactitude du bilan et peut même modifier le chiffre d’affaires d’une entreprise. La RPA peut enregistrer automatiquement tout paiement à venir et équilibrer les comptes en temps réel.
Afin de tirer le meilleur parti de la RPA dans la finance, les organisations ont mis en œuvre cette technologie dans de nombreuses pratiques financières et comptables. Examinons quelques-uns des cas d’utilisation de la RPA en finance et voyons comment l’automatisation peut être le meilleur ami du comptable.
Cas d’utilisation de la RPA dans la finance
L’automatisation des processus robotiques dans la finance est un atout majeur pour de nombreuses organisations si elle est utilisée de manière appropriée. Outre le suivi du bilan et la gestion des paiements à venir, la RPA en finance peut être un excellent outil pour automatiser d’autres processus financiers, tels que:
- Comptabilité
- Traitement des factures
- Comptes à payer
- Gestion des dépenses
- Traitement des bons de commande
Comptabilité
Comme vous le savez peut-être déjà, la comptabilité manuelle est un processus lent et fastidieux. C’est une tâche qui vous oblige à revérifier les erreurs manuelles, ce qui ne peut que ralentir le processus. La RPA vient à point nommé pour rationaliser l’ensemble du processus comptable et permettre une comptabilité robotisée.
L’automatisation de la comptabilité est utile à toute organisation, quelle que soit sa taille ou sa charge de travail. Les entreprises en pleine croissance qui ne disposent pas d’un service financier dédié peuvent facilement accomplir leurs tâches comptables en mettant en œuvre la RPA. Il en va de même pour les grandes entreprises qui doivent traiter un grand nombre de documents financiers. Le logiciel lit et extrait avec précision les données des documents financiers et met à jour les livres en temps réel.
Traitement des factures
Comme les factures se présentent sous de nombreux formats différents, généralement non structurés (par exemple des fichiers PDF), les employés du back-office ont du mal à traiter ces documents. L’automatisation du traitement des factures représente une amélioration tant pour les fournisseurs que pour les acheteurs.
La RPA permet de scanner les factures, ce qui réduit la nécessité de traiter manuellement les factures et les confirmations de paiement. Toutes les données sont transférées dans un système comptable, ce qui garantit des transactions plus sûres et plus rapides. Le logiciel alerte également les utilisateurs en cas de doublons ou de fausses factures, ce qui minimise le risque de fraude.
Comptes fournisseurs (comptes à payer)
La mise en œuvre de l’automatisation des processus robotisés dans le processus des comptes à payer améliore considérablement la précision des rapports financiers. Le logiciel permet d’automatiser le processus de gestion des comptes fournisseurs, ce qui aide votre service des comptes fournisseurs à accroître l’efficacité du flux de travail, mais aussi la rapidité de l’approbation des paiements. Le fait d’effectuer les paiements dans les délais impartis profite à la fois aux acheteurs et aux fournisseurs, car cela permet de créer une relation basée sur la confiance mutuelle.
Les tâches telles que la saisie des données ou l’approbation des paiements sont désormais automatisées grâce à l’automatisation des processus robotisés. La RPA rationalise les processus AP, par exemple le processus de la facture au paiement, en réduisant les erreurs manuelles et en faisant gagner un temps précieux à votre organisation.
Gestion des dépenses
Le traitement des notes de frais ou le remboursement des frais de voyage peut être une tâche fastidieuse et laborieuse lorsqu’elle est effectuée manuellement. Non seulement cela demande beaucoup de temps et d’efforts, mais cela ouvre également la porte à des erreurs potentielles ou, pire encore, à la fraude documentaire.
La gestion des dépenses à l’aide de la RPA implique l’automatisation des flux de travail d’approbation, des comptes de dépenses et même des remboursements de dépenses. Grâce à l’automatisation des processus robotiques, les données des reçus, par exemple, sont automatiquement extraites et transférées dans le système comptable. Cela garantit un processus de remboursement beaucoup plus rapide et plus sûr, car seuls les utilisateurs autorisés ont le pouvoir d’approuver les paiements.
Traitement des bons de commande
Le traitement des bons de commande, tout comme celui des factures, est une tâche qui prend du temps et qui nécessite souvent une saisie manuelle des données. Les bons de commande sont envoyés aux acheteurs dans des formats non structurés, ce qui rend leur traitement difficile.
La RPA permet de scanner le bon de commande et d’en extraire les données avec précision. Les données obtenues à partir d’un bon de commande sont automatiquement saisies dans le logiciel et transférées vers votre système comptable.
La RPA pour le traitement des bons de commande permet également de réduire les risques d’activités frauduleuses, telles que la fraude au fournisseur. L’automatisation robotisée des processus est capable de vérifier les éventuelles incohérences ou divergences entre les bons de commande et les factures, en effectuant un correspondance bidirectionnelle, ce qui améliore les relations entre les acheteurs et les vendeurs.
Même s’il s’agit de traiter une facture ou d’établir la clôture du mois, la RPA dans le domaine de la finance est un atout majeur. C’est pourquoi la mise en œuvre de l’automatisation des processus robotiques dans les services financiers peut vous apporter de nombreux avantages. Curieux de savoir quels sont ces avantages ? Poursuivez votre lecture et découvrez quelques-uns des avantages de l’utilisation de la RPA dans le secteur financier.
Les avantages de la RPA dans la finance
L’automatisation des processus robotiques peut contribuer à automatiser les tâches financières les plus détaillées et les plus redoutables. L’abandon de la saisie manuelle des données et l’adoption de l’automatisation des processus robotisés présentent de nombreux avantages:
- Il est rentable : Les entreprises peuvent économiser jusqu’à 30% de leur budget en automatisant les processus financiers.
- Elle réduit le temps de traitement : La mise en œuvre de l’automatisation des processus robotisés dans les tâches financières peut réduire jusqu’à 90% le temps de traitement, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Elle minimise les erreurs : La RPA permet de rationaliser les tâches financières, de réduire les erreurs humaines dans le processus et d’améliorer la qualité des résultats.
- Elle augmente l’efficacité du flux de travail : Avec la RPA, la précision de l’extraction des données augmente, ce qui élimine la nécessité d’une vérification manuelle. Ainsi, les opérations commerciales peuvent se poursuivre sans heurts, ce qui améliore l’efficacité du flux de travail.
La RPA est un atout majeur si vous cherchez à améliorer les opérations de votre entreprise ou à économiser d’importantes sommes d’argent. Toutefois, sa mise en œuvre peut prendre beaucoup de temps et, comme vous le savez peut-être déjà, le temps, c’est de l’argent.
Au lieu de vous aventurer dans un processus complet d’allocation de temps et de ressources pour mettre en place l’automatisation des processus robotiques à partir de zéro, vous pourriez envisager des solutions prêtes à l’emploi, telles que Klippa DocHorizon.
La meilleure alternative à la RPA dans la finance
Klippa DocHorizon est une solution de traitement intelligent des documents qui vous permet de numériser, d’extraire, de vérifier et de classer automatiquement les données des documents financiers, afin d’améliorer le flux de travail.
Les entreprises peuvent automatiser les tâches comptables grâce à des règles de gestion et à la technologie OCR qui permet d’extraire des informations de n’importe quel document financier en quelques secondes. Vous trouverez ci-dessous les raisons les plus courantes pour lesquelles nos clients utilisent notre logiciel:
- Détecter les documents frauduleux
- Parser automatiquement les documents pour y trouver des données utiles
- Recouper les documents et les points de données, par exemple avec des correspondances bidirectionnelles.
- Intégration transparente avec les logiciels existants via l’API ou le SDK
- Détection des doubles reçus ou factures pour éviter les doubles paiements
- Saisie automatisée des données pour une meilleure efficacité opérationnelle
Ne perdez plus une minute à traiter manuellement des documents financiers ou à vous préoccuper de l’efficacité du flux de travail ! Réservez une démonstration gratuite ci-dessous ou contactez l’un de nos experts si vous avez d’autres questions!