Malgré le développement rapide de la technologie, les organisations saisissent toujours les données manuellement dans leurs systèmes. Cette tâche est non seulement longue et répétitive, mais elle est également sujette aux erreurs humaines. Selon une étude de Gartner, les erreurs de saisie de données humaines ont ajouté environ 25.000 heures de travail supplémentaire aux organisations, pour un coût annuel pouvant atteindre $900.000. Cela aurait pu être facilement évité en mettant en œuvre l’automatisation.
L’utilisation de l’automatisation pour les processus de saisie de données est une pratique essentielle pour les entreprises qui cherchent à réorganiser les données dans des formats prêts à l’emploi et à améliorer leurs processus métier quotidiens. En fait, 66 % des entreprises qui ont mis en œuvre l’automatisation du flux de travail ont augmenté leurs revenus et réduit le temps de traitement.
Dans ce blog, nous expliquerons ce qu’est l’automatisation de la saisie de données et examinerons ses avantages. Nous couvrirons également les cas d’utilisation de la saisie automatisée de données et discuterons de certains des meilleurs logiciels de saisie de données automatisée sur le marché.
C’est parti !
Qu’est-ce que l’automatisation de la saisie des données ?
L’automatisation de la saisie de données est l’alternative numérique consistant à extraire et à saisir des données avec précision et efficacité dans un programme informatique ou une base de données à l’aide de l’automatisation, éliminant ainsi la saisie manuelle des données.
La saisie automatisée de données consiste à extraire des données de PDF, de documents, d’images, de fichiers numérisés, d’e-mails ou de sites Web et à convertir les informations dans un format structuré, tel que CSV, JSON, XML et bien d’autres. Ce flux automatique de conversion et d’extraction des données nécessite l’utilisation d’un logiciel.
Les logiciels de saisie de données automatisée s’appuient généralement sur la technologie OCR pour lire les documents et en extraire les données avec une grande précision. Mais comment fonctionne un logiciel de saisie automatisée de données ? Continuez à lire pour découvrir comment vous pouvez automatiser vos processus de saisie de données à l’aide d’un logiciel.
Comment automatiser la saisie des données ?
Nous avons déjà parlé d’entreprises qui adoptent l’automatisation et mettent en œuvre des logiciels d’automatisation de la saisie de données. Alors, à quoi ressemble le processus automatisé? Pour procéder en conséquence et voir un changement efficace, les entreprises suivent ces étapes:
- Téléchargement d’une source de données : Il arrive souvent que les entreprises reçoivent des informations importantes sous la forme de formats de données brutes et non structurées, tels que des fichiers PDF, des images ou des fichiers numérisés. Ces fichiers doivent être importés dans le logiciel d’automatisation de la saisie de données, ce qui signifie les télécharger via une application ou un site Web.
- Prétraitement du fichier : Le logiciel de saisie automatique des données transforme les documents en formats lisibles par machine. Les technologies avancées OCR, AI et ML permettent aux algorithmes de lire et de comprendre le contenu des fichiers.
- Reconnaissance et extraction des données : Dans cette étape, le logiciel reconnaît et extrait les données. L’algorithme peut être entraîné pour identifier les points d’intérêt à partir d’une variété de fichiers, par exemple, les postes de réception, les numéros de facture, les noms ou les adresses.
- Validation des données extraites : Dans cette étape, l’exactitude des données extraites est vérifiée à l’aide de la technologie de l’IA. Pour un taux de précision allant jusqu’à 100 %, les organisations peuvent mettre en œuvre human-in-the-loop, ce qui nécessite une vue d’ensemble humaine du processus.
- Partage et saisie des données extraites : la dernière étape consiste à présenter les données extraites dans une sortie structurée, telle que CSV, JSON ou XML. Les données peuvent désormais être facilement importées dans une base de données ou un autre logiciel pour des flux de travail supplémentaires en aval.
Grâce au développement de la technologie, les entreprises peuvent profiter des avantages de la saisie automatique des données au plus haut niveau. Si vous souhaitez voir comment votre entreprise peut bénéficier de la mise en œuvre de l’automatisation dans les processus de saisie de données, continuez à lire !
Avantages de la saisie automatisée des données
Pour vous donner un aperçu des avantages de la saisie automatique des données, nous avons dressé une liste des avantages les plus importants de l’automatisation de la saisie de données dans les organisations.
- Gain de temps : une saisie plus rapide des données permet d’améliorer les flux de travail de traitement des données.
- Réduction des coûts globaux : réduisez les coûts opérationnels en éliminant les processus manuels inefficaces.
- Traitement en masse : gérez de grandes quantités de fichiers en une seule fois.
- Augmentation de la productivité : meilleure allocation des ressources et concentration sur les tâches qui nécessitent plus d’attention.
- Augmentation de la satisfaction des employés : éliminez les tâches redondantes, telles que la saisie manuelle des données, et avez un impact positif sur l’engagement des employés sur le lieu de travail.
- Précision améliorée : la technologie OCR permet un taux de précision de 99 % avec l’homme dans la boucle.
- Respect des réglementations obligatoires : la mise en œuvre de l’automatisation permet la vérification des documents afin de minimiser la fraude, aidant ainsi les entreprises à rester conformes aux réglementations KYC et AML.
Cas d’utilisation de la saisie automatisée des données
Nous avons maintenant appris ce qu’est l’automatisation de la saisie de données, comment elle est mise en œuvre et quels sont ses avantages. Mais le simple fait d’être conscient de la théorie n’améliorera pas les processus métier. Abordons ce sujet sous un angle différent et jetons un coup d’œil à certains des cas d’utilisation de la saisie automatique de données :
- Traitement des factures pour les comptes fournisseurs
- Traitement des bons de commande
- Conversion d’images en texte
- Automatisation de la connaissance du client (KYC)
- Compensation des reçus pour les programmes de fidélité
Traitement des factures pour la comptabilité fournisseurs
Un processus automatisé de comptabilité fournisseurs repose sur l’extraction automatique des données des champs des factures fournisseurs et la saisie des informations dans un ERP ou un logiciel de tenue de livres à des fins comptables ou financières. Les logiciels d’automatisation de la saisie de données peuvent également détecter les doublons ou les factures frauduleuses, sensibilisant ainsi les entreprises à la fraude aux factures.
Traitement des bons de commande
Le suivi du processus de commande d’achat se fait facilement grâce à la saisie automatique des données. Le logiciel vérifie que toutes les données sont valides et qu’elles correspondent à la vente respective, en utilisant une correspondance bidirectionnelle. Le logiciel d’automatisation détecte également si le document de bon de commande a été falsifié, évitant ainsi la fraude fournisseur.
Conversion d’images en texte
Comme de nombreuses entreprises reçoivent des informations importantes sous la forme d’images numérisées, l’automatisation peut les aider à extraire les données efficacement et, surtout, avec précision, à l’aide d’un logiciel OCR. Les organisations peuvent transformer les images en texte et en extraire les informations les plus importantes en quelques secondes.
Automatisation de la connaissance du client (KYC)
L’automatisation “Know Your Customer” aide les entreprises à rester conformes aux pratiques obligatoires de vigilance à l’égard de la clientèle (CDD), en vérifiant que les clients sont bien ceux qu’ils prétendent être et qu’ils ne s’engagent pas dans des activités menaçantes ou dangereuses, telles que le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme ou les activités financières illégales.
La vérification de l’identité des clients se fait en effectuant une vérification d’identité. Cela signifie vérifier les documents d’identité à l’aide d’un logiciel de traitement intelligent de documents, pour s’assurer que leurs documents sont valides et que leurs activités ne représentent pas un risque pour les organisations.
Compensation des reçus pour les programmes de fidélisation
Les programmes de fidélisation nécessitent beaucoup de travail administratif, qui comprend la saisie manuelle des données des reçus dans un système de base de données. Grâce à l’automatisation de la saisie des données dans les programmes de fidélisation, les entreprises peuvent réduire les délais de traitement, éliminer les erreurs humaines et améliorer la satisfaction des clients.
Comment cela fonctionne-t-il ? L’automatisation de la compensation des reçus pour les programmes de fidélisation de la clientèle implique la numérisation du reçu, laissant au logiciel le soin d’extraire les points de données pertinents, tels que les postes ou les dates d’achat. Dans le cas des campagnes de cash-back, le logiciel est capable d’extraire, de valider et de saisir les informations dans le système de base de données, sans intervention humaine.
L’automatisation du processus de saisie des données peut être effectuée par de nombreux logiciels, mais seuls certains d’entre eux fournissent des données qualitatives et sont capables d’améliorer le flux de travail d’une entreprise. Nous avons dressé une liste de certains des meilleurs logiciels de saisie de données automatisée, afin que vous puissiez voir par vous-même lequel convient le mieux à votre organisation.
Meilleur logiciel de saisie automatisée de données
1. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon est une solution polyvalente de traitement intelligent de documents capable d’automatiser les tâches de saisie manuelle de données de manière efficace et précise. Il permet aux entreprises de capturer des données avec un taux de précision de 99% à partir d’un large éventail de documents, tels que des reçus, des factures, des documents d’identité et bien d’autres.
Avantages
- Vous permet de reconnaître et de convertir divers documents tels que des reçus, des factures, des contrats, des formulaires et des passeports en données structurées en un instant
- Un logiciel amélioré par l’IA vous permet de capturer des données non structurées à partir de n’importe quel document
- Automatisation de la saisie de données avec extraction de données précise et moteur d’analyse
- Convient à l’archivage numérique, à la gestion des données et à la validation
- Support multilingue
- Extraction d’éléments de campagne
- Catégorise le type de document pour vous avec la classification de document
- Permet l’anonymisation des données pour la conformité réglementaire en matière de confidentialité des données
- Diverses intégrations via des API et des SDK bien documentés
Inconvénients
- Un système de communication des données n’est pas encore développé
- L’interface utilisateur est en cours de développement
Idéal pour les organisations axées sur la finance et la logistique
2. Docsumo
Docsumo aide les entreprises en automatisant les processus de saisie de données à l’aide du machine learning. Avec la technologie sophistiquée, Docsumo n’est pas limité aux modèles, et il ne nécessite pas de configurations manuelles. Les utilisateurs peuvent simplement télécharger des documents et transférer les données capturées vers d’autres logiciels, éliminant ainsi la saisie manuelle des données.
Avantages
- Interface utilisateur simple (UI)
- Disponibilité du support client
- API personnalisable pour de nombreux cas d’utilisation
- Sorties de données multiples
Inconvénients
- Un système d’établissement de rapports plus complexe serait apprécié
- Ne peut pas traiter efficacement les papiers manuscrits
- Pas d’anonymisation des données
Idéal pour les banques et les processus logistiques
3. AutoEntry
AutoEntry est une plate-forme logicielle d’automatisation de la saisie de données pour les petites et moyennes entreprises. Il permet aux entreprises de soumettre des données pour extraction de plusieurs façons, par exemple via un site Web, une application mobile ou une adresse e-mail. AutoEntry est spécialisé dans l’extraction précise de données à partir de reçus, de factures et de relevés bancaires.
Avantages
- Convivialité
- Peut être connecté à un logiciel de comptabilité préexistant
- Application mobile disponible
Inconvénients
- Secteur limité de la comptabilité et de la tenue de livres
- Fonctionnalités minimales de la plateforme
- Service client lent
- Précision minimale de l’extraction des données
- Pas d’anonymisation des données
Idéal pour l’automatisation comptable pour les PME
4. Docparser
Docparser est une solution de gestion automatisée des documents qui intègre le stockage de documents dans un environnement cloud. La technologie OCR et la reconnaissance de texte intégrée peuvent extraire des données de divers documents, même des codes à barres, ce qui fait de ce logiciel un excellent choix pour le traitement des factures ou des bons de commande. La sortie de données peut être téléchargée au format Excel, CSV, JSON ou XML.
Avantages
- Intégration avec les API
- Incorporation avec stockage d’entreprise
- Extrait du texte et traite les images
Inconvénients
- Impossible de rechercher dans les documents analysés
- Manque de capacités de filtrage
- Approche limitée basée sur des modèles
- Pas d’anonymisation des données
Idéal pour les processus logistiques
Le marché offre une grande variété de bonnes solutions d’automatisation de la saisie de données, mais seules les meilleures peuvent réellement faire la différence. Klippa DocHorizon, par exemple, peut traiter une multitude de documents avec précision, en quelques secondes, ce qui rend la saisie de données fluide pour chaque organisation.
Automatisez votre saisie de données avec Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon aide les entreprises à automatiser leurs processus de saisie de données en utilisant la technologie avancée OCR et l’IA. Cette solution numérique peut extraire des données, anonymiser, convertir, classer et vérifier des documents.
Voici quelques-uns des avantages supplémentaires de l’utilisation de Klippa DocHorizon pour automatiser votre processus de saisie de données :
- Reconnaissance rapide de texte et extraction de données
- Capacité à détecter les documents frauduleux
- Recoupement de documents et de points de données
- Convertir des documents en différentes extensions, telles que CSV, JSON ou XML
- Intégration transparente avec vos solutions logicielles existantes via API ou SDK
Êtes-vous prêt à améliorer vos processus de saisie de données ? Réservez une démo gratuite ci-dessous ou contactez nos experts pour plus d’informations sur nos produits !