Le gouvernement l’a confirmé : la facture électronique deviendra obligatoire à partir de septembre 2026. Si cette réforme peut sembler complexe, elle soulève aussi de nombreuses questions. Mais alors, quelles seront les répercussions pour votre entreprise et comment anticiper ce changement en toute sérénité ?
Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes clés pour assurer une transition fluide et garantir la conformité de vos processus de facturation.
Les Points Clés :
- La facture électronique est une facture émise en format structuré numérique offrant de nombreux avantages tels que le gain de temps et une haute sécurité.
- Les points de la réforme inclut des formats imposés tels que Factur-X, une plateforme pour traiter ses factures ainsi qu’un archivage numérique.
- Deux options s’offrent à vous pour échanger les factures électroniques et les transférer à l’administration fiscale : une PDP et le PPF.
Qu’est ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique est aujourd’hui un sujet central pour toutes les entreprises. Mais en quoi consiste-t-elle réellement et quels en sont les avantages ? Dans cette section, nous vous proposons de faire le point sur ses fondamentaux et les bénéfices qu’elle peut apporter à votre organisation.
Facture électronique : Définition
Une facture électronique est une facture émise, envoyée et reçue sous format numérique, conformément aux normes légales et techniques en vigueur. Contrairement à une simple facture dématérialisée (PDF, scan papier), elle est émise en format structuré tel que Factur-X, UBL ou CII permettant un traitement automatisé.
Les bénéfices de la facturation électronique
Changer les process internes peut être difficile. Mais soyez rassuré, la facture électronique va apporter de nombreux avantages pour votre entreprise.
- Gain de temps : les saisies manuelles de données sont terminées
- Réduction des erreurs : Moins de saisie engendre donc moins d’erreurs dans vos factures
- Moins de tâches administratives : L’automatisation réduit considérablement la charge administrative
- Plus de sécurité : l’uniformisation des factures impliquent de respecter des critères qui ne peuvent être modifier par un tiers.
- Gestion efficace : Paiement plus rapide, et délai de traitement réduit rendant votre service efficace
- Organisation infaillible : Avec un archivage électronique, retrouvez toute vos factures en un rien de temps.
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de la facturation électronique, voyons les étapes essentielles pour l’implémenter efficacement dans votre entreprise.
Quelles sont les étapes pour se préparer facilement à la facture électronique ?
Pour réussir une transition en toute fluidité vers la facturation électronique, nous avons défini trois étapes essentielles. Découvrez-les dès maintenant pour faciliter cette évolution en toute simplicité.
Étape 1 : Connaitre les points clés de la réforme
La facturation électronique se met en place progressivement en France, avec pour objectif d’uniformiser les échanges et de simplifier la gestion comptable des entreprises.
Calendrier d’application
La réforme de la facturation électronique en France s’appliquera en plusieurs étapes :
À partir du 1ᵉʳ septembre 2026 :
- Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
- Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) auront également l’obligation d’émettre des factures électroniques.
À partir du 1ᵉʳ septembre 2027 :
Cette obligation d’émission s’étendra aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux micro-entreprises.
Une solution d’e-facturation
Pour se conformer à la réforme, les entreprises devront utiliser l’un des canaux suivants pour transmettre leurs factures électroniques :
- Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), agréée par l’administration fiscale
- Le Portail Public de Facturation (PPF), Chorus Pro, mis en place par l’État
Chaque solution a ses propres avantages en fonction des besoins de l’entreprise. Un choix adapté facilitera la transition et garantira la conformité aux nouvelles obligations.
L’archivage des factures électroniques
L’archivage numérique des factures est obligatoire pendant 10 ans, garantissant leur accessibilité et leur conformité légale.
Facturation électronique et commerce international
L’obligation de facturation électronique ne se limite pas à la France. Plusieurs pays européens imposent déjà son usage pour les échanges transfrontaliers. Les entreprises opérant à l’international doivent donc s’informer sur les réglementations applicables à chaque pays.
Étape 2 : Évaluer vos processus actuels
Avant de mettre en place la facturation électronique, il est essentiel d’évaluer votre situation sur le traitement de vos factures. Formez un petit groupe chargé de la transition vers la facturation électronique, examinez les points ci-dessous afin de mieux identifier vos besoins.
- Dématérialisation des factures : Est-ce déjà dans vos processus actuels ?
- Les logiciels utilisés au sein de votre entreprise : Sont-ils compatibles avec la facturation électronique ?
- Votre volume de factures mensuel : Une solution évolutive est-elle nécessaire ?
- Clients ou fournisseurs à l’étranger : Certaines réglementations spécifiques peuvent s’appliquer.
- La conformité aux nouvelles exigences légales : Vérifiez si elles contiennent toutes les informations requises.
- Besoin d’une solution qui automatise l’ensemble vos processus : Un outil qui prend en charge l’entièreté du processus ou seulement une partie ?
Prendre le temps de répondre à ces questions vous donnera une vision claire de vos besoins. Cela vous aidera à anticiper les défis et à choisir une solution qui facilite l’adoption de la facturation électronique tout en optimisant vos processus internes.
Étape 3 : Choisir une solution de facturation électronique
Pour se conformer aux exigences de la facturation électronique, les entreprises doivent adopter une solution adaptée qui leur permet d’émettre, transmettre et recevoir leurs factures en respectant les spécifications techniques de l’administration fiscale.
Deux options sont possibles pour la transmission des factures :
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Mis en place par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) le PPF, ChorusPro, est un service gratuit proposé par l’administration française. Par défaut, il sera utilisé si vous ne passez pas par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Cette solution peut convenir aux petites entreprises qui traitent un faible volume de factures, mais elle offre moins de flexibilité et d’automatisation que les PDP.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PDP agissent comme un intermédiaire entre votre entreprise et le PPF. Elles facilitent la gestion de la facturation en assurant la conformité aux formats requis, que ce soit pour le PPF ou pour les réglementations des pays avec lesquels vous échangez. Grâce à des fonctionnalités avancées, elles convertissent automatiquement vos factures dans les formats exigés, garantissant ainsi leur conformité.
Les PDP offrent plusieurs avantages, notamment pour les entreprises traitant un volume important de factures. Elles permettent d’automatiser et d’optimiser l’ensemble du processus, assurant ainsi une transmission fluide, rapide et conforme aux réglementations en vigueur.
Une fois votre solution de facturation électronique choisie, il est essentiel d’accompagner le changement en informant et en formant vos équipes ainsi que vos partenaires. Une bonne préparation garantira une adoption fluide et une conformité totale avant l’entrée en vigueur de l’obligation.
Choisissez Klippa comme solution pour vos factures électroniques
Grâce à la solution de facturation électronique de Klippa, vous pouvez passer à l’e-facturation de manière fluide et simplifiée. Klippa est une plateforme agrégée PEPPOL, vous permettant de convertir vos factures en factures structurées conformes aux formats exigés par les autorités françaises ou les partenaires avec lesquels vous travaillez en Europe. Notre solution est certifiée ISO et RGPD, garantissant ainsi le traitement sécurisé de vos données et assurant une protection maximale de vos informations.
En résumé, Klippa vous offre :
- Conversion des PDF en factures électroniques : Extraction des données des factures, classification et conversion des documents dans des formats conformes à Peppol, tels que XML ou UBL, avec une précision pouvant atteindre 99 %.
- Détection des fraudes : Assurez-vous de l’authenticité des factures et empêchez les paiements en double ou illégitimes grâce à des outils de vérification de documents.
- Accélération des délais de traitement : Gagnez jusqu’à 70 % de temps grâce aux fonctionnalités de traitement en masse pour les flux de documents volumineux.
- Intégration fluide : Connectez-vous à plus de 50 systèmes, y compris des logiciels ERP, CRM et de comptabilité, pour rationaliser vos opérations.
- Prise en charge des langues étrangères : Traitez les factures dans plus de 100 langues pour faciliter les transactions internationales.
- Accès direct à Peppol : utilisez le point d’accès Peppol certifié de Klippa pour une facturation électronique sécurisée et fiable
Vous trouvez la transition vers la facturation électronique complexe ? Contactez-nous ! Nos experts vous expliqueront comment effectuer cette transition de manière simple et efficace.
FAQ
L’API de facturation électronique de Klippa convertit les données des factures dans un format standardisé qui peut ensuite être facilement partagé électroniquement avec les clients, les fournisseurs ou les autorités fiscales. Ces systèmes s’intègrent généralement aux logiciels financiers existants (systèmes ERP) pour automatiser l’ensemble du processus de facturation.
Klippa prend en charge toutes les langues de l’alphabet latin, vous permettant de traiter des factures provenant du monde entier.
Oui, les solutions de facturation électronique de Klippa utilisent des protocoles de sécurité avancés pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données. Cela inclut le cryptage, le contrôle d’accès et la conformité avec les réglementations internationales en matière de protection des données telles que le RGPD de l’UE et le CCPA.