Le stockage et l’organisation des factures sous forme numérique sont essentiels pour les entreprises, surtout lorsqu’elles sont en pleine croissance. Mais que devez-vous prendre en compte lorsque vous souhaitez le faire ?
Dans ce blog, vous découvrirez les avantages, les conseils et la manière dont votre entreprise peut stocker et organiser ses factures efficacement.
Pourquoi stocker les factures sous forme numérique ?
À mesure que votre entreprise se développe, vous recevez chaque jour de plus en plus de factures. Parallèlement au nombre croissant de factures, la nécessité de les stocker dans un système organisé augmente également.
Le stockage numérique des factures offre ici une solution. Lorsque vous recherchez une facture, vous ne devez plus passer des heures à fouiller dans de grands classeurs.
En outre, l’archivage numérique des factures permet de se conformer plus facilement à l’obligation de conservation des documents imposée par l’administration fiscale, qui oblige les entreprises à conserver leurs documents pendant un certain temps.
Aux Pays-Bas, par exemple, les entreprises doivent tenir des registres comptables et les conserver pendant 7 à 10 ans. La principale raison en est qu’il doit être possible de vérifier les comptes.
Les avantages du stockage numérique des factures
Le stockage des factures sous forme numérique présente un certain nombre d’avantages :
- Les factures numériques sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 dans les archives en ligne. Ainsi, lorsque vous souhaitez vérifier une facture, vous n’avez pas besoin d’attendre d’être de retour au bureau.
- Toutes les factures sont conservées dans le cloud pendant au moins 10 ans. Pendant ce temps, les factures restent disponibles pour d’éventuels audits, de sorte que vous êtes toujours en conformité avec la réglementation.
- Vous pouvez exporter les factures dans des formats courants tels que XLSX, UBL, PDF et XSV.
- L’archivage numérique des factures permet de connaître les coûts encourus par projet, personne, période, département et centre de coûts.
Archiver les factures sous forme numérique : 3 conseils
Vous voulez commencer à stocker vous-même vos factures sous forme numérique ? Vous devez alors vous conformer à l’obligation de conservation de l’administration fiscale. Veillez à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.
Voici 3 conseils que vous pouvez suivre pour trouver un moyen de stocker vos factures numériques de manière bien organisée.
1 – Choisissez un système doté d’une bonne solution d’OCR
Vous souhaitez stocker des factures sous forme numérique ? Il est alors très important de rendre les documents interrogeables. Mais comment faire en sorte que les données spécifiques contenues dans les factures puissent être retrouvées pendant des années ? Précisément, avec une bonne solution OCR, c’est-à-dire une solution de reconnaissance optique de caractères. Pour garantir la possibilité de recherche, choisissez donc un système doté de la meilleure solution OCR possible.
2 – Veillez à conserver les documents dans un endroit fixe
Afin d’éviter la confusion et la perte de documents, nous vous recommandons de conserver les factures à un endroit fixe. Par exemple, stockez les factures dans une Dropbox, dans le système ERP ou comptable de votre entreprise.
Veillez à ce que la documentation concernant les factures reste gérable lorsque vous voulez commencer à stocker les factures sous forme numérique. Si vous devez retrouver une facture et les notes qui l’accompagnent après quatre ans, cela ne doit pas prendre plus d’un clic de souris. La plupart des systèmes ERP proposent des options à cet effet, mais elles sont rarement simples d’utilisation.
En fait, le traitement des factures n’est pas le cœur de métier des fournisseurs de systèmes ERP, c’est pourquoi un logiciel complémentaire tel que celui de Klippa est fortement recommandé.
3 – Stockez vos factures dans le cloud
Même si votre système est bien protégé contre la fraude et d’autres menaces, tout système peut tomber en panne, entraînant la perte de documents. Par conséquent, la sauvegarde des factures sous forme numérique n’est possible que si vous assurez des sauvegardes fréquentes.
L’alternative aux sauvegardes fréquentes est un système dans le nuage. Celui-ci s’occupe lui-même des sauvegardes, de sorte que vous disposez toujours de la version la plus récente.
Démarrez avec Klippa
Si vous voulez construire vous-même un système qui intègre les points mentionnés ci-dessus, vous allez probablement y consacrer beaucoup de temps (de développement) et d’argent. Il est plus pratique d’investir dans un système qui a déjà tous ces points intégrés ; Klippa par exemple !
Le stockage et l’organisation des factures sous forme numérique sont très faciles avec Klippa. Nous lions notre système au système ERP ou comptable actuel de votre entreprise, de sorte que les factures se retrouvent automatiquement dans les archives numériques.