Chaque année, la fraude aux factures et aux reçus représente près de 3,6 milliards de dollars, selon un rapport de l’ACFE de 2020. Ces fraudes vont de la modification du nombre d’achats ou des dates d’achat à la présentation du même reçu deux fois.
Les programmes de fidélisation sont de facto impactés par ce phénomène en raison du nombre de documents liés aux achats à traiter. Si vous menez vous-même une campagne de fidélisation, c’est votre pire cauchemar que les gens en profitent. Cela vaut d’autant plus pour les situations dans lesquelles les preuves d’achat, comme les reçus, sont encore traitées manuellement.
À l’œil nu, il est presque impossible de repérer un reçu qui a été soumis deux fois, et encore moins de détecter des reçus falsifiés, par exemple grâce à une habile altération Photoshop. Si l’on ajoute à cela les longs délais d’exécution et la mauvaise expérience client, cela représente une véritable charge pour vous et votre équipe.
Comme pour de nombreux défis commerciaux, la solution réside dans l’automatisation. Une solution automatisée de compensation des reçus peut vous décharger d’une grande partie du processus : de la réception du reçu à l’émission de la récompense ou du remboursement. Des entreprises telles que Nivea ou Krombacher ont décidé d’automatiser le traitement des documents de leurs campagnes de fidélisation.
Cet article vous présentera trois cas d’utilisation de la compensation automatisée des reçus auxquels vous pouvez vous identifier. Au fur et à mesure, découvrez ce qu’est la vérification automatisée des reçus et comment elle peut être appliquée et profiter à votre entreprise.
Qu’est-ce que la vérification des reçus ?
La vérification des reçus est l’ensemble des actions effectuées pour traiter un reçu dans le cadre d’une campagne de fidélisation. Elle comprend toutes les étapes, de la réception du reçu à la dispense de la récompense ou du remboursement.
Cela inclut également la vérification du respect des conditions générales de la campagne de fidélité, telles que la date et le lieu d’achat, ainsi que le ou les produits achetés.
Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Dans la section suivante, vous trouverez la réponse et les deux façons possibles de vérifier vos reçus.
Comment fonctionne la vérification des reçus ?
La première étape du processus de vérification des reçus est l’extraction des informations sélectionnées. Il peut s’agir de la date, du lieu, du montant total ou des détails d’un produit spécifique. Toute information que vous jugez nécessaire pour établir l’authenticité de la preuve d’achat est vérifiée. Ainsi, vous vérifiez les données du reçu et vous vous assurez que les exigences de la campagne de fidélisation sont respectées.
Examinons de plus près le processus traditionnel de vérification d’un reçu.
Vérification manuelle des reçus
Le plus souvent, la vérification des reçus est encore effectuée manuellement. Ce processus prend beaucoup de temps et comprend plusieurs tâches fastidieuses. Voici les étapes typiques de la vérification manuelle d’un reçu.
- Votre client vous envoie un reçu.
- Une fois reçu, vous extrayez manuellement les informations requises : date, lieu, prix, produit de la campagne, etc.
- Vous devez vérifier si les conditions de la campagne sont remplies et si le reçu est éligible à la campagne. Dans le cas d’une demande de garantie, vous devez vérifier si la période de garantie est toujours valable.
- Si toutes les conditions sont remplies, vous pouvez ajouter les informations extraites au logiciel de votre entreprise. Cette étape comprend la saisie manuelle des données facilement remplaçable par l’IA.
- Une fois que vous êtes sûr que les informations sont correctement saisies, vous pouvez calculer le nombre de points, de cashback ou de remboursement auxquels le reçu donne droit.
- Dans la dernière étape, la récompense ou le remboursement est accordé au client. L’un de vos employés peut lancer le processus de transfert d’argent, de points de fidélité ou d’expédition d’un nouveau produit.
Les inconvénients de la vérification manuelle des reçus
En raison de divers inconvénients, la vérification manuelle des reçus n’est pas la solution idéale pour votre campagne de fidélisation. En effet, elle crée plusieurs failles. Nous en avons énuméré les principales raisons ci-dessous.
- La fraude est pratiquement indétectable à l’œil nu. Un reçu soumis deux fois ou un reçu dont les informations ont été modifiées a toutes les chances d’être utilisé et traité par vos équipes.
- La vérification des reçus peut représenter jusqu’à 30 % du temps de vos équipes. Cela représente près d’un tiers de leur temps consacré à une tâche répétitive.
- En plus de prendre un temps considérable et d’être moins fiable, la vérification manuelle des reçus est également très coûteuse.
En automatisant votre processus de vérification des reçus, vous pouvez facilement laisser ces obstacles derrière vous et gagner en efficacité. N’engagez que les ressources nécessaires au traitement des documents liés à votre campagne.
Vérification automatisée des reçus
La vérification des reçus est la pierre angulaire de tout programme de fidélité. C’est pourquoi vous devez la rendre aussi efficace et précise que possible grâce à une solution de vérification automatisée des reçus.
Ces solutions reposent sur une technologie appelée OCR pour Reconnaissance Optique de Caractères. Cette technologie convertit les images en texte, puis en données structurées.
Avec une solution de vérification automatisée des reçus, vous pouvez :
- vérifier l’authenticité d’un reçu
- extraire et classer les informations : dates, montant total, présence ou absence du produit de la campagne
- évaluer le nombre de points, cashback ou remboursement à émettre
La vérification automatisée des reçus est un moyen rapide, fiable et précis de traiter vos reçus. Voici les étapes à suivre :
- Votre client envoie son reçu. Pour ce faire, il utilise son téléphone pour scanner le reçu ou il envoie un fichier PDF.
- Une fois reçu par le logiciel, les caractéristiques du document sont améliorées pour augmenter la précision de la reconnaissance. Par exemple, la luminosité du scan ou les niveaux de gris du document sont améliorés.
- Ensuite, le logiciel convertit le scan ou le document PDF en un fichier texte. Les données du reçu sont alors extraites et le logiciel vérifie automatiquement si le reçu est conforme aux conditions de la campagne.
- Dans la dernière étape, le logiciel convertit le fichier texte en données structurées. À partir de ce moment, vous pouvez facilement traiter les données dans une base de données ou une autre application.
Les avantages de la vérification automatisée des reçus
À chaque étape du processus automatisé, du temps et de l’argent sont économisés. Mais quels sont les quatre principaux avantages de l’utilisation d’une solution de vérification automatisée des reçus ? Nous les énumérons ci-dessous :
- Détection automatisée des fraudes → Le logiciel détecte automatiquement si un reçu a déjà été soumis. En outre, il vérifie si le reçu a été modifié : il recherche l’activité de Photoshop, vérifie les données Exif à la recherche d’anomalies et peut détecter si des éléments ont été modifiés, comme le montant total.
- Reconnaissance des postes de ligne → Chaque ligne-produit du reçu est extraite et vérifiée. De cette manière, le logiciel est en mesure de vérifier si le produit promotionnel fait partie du reçu soumis.
- Vérification des conditions de la campagne → En quelques secondes, le logiciel vérifie si les conditions de la campagne ou de l’utilisation de la garantie sont respectées. Que ce soit les dates ou le montant, le logiciel vérifie les critères qui vous permettent d’approuver ou de rejeter la demande de récompense ou l’utilisation d’une garantie.
- Un traitement plus rapide pour une expérience client améliorée→ Le processus de vérification d’un reçu, de la soumission à l’extraction de toutes les informations, prend moins de 5 secondes. Ainsi, vous pouvez répondre plus rapidement (et avec une plus grande précision) à vos clients. Réduisez les délais d’exécution et donc les temps de réponse. Améliorez la relation avec vos clients.
Pour vous aider à mieux comprendre le fonctionnement de la vérification automatique des reçus, vous trouverez ci-dessous trois cas d’utilisation différents. Découvrez comment l’automation du traitement des reçus peut rationaliser vos processus commerciaux et vous aider à gagner en efficacité.
Vérification automatisée des reçus dans les processus de garantie
Admettons que vous êtes le propriétaire d’une grande entreprise d’électronique avec plusieurs magasins. Chaque jour, vos employés doivent traiter les reçus des clients qui veulent faire jouer leur garantie. Voyons comment cela fonctionne avec une solution automatisée.
Un de vos clients veut faire valoir sa garantie pour une tablette qu’il a achetée il y a trois semaines. Il envoie le reçu, et vous devez vérifier sa conformité.
- Vous recevez le reçu par e-mail ou vous scannez le reçu papier du client directement dans le magasin.
- Le logiciel de vérification des reçus détecte les bords du document et optimise sa qualité et sa luminosité pour une meilleure précision d’extraction.
- Le logiciel extrait automatiquement toutes les informations pour les intégrer dans votre base de données.
- Les informations sont vérifiées : Le reçu numérisé est-il authentique ? Les dates correspondent-elles aux limites de la garantie ?
- Si tout est en ordre, l’authenticité du reçu est confirmée. Le nouveau produit est renvoyé dans les limites de la garantie. Ou le remboursement du produit peut être effectué.
L’ensemble du processus est automatisé et ne vous prend que quelques secondes. La précision, la rapidité et l’efficacité gagnées avec une solution de vérification automatisée des reçus vous permettent d’offrir un meilleur service à vos clients.
Vérification automatisée des reçus dans les campagnes de cashback
Disons que vous êtes un supermarché offrant des remises en espèces sur une gamme de produits de protection solaire. Chaque client qui achète un produit de la gamme se voit rembourser un certain pourcentage, disons 5 %. Pour profiter de la promotion, les clients doivent télécharger leur preuve d’achat, en l’occurrence les reçus, via votre application mobile ou web.
- Le client scanne son ticket de caisse via son smartphone dans l’application du supermarché. Il peut également télécharger son ticket de caisse dans plusieurs formats en ligne, par exemple dans un fichier PDF.
- Les bordures du ticket de caisse sont détectées et le document est optimisé. Le logiciel confirme automatiquement l’authenticité du ticket de caisse en quelques secondes.
- Toutes les informations sont extraites : date, lieu, produits achetés et prix.
- Le logiciel détecte le nombre de produits de la campagne et les prix.
Tout est contrôlé et vérifié ? Vous pouvez alors accorder la récompense. C’est un processus rapide et fiable. Vous améliorez l’expérience de vos clients en leur fournissant une réponse et en leur remettant la récompense rapidement.
Vérification automatisée des reçus dans les campagnes à points
Le programme de fidélité à points permet aux entreprises de fidéliser leurs clients tout en augmentant leurs ventes. À chaque achat, vos clients accumulent des points.
Examinons le cas concret d’un de nos clients : Krombacher. L’entreprise n’étant pas en contact direct avec ses utilisateurs finaux et souhaitant obtenir des informations sur ses clients, elle a décidé de lancer un programme de fidélisation basé sur des points. Pour chaque produit Krombacher acheté, la marque propose à ses clients de recevoir des points de fidélité : 1 € dépensé équivaut à 10 points qui peuvent être utilisés pour des remises ou des produits gratuits.
Afin d’automatiser la vérification de ses reçus, Krombacher utilise Klippa DocHorizon. Leur processus se compose des étapes suivantes.
- Dans l’application Krombacher, les clients peuvent prendre une photo de leur reçu contenant un produit Krombacher acheté ou en télécharger un.
- Les doublons sont immédiatement détectés par hachage de l’image. Les fraudes potentielles sont vérifiées par la détection de Photoshop et l’analyse EXIF.
- Si aucune tentative de fraude n’est détectée, le reçu passe à l’étape suivante du processus.
- La date d’achat est vérifiée pour voir si elle se situe dans la plage de validité de la campagne et les produits Krombacher achetés sont identifiés. Le montant total des produits Krombacher achetés est évalué et converti en points, comme expliqué ci-dessus.
Dans l’animation ci-dessous, vous pouvez voir comment le logiciel scanne automatiquement le reçu, identifie la date d’achat et le produit Krombacher, et confirme son éligibilité à la campagne.
Avec les trois cas d’utilisation ci-dessus, nous avons voulu montrer comment vous pouvez utiliser une solution de vérification automatique des reçus. Votre cas d’utilisation est différent de ceux décrits ? Pas de problème, vous trouverez toutes les informations dont vous avez besoin pour aller de l’avant dans la section suivante.
Trouvez le fournisseur de logiciels adapté à vos besoins
L’automatisation de la vérification des reçus améliore considérablement l’efficacité opérationnelle et l’expérience client. Mettez fin aux longs délais de réponse, réduisez le risque de fraude et augmentez votre productivité. Tout cela grâce à un logiciel qui extrait les informations en quelques secondes avec un taux de précision de plus de 90 %.
Klippa a développé une solution de traitement intelligent des documents, DocHorizon, qui vérifie automatiquement les reçus.
DocHorizon extrait les informations de tout document, manuscrit ou numérique et les convertit en données structurées. Le taux de précision et la vitesse d’extraction font de cette solution un allié puissant pour tous vos processus documentaires. La mise en œuvre et l’utilisation de DocHorizon sont simples et instinctives.
Pour découvrir comment profiter pleinement de tous ces avantages, réservez une démonstration via le formulaire ci-dessous. Nos spécialistes produits seront heureux de vous donner plus d’informations sur DocHorizon et de vous guider vers la meilleure solution pour vos besoins.