Comment l’agence de marketing Storm gagne du temps grâce à la gestion numérique des dépenses
Entretien avec Hendrik Wimmenhove (directeur financier) chez Storm Digital.
Secteur
Agence de conseil
Équipe
>100 employés
Service
Département financier
Storm Digital est une agence de marketing de croissance du nord des Pays-Bas. Avec plus de 100 consultants, plusieurs succursales et des clients tels que ABN Amro et KLM, Storm Digital est l’une des principales agences de marketing numérique des Pays-Bas.
Stocker les reçus, imprimer des formulaires Excel, les remplir, joindre les reçus correspondants et les remettre au responsable concerné. Pieter-Paul van der Meer (responsable de la technologie du marketing numérique) et Hendrik Wimmenhove (responsable des finances) pensaient tous deux qu’il devait y avoir un meilleur moyen. En raison de la croissance de l’organisation, le nombre de reçus n’a cessé d’augmenter. Le consultant voyage dans tout le pays et travaille régulièrement dans les bureaux du client. Les frais de déplacement, les nuitées et les déjeuners d’affaires peuvent être réclamés.
Le processus précédent était une grande source de frustration. Les consultants rassemblaient tous leurs reçus et les regroupaient à la fin du mois, car soumettre une simple demande de remboursement était trop lourd. Résultat : une longue attente pour le remboursement et un moment de pointe pour l’administration financière pour tout traiter.
Avec Klippa, les employés soumettent désormais leurs demandes de remboursement directement et sur place via l’application. Le responsable de l’équipe les approuve à son tour, puis l’administration financière s’assure que les reçus aboutissent aux bons endroits dans la comptabilité. Au lieu d’un traitement manuel, cela se fait désormais en quelques clics grâce au lien direct avec la comptabilité dans Exact Online.
“Le choix de Klippa s’est fait sur la base de deux points importants. Tout d’abord, un processus de dépenses numérique assure la tranquillité d’esprit de l’équipe. Grâce à la fonction de numérisation et de reconnaissance, soumettre un reçu est vraiment aussi simple que de prendre une photo. Deuxièmement, l’implication de Robert-Jan, cofondateur et spécialiste produit de Klippa. Il nous a bien guidés du début à la fin et nous a donné de bons conseils sur la meilleure façon de mettre en œuvre Klippa”, déclare Pieter-Paul, responsable de la technologie du marketing numérique chez Storm Digital.